Tiệc tất niên là sự kiện thường niên của mỗi doanh nghiệp, tạo nên nét đẹp trong văn hoá doanh nghiệp, không gian kết nối và quảng bá hình ảnh thương hiệu. Vậy, một sự kiện quan trọng, hoành tráng như vậy cần phải chuẩn bị thiết bị sự kiện gì, sắp xếp thiết bị ra sao. Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu trong bài viết sau nhé.
Toàn cảnh quá trình setup thiết bị tổ chức tất niên 2023 cho Xuân Cầu Holdings của Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội. Trong suốt hơn 15 năm qua, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm các sự kiện lớn nhỏ tại khu vực miền Bắc.
Lưu ý khi lựa chọn thiết bị cho sự kiện tất niên
Để checklist thiết bị cho tiệc tất niên phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng ngay từ khâu chuẩn bị:
-
Xác định ý tưởng, chủ đề sự kiện rõ ràng: Chủ đề tiệc tất niên là cơ sở để lựa chọn thiết bị phù hợp về quy mô, phong cách và mức độ đầu tư. Mỗi concept sẽ yêu cầu hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu và màn hình khác nhau, vì vậy cần thống nhất ý tưởng ngay từ đầu để tránh chọn sai thiết bị, gây lãng phí hoặc làm tổng thể chương trình thiếu đồng bộ.
-
Khảo sát kỹ địa điểm tổ chức: Việc khảo sát giúp nắm rõ diện tích, kết cấu không gian, từ đó tính toán chính xác số lượng và chủng loại thiết bị cần sử dụng, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt trong quá trình lắp đặt.
-
Lập kế hoạch và sơ đồ bố trí thiết bị: Dựa trên thực tế khảo sát, cần xây dựng checklist thiết bị kèm sơ đồ sắp xếp cụ thể để tối ưu không gian, thuận tiện cho đón khách và tổ chức các hoạt động trong chương trình.
-
Ưu tiên đơn vị cung cấp thiết bị uy tín: Các đơn vị giàu kinh nghiệm, sở hữu thiết bị đồng bộ và phương án dự phòng sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và hạn chế rủi ro phát sinh.
Hình ảnh thiết bị do Tuấn Việt cung cấp và set up tại tiệc tất niên của Vinhome Ocean Park 2 – Phân Khu Đảo Dừa
Thiết bị sự kiện cần thiết tổ chức sự kiện tất niên
Một buổi tiệc tất niên trở nên sơ sài nếu không có sự góp mặt của thiết bị sự kiện cần thiết. Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu những thiết bị cơ bản cho buổi tiệc tất niên nhé.
Thiết bị sự kiện tại khu vực đón tiếp, chụp ảnh
-
Photobooth chụp ảnh: Photobooth chụp ảnh thường bao gồm bục sân khấu cao khoảng 0,1m kết hợp với backdrop thiết kế theo chủ đề sự kiện. Backdrop chụp ảnh có thể sử dụng chất liệu Hiflex, formex,… Ngoài ra, để photobooth thêm phần ấn tượng, bạn có thể trang trí thêm tiểu cảnh formex, cổng bóng nghệ thuật, hoa tươi, hộp chữ nổi formex,….
-
Bàn tiếp đón khách mời: Tại khu vực này, bạn có thể bố trí nhân sự, PG đón tiếp khách, tặng quà, phiếu bốc thăm trúng thưởng,… cho khách mời. Bàn lễ tân thường là bàn chữ nhật IBM 0,4m x 1,6m, khăn trắng/đen, quây màu đỏ, vàng, xanh lá. xanh dương. Ghế banquet áo trắng, đen, nơ nhiều màu. Về màu sắc bàn ghế, bạn có thể lựa chọn màu sắc bàn ghế dựa trên màu sắc chủ đề sự kiện, màu nhận diện thương hiệu.
-
Cổng chào đón khách kết hợp thảm đỏ, cột inox dây nhung để tăng thêm phần trang trọng cho khu vực này.
-
Các thiết bị khác như: bandroll, banner truyền thông về chương trình, hashtag để chụp ảnh,….
Phối cảnh backdrop và cổng chào tiệc tất niên tại Tuấn Việt Media
Có thể bạn quan tâm:
Trang thiết bị tại khu vực sân khấu chính
Sân khấu tất niên được ví như linh hồn của sự kiện, tập trung toàn bộ hoạt động của chương trình, chính vì vậy nó cần được đầu tư, chuẩn bị chỉn chu.
- Bục sân khấu: Bục sân khấu ván gỗ, khung sắt được sử dụng nhiều nhất hiện nay bởi sự chắc chắn, an toàn, không trơn trượt. Bạn có thể phối bục sân khấu với quây, thảm đỏ, xanh dương, xanh lá, đen,…. Tuỳ thuộc vào tính chất sử dụng, quy mô địa điểm, số lượng người, bạn có thể thiết kế bục sân khấu cho phù hợp. Kích thước thông thường là 5m x 3m, 6m x 4m, 8m x 4m,… Nếu chương trình bạn có tổ chức trình diễn thời trang,… bạn có thể cân nhắc đến sân khấu hình tròn, sân khấu chữ T, …
Sân khấu hình chữ T
Sân khấu chữ nhật truyền thống
- Màn hình Led: thường được sử dụng trong tiệc tất niên bởi thông qua màn hình Led, bạn có thể trình chiếu hình ảnh, video, thước phim về doanh nghiệp,… Màn hình Led sẽ giúp không gian sân khấu trở nên sang trọng hơn bởi những hiệu ứng được truyền tải sắc nét qua màn hình.
- Backdrop cũng là lựa chọn cho vị trí sân khấu chính này. Backdrop với chất liệu Hiflex, formex,. cùng thiết kế độc đáo cũng tạo nên sự ấn tượng cho sân khấu. Kích thước backdrop thường được dựa vào kích thước sân khấu để tính toán cho phù hợp. Ví dụ, sân khấu có kích thước 6m x 4m, kích thước backdrop có thể là 6m x 3m.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng: Sự kiện tất niên có sự góp mặt của đông người, các tiết mục văn nghệ, minigame,… nên âm thanh ánh sáng cần được lựa chọn đầy đủ. Gói âm thanh từ 10 loa, đèn led, đèn beam moving, đèn follow,… được lựa chọn dựa trên quy mô, không gian tổ chức. Để thêm phần chuyên nghiệp, các thiết bị sân khấu có thể được treo lên giàn truss bố trí xung quanh sân khấu.
- Các thiết bị khác như: bục phát biểu gắn logo formex, mic cổ ngỗng, pháo điện, pháo tràng kim tạo hiệu ứng cho những tiết mục quan trọng hoặc khai tiệc, máy tạo khói cho tiết mục văn nghệ,…
Một số hình ảnh tại khu vực sân khấu khác do Tuấn Việt Media thực hiện
> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức tất niên công ty – Tuấn Việt Media
Thiết bị tại khu vực hội trường tổ chức sự kiện
Hội trường tổ chức sự kiện là nơi dành cho các vị khách mời của chúng ta, cũng là vị trí mang lại cảm tình cho người tham dự.
- Bàn ghế sự kiện: Tất niên thường có yếu tố tiệc nên bàn tròn được ưu tiên sử dụng. Bàn tròn kích thước 1,2m cho 6-8 người, kích thước 1,6m cho 8-10 người ngồi. Ghế banquet tiêu chuẩn khách sạn, kính xoay đi kèm bàn tròn. Về màu sắc, bạn hoàn toàn có thể phối giữa khăn bàn màu trắng, đèn, quây/nơ ghế màu đỏ, vàng, xanh lá, xanh dương.
Bàn tròn là lựa chọn phổ biến trong các buổi tiệc tất niên
- Nếu bạn lựa chọn tiệc đứng cho chương trình, bạn cũng có thể cân nhắc đến bàn cocktail – ghế bar, phong cách bàn ghế hiện đại hiện nay. Bên cạnh đó, bàn cocktail được dùng để trưng bày sản phẩm, quà tặng cho người tham dự.
Bàn ghế bar phục vụ khách giao lưu trò chuyện trước khi phần tiệc chính diễn ra
> Tham khảo: Những loại bàn ghế thường dùng trong tiệc tất niên – Tuấn Việt Meida
-
Thiết bị che mưa, nắng: Nếu sự kiện bàn tổ chức ngoài trời thì đừng bỏ qua nhà giàn không gian, dù che sự kiện hay ô lệch tâm, bởi những thiết bị này sẽ giúp bạn tránh được phát sinh về thời tiết đó.
-
Thiết bị làm mát, sưởi ấm: Để không gian thoáng mát bớt ngột ngạt, bạn có thể bổ sung quạt công nghiệp, quạt điều hoà. Ngoài ra, ở miền bắc, khi tổ chức tất niên, thời tiết lạnh, bạn có thể lựa chọn cây sưởi ấm cho người tham dự.
-
Các thiết bị khác như: standee quảng cáo về chương trình, doanh nghiệp, thùng phiếu bốc thăm may mắn được làm từ mica, biển quà tặng formex, giấy chứng nhận, kỷ niệm chương, quà tặng cho người tham dự, đạo cụ chơi game theo kịch bản chương trình,…
Dù tròn và nhà bạt là 2 thiết bị che chắn tối ưu dành cho tiệc tất niên
Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với đơn vị tổ chức sự kiện hoặc khách sạn để lựa chọn thực đơn tất niên cho phù hợp. Các hình thức đãi tiệc thường được áp dụng nhiều hiện nay như tiệc mặn theo menu, tiệc buffet, tiệc teabreak, tiệc finger food, … .
Tuấn Việt Media – Đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện tất niên trọn gói, giá cả tốt tại Hà Nội
Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực sự kiện, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, Tuấn Việt Media đã và đang là đối tác cung cấp thiết bị sự kiện cho nhiều sự kiện lớn nhỏ tại khu vực miền Bắc. Chúng tôi tự tin đem đến khách hàng sản phẩm tốt cùng dịch vụ chất lượng cao.
-
Chất lượng sản phẩm luôn được ưu tiên hàng đầu: Thiết bị sự kiện của chúng tôi luôn được kiểm tra định kỳ, đổi mới nếu có hỏng hóc, sản phẩm đến tay khách hàng luôn là tốt nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi luôn cập nhật thiết bị theo xu hướng sự kiện, mang đến khách hàng những sự kiện ấn tượng.
-
Trang thiết bị hiện đại, có sẵn tại kho, cung cấp cho khách hàng trực tiếp, không qua trung gian.
-
Hệ thống kho bãi trải khắp Hà Nội, xe vận tải có sẵn, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khách hàng.
-
Nhân sự tận tâm, chăm sóc khách hàng chu đáo, cam kết lắp đặt đúng thời gian yêu cầu.
-
Cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, đầy đủ thiết bị, nhân sự, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đáng kể.
Hình ảnh setup thiết bị sự kiện tại Tuấn Việt Media
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói – Bao gồm cung cấp đầy đủ trang thiệt bị – Tuấn Việt Media
Nếu bạn đang cần tư vấn tổ chức tất niên ấn tượng, hãy liên hệ Tuấn Việt Media 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất.
Hình ảnh các sự kiện tất niên Tuấn Việt Media đã tổ chức
Nào, hãy cùng nhìn lại một số sự kiện tất niên được tổ chức bởi Tuấn Việt Media nhé.
Tiệc tất niên 2024 tại Vinhome Ocean Park 2 – Phân khu Đảo Dừa
Tiệc tất niên 2023 tại Xanh Villa – Xuân Cầu Holdings
Tiệc Year End Party 2023 của CLB Người Ý
Tiệc tất niên cuối năm 2024 của ASAHI
Lễ kỷ niệm 10 năm thành lập Hapam Việt Nam
Sự kiện kỷ niệm 40 năm thành lập của Dream Ltd International
Sự kiện kỷ niệm 10 năm triển khai Ngày hội văn hóa VNPT Thủ Đô
Trên đây là checklist chi tiết các thiết bị cần thiết để tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, chỉn chu và hiệu quả. Tuy nhiên, để lựa chọn đúng thiết bị, bố trí phù hợp không gian và đảm bảo vận hành xuyên suốt chương trình, doanh nghiệp cần một đơn vị am hiểu kỹ thuật và có kinh nghiệm thực tế. Nếu bạn đang có nhu cầu thuê thiết bị tổ chức tiệc tất niên trọn gói, tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ, Tuấn Việt Media sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn, khảo sát đến lắp đặt và vận hành.
Liên hệ ngay 0985 444 859 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho tiệc tất niên của doanh nghiệp bạn.
Một số nội dung liên quan:
> Kịch bản chương trình tất niên chi tiết
