Khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm, thường bỏ qua những câu hỏi quan trọng trước khi chốt hợp đồng, dẫn đến rủi ro như thiếu hạng mục, sai timeline chương trình hoặc phát sinh chi phí ngoài ngân sách cho phép,…. Cùng tham khảo bài viết mà Tuấn Việt Media tổng hợp dưới đây để biết những câu hỏi nên đặt ra trước khi ký hợp đồng tổ chức sự kiện dành cho doanh nghiệp nhé!
Top 10 câu hỏi doanh nghiệp nên làm rõ với công ty tổ chức sự kiện trước khi ký hợp đồng
Những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần xác định trước khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện
Để hỗ trợ đơn vị tổ chức sự kiện tư vấn và báo giá sát nhất với nhu cầu thực tế, trước hết doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin cơ bản về chương trình để cung cấp cho nhà cung cấp:
- Loại hình, mục tiêu của sự kiện: Doanh nghiệp dự định tổ chức sự kiện gì? Mỗi loại hình sự kiện sẽ hướng đến một mục tiêu khác nhau, sự kiện khai trương, tri ân khách hàng,… thường sẽ hướng đến việc thu hút, tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Trong khi đó, hội nghị – hội thảo, mở bán, triển lãm,… thì mục tiêu thường là tạo ra doanh số.
- Thời gian – địa điểm tổ chức: Sự kiện dự kiến tổ chức vào thời gian nào, ngày trong tuần hay cuối tuần? Địa điểm tổ chức trong nhà hay ngoài trời? Bạn dự kiến có thuê địa điểm hay không, nếu có thì địa điểm cần đáp ứng những tiêu chí nào?
- Số lượng khách: Số lượng khách mời dự kiến tối đa là bao nhiêu người? Có sử dụng tiệc hay không và sẽ có những hoạt động gì dành cho khách mời?
- Concept mong muốn: Thông thường, concept của sự kiện sẽ được xây dựng dựa trên lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa của doanh nghiệp. Bạn cần nêu rõ yêu cầu về concept ví dụ như sang trọng hay ấm cúng, nghiêm túc hay trẻ trung, năng động,…
- Ngân sách dự kiến: mà bạn muốn chi cho sự kiện là bao nhiêu và muốn tập trung vào hạng mục nào nhất để đơn vị tổ chức sự kiện có thể cân đối cho phù hợp.
- Những hạng mục mà doanh nghiệp đã có sẵn: ví dụ như sử dụng MC nội bộ của công ty, sử dụng địa điểm đã có sẵn như (văn phòng, hội trường riêng,…), nhà cung cấp có thể bỏ bớt các hạng mục đó, tránh báo giá và tư vấn sai hướng.
Chuẩn bị một số thông tin cơ bản trước khi trao đổi với đơn vị tổ chức sự kiện
10 câu hỏi doanh nghiệp thường hỏi trước khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện
Cung cấp thông tin ban đầu thôi chưa đủ. Trong buổi tư vấn trực tiếp, đây là 10 câu hỏi bạn nên ‘thủ sẵn’ để tránh hiểu lầm và phát sinh không đáng có sau này.
Đơn vị có kinh nghiệm tổ chức loại sự kiện của doanh nghiệp không?
Bạn có thể tham khảo các thông tin trên website của nhà cung cấp trước khi chốt dịch vụ, tuy nhiên vẫn cần hỏi kỹ về kinh nghiệm thực tế của nhà cung cấp để yên tâm giao phó sự kiện của mình. Thông thường khi gửi báo giá cho khách hàng, Tuấn Việt Media sẽ gửi kèm theo hình ảnh 1 – 2 sự kiện tương tự để khách hàng có thể hình dung ra tổng quan sự kiện khi xem báo giá. Một số câu hỏi mà bạn có thể đặt ra là:
- Đơn vị của bạn đã từng tổ chức các loại sự kiện tương tự chưa?
- Có thể gửi cho tôi hình ảnh/video của các sự kiện thực tế mà các bạn đã từng làm không?
- Quy mô lớn nhất mà đơn vị từng thực hiện đối với loại sự kiện này là gì?
Kiểm tra hình ảnh và video từ các sự kiện thực tế đơn vị tổ chức đã từng thực hiện
Báo giá đã bao gồm những chi phí nào?
Bạn cần kiểm tra kỹ báo giá của nhà cung cấp, đặc biệt là phần chi tiết trong từng hạng mục đã bao gồm những dịch vụ nào. Trong trường hợp không tìm thấy hạng mục mình cần hoặc chưa hiểu rõ phần nào, nên hỏi lại ngay đơn vi tổ chức sự kiện để làm rõ thông tin.
Ví dụ:
- Hạng mục âm thanh – ánh sáng đã bao gồm kỹ thuật chạy chương trình hay chưa?
- Chi phí các hạng mục in ấn như backdrop, standee, banner,… có bao gồm thiết kế hay không?
- Chi phí vận chuyển – setup là một chiều hay hai chiều, đã bao gồm tháo dỡ hay chưa?
- Chi phí nhân sự sự kiện đã bao gồm thời gian tổng duyệt chương trình chưa?
- Chi phí thiết bị – nhân sự đã bao gồm VAT hay chưa?
Cần làm rõ báo giá đã bao gồm và chưa bao gồm những gì?
Có thể điều chỉnh phương án theo ngân sách của doanh nghiệp không?
Các đơn vị tổ chức sự kiện hoàn toàn có thể hỗ trợ cân đối lại chi phí và giảm giá một số hạng mục cho sự kiện của bạn, đặc biệt nếu bạn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chính vì vậy không nên vội cắt bớt các hạng mục theo cảm tính hay bỏ qua nhà cung cấp mà mình đang trao đổi, bạn nên đặt câu hỏi ngược lại với họ về các điểm mà bạn muốn điều chỉnh ví dụ như:
- Có phương án thay thế cho hạng mục A để tối ưu ngân sách hay không? (giảm kích thước, đổi loại chất liệu khác, thay đổi thiết kế để giản lược bớt chi tiết,…)
- Có thể tối ưu hạng mục B bằng hạng mục có sẵn hay không? (ví dụ như bạn đã có sẵn đội lễ tân rồi thì không cần thiết phải sử dụng PG chuyên nghiệp nếu như nội dung công việc không quá phức tạp)
- Nếu mức ngân sách thấp hơn thì nên cắt/điều chỉnh hạng mục nào? Hạng mục nào giữ nguyên?
- Hiện tại nhà cung cấp đang có chương trình ưu đãi, giảm giá gì thêm không?
Quá trình tư vấn, trao đổi càng kỹ lưỡng thì các hạng mục càng được làm rõ, từ đó giúp vừa tối ưu ngân sách, vừa đạt chất lượng mà mình mong muốn. Tại Tuấn Việt Media, chúng tôi thường xây dựng các chương trình ưu đãi dành cho nhiều đối tượng khách hàng như khách hàng làm lần đầu, khách hàng thân thiết,… và chủ động đề xuất phương án áp dụng các gói chiết khấu phù hợp.
Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín luôn sẵn sàng tư vấn và đề xuất các phương án điều chỉnh phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp
Quy trình tổ chức sự kiện của đơn vị như thế nào?
Có thể hỏi theo từng bước, mỗi bước bạn sẽ nhận được sản phẩm bàn giao như thế nào, thông thường quy trình đầy đủ sẽ bao gồm:
Brief → khảo sát → lên concept → báo giá → kịch bản → thiết kế → duyệt → sản xuất → setup → tổng duyệt → vận hành → tháo dỡ.
Điều này giúp quá trình làm việc trở nên mượt mà hơn, bạn có thể nắm rõ tiến trình sự kiện đang diễn ra ở bước nào, từ đó chủ động phối hợp với nhà cung cấp để sự kiện đạt tiến độ chuẩn.
Cần nắm rõ quy trình làm việc của đơn vị tổ chức sự kiện để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ
> Tham khảo chi tiết: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh – Tuấn Việt Media
Ai là người phụ trách chính sự kiện?
Khi tổ chức một sự kiện, nhà cung cấp sẽ có một team làm việc với doanh nghiệp của bạn với nhiều vai trò khác nhau như (quản lý tổng dự án, thiết kế, phụ trách khảo sát, nhân sự setup, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng,…), để tránh tình trạng nhiều đầu mối nhưng không ai chịu trách nhiệm tổng thể, bạn nên hỏi rõ đầu mối làm việc chính với mình là ai để tiện làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức quản lý sự kiện cũng như dễ báo cáo với cấp trên về tiến độ của dự án. Bạn có thể hỏi nhà cung cấp các câu hỏi như:
- Ai là tổng phụ trách quản lý sự kiện? Người này có theo dự án từ đầu đến cuối hay không?
- Hãy gửi cho tôi thông tin liên hệ của người phụ trách chính và ít nhất 1 người hỗ trợ khi không liên lạc được với người phụ trách chính?
Đơn vị có khảo sát địa điểm trước không?
Về vấn đề khảo sát địa điểm, bạn cần hỏi rõ:
- Đơn vị tổ chức sự kiện có hỗ trợ khảo sát địa điểm không? Việc khảo sát này mất phí hay miễn phí?
- Đơn vị tổ chức cần những thông tin gì để qua khảo sát, cần đưa ra checklist trước khi khảo sát để doanh nghiệp có thể hỗ trợ tốt nhất?
- Có cần doanh nghiệp cử người đi cùng để trao đổi trực tiếp hay không?
- Sau khi khảo sát có hỗ trợ lên layout 2D/3D cho sự kiện không? Hạng mục lên layout này có mất phí hay không?
Khảo sát địa điểm thực tế là bước quan trọng giúp lên kế hoạch thi công và phương án bố trí thiết bị chính xác nhất
Đây là bước đầu tiên và cũng là một trong những tiêu chí để xác định đơn vị tổ chức sự kiện mà bạn đang trao đổi có kinh nghiệm và chuyên môn tổ chức sự kiện hay không, bởi việc khảo sát địa điểm là hạng mục bắt buộc với hầu hết tất cả các sự kiện dù lớn hay nhỏ, sau khi khảo sát nhà cung cấp mới có số liệu và cơ sở để lên báo giá và concept sự kiện được một cách chính xác nhất.
Nếu có sự cố hoặc thay đổi vào ngày diễn ra thì xử lý như thế nào?
Có rất nhiều rủi ro khi tổ chức sự kiện cả về mặt khách quan lẫn chủ quan, quan trọng nhất là nhà cung cấp đủ năng lực để chuẩn bị hoặc xử lý gấp các phương án dự phòng cho mọi trường hợp để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu. Một số sự cố có thể xảy ra bạn nên trao đổi kỹ như:
- Nếu mất điện trong quá trình tổ chức thì có nguồn điện thay thế không?
- Trường hợp MC/Nghệ sĩ có vấn đề thì có sắp xếp được nhân sự thay thế không?
- Thay đổi timeline, phát sinh hạng mục thì nhà cung cấp có xử lý được không?
- Các rủi ro về thời tiết đơn vị tổ chức sẽ xử lý như thế nào?
Cần trao đổi rõ ràng, minh bạch về cách đơn vị tổ chức sự kiện sẽ sử lý những rủi ro như thế nào nếu không may phát sinh
Đơn vị có hỗ trợ các thủ tục pháp lý không?
Thủ tục pháp lý cũng là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp sẽ gặp nhiều bỡ ngỡ nếu tổ chức lần đầu tiên, thông thường đơn vị tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ đồng hành, tư vấn các thủ tục, hồ sơ khi xin giấy phép biểu diễn, đặc biệt là nếu sự kiện có biểu diễn nghệ thuật, quảng cáo ngoài trời, sử dụng không gian công cộng. Bạn nên hỏi nhà cung cấp:
- Đơn vị hỗ trợ rà soát thủ tục nào?
- Có hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ không?
- Ai phối hợp với địa điểm/cơ quan liên quan?
- Đơn vị tổ chức có xuất hóa đơn toàn bộ hạng mục không? Hạng mục nào không xuất được hóa đơn? Mức phí VAT là bao nhiêu?
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện thuế suất bao nhiêu? – Tư vấn mới nhất theo định hiện hành
Hợp đồng quy định trách nhiệm của hai bên như thế nào?
Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện thường đã có mẫu chung, tuy nhiên các thông tin sẽ thay đổi tùy theo yêu cầu của sự kiện và thỏa thuận giữa hai bên. Khi ký hợp đồng, các thông tin mà doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý kiểm tra là:
- Phạm vi công việc
- Số lượng/hạng mục
- Thời gian setup
- Thời gian hoàn thành
- Thanh toán
- Thay đổi yêu cầu
- Chi phí phát sinh
- Hủy/thay đổi chương trình
- Trách nhiệm khi xảy ra sự cố
Hợp đồng tổ chức sự kiện minh bạch giúp bảo vệ quyền lợi tối đa cho cả hai bên
Trong trường hợp khúc mắc ở bất kỳ khoản nào, doanh nghiệp cần trao đổi kỹ lại với nhà cung cấp để làm rõ trước khi đặt bút ký vào hợp đồng. Đồng thời trong quá trình triển khai sự kiện, hai bên cần thống nhất luôn trên tinh thần hợp tác, hỗ trợ vì mục tiêu cao nhất là sự thành công của sự kiện.
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần phối hợp những gì?
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp vẫn cần giữ mối liên hệ, phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức sự kiện để kịp thời hỗ trợ khi cần, thường doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị tổ chức đưa ra checklist các đầu mục công việc cần hỗ trợ kèm theo chi tiết công việc, thời gian cần hoàn thành và báo cáo tiến độ của các hạng mục để doanh nghiệp vừa có thể chủ động hỗ trợ các công việc, vừa kiểm tra được tiến độ đến đâu để trong quá trình làm việc có vấn đề gì thì có thể kịp thời sửa đổi, điều chỉnh. Ví dụ như:
- Thời gian duyệt concept/ thiết kế/ kịch bản là bao lâu?
- Doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin gì? (file chuẩn logo công ty, font chữ riêng, màu sắc thương hiệu, các thông tin MC cần để viết kịch bản như thông tin công ty, danh sách đại biểu, thông tin đại diện phát biểu, các giải thưởng/quà tặng có trong sự kiện,….)
- Hạn chót chốt số lượng khách mời, danh sách khách VIP là bao giờ?
- Thời hạn đặt cọc và thanh toán của sự kiện?
> Tham khảo thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết AZ – Tuấn Việt Media
Mẫu checklist sự kiện sử dụng cho doanh nghiệp và nhà cung cấp trong quá trình tổ chức sự kiện
Sau khi chốt ký hợp đồng, cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, bởi trong quá trình tiến hành triển khai sự kiện có thể phát sinh điều chỉnh, bổ sung rất nhiều thông tin. Tuấn Việt Media cung cấp đến bạn mẫu Checklist công việc để bạn tham khảo cho sự kiện của mình đơn giản, dễ áp dụng.
Mỗi sự kiện sẽ có checklist và danh sách các công việc cần làm riêng, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu của sự kiện giúp đơn vị tổ chức nắm được thông tin kịp thời và theo sát tiến độ sự kiện.
> Download file excel checklist: MẪU CHECKLIST TIẾN ĐỘ SỰ KIỆN – Tuấn Việt Media
Những dấu hiệu doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện
- Báo giá quá chung chung, không có phạm vi công việc: Đơn vị tổ chức báo giá sơ sài hoặc không note rõ chi phí bao gồm những dịch vụ gì, đây là một trong những dấu hiệu đáng suy nghĩ khi doanh nghiệp lựa chọn ký hợp đồng, bởi một đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ báo giá chi tiết và có khả năng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về thiết bị, hạng mục và không cố tình “vẽ” thêm nhiều chi phí phát sinh vô lý.
- Chỉ tập trung báo giá rẻ: Báo giá rẻ với mức giá cạnh tranh cho thấy đơn vị tổ chức có thiện chí muốn giành lợi thế để dễ dàng chốt dịch vụ, tuy nhiên nếu như mức giá đó chưa bao gồm các chi phí phát sinh và cũng không đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp về mục tiêu của sự kiện thì sẽ có nhiều rủi ro doanh nghiệp sẽ phải bỏ thêm ngân sách để bổ sung, phát sinh khá nhiều chi phí khi tới ngày setup thực tế, làm trễ tiến độ hoặc ảnh hưởng tới tổng chương trình.
- Không khảo sát địa điểm: Nếu nhà cung cấp từ chối khảo sát hay khảo sát hời hợt, bạn nên cân nhắc yêu cầu đi khảo sát lại kỹ hơn hoặc suy nghĩ kỹ trước khi chốt đặt dịch vụ, bởi đây là việc làm rất quan trọng để tránh sai sót khi ra thực tế setup tại hiện trường vào ngày thi công.
- Không có người phụ trách xuyên suốt: Việc không có một người đứng ra làm đầu mối liên hệ công việc sẽ làm cho sự kiện của bạn có nguy cơ trở nên rối ren, vì không có ai nắm tổng quan tình hình sự kiện để có thể báo cáo cho bạn khi cần cũng như xử lý các vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Chính vì vậy bạn nên cân nhắc nếu trong quá trình làm việc bạn phải trao đổi với cùng lúc nhiều người mới có thể nắm được thông tin một cách chính xác.
Đội ngũ nhân sự Tuấn Việt Media luôn đồng hành, theo sát và chịu trách nhiệm chính xuyên suốt sự kiện
- Không có phương án dự phòng: Không có phương án dự phòng hoặc không xử lý được các tình huống sự cố tại sự kiện là một dấu hiệu mà bạn nên suy nghĩ kỹ về năng lực, kinh nghiệm của nhà cung cấp. Trong trường hợp nếu đã xác định lựa chọn nhà cung cấp này cho sự kiện của mình, bạn nên hỏi rõ phương án dự phòng của họ trước khi ký hợp đồng, đồng thời yêu cầu gửi các sự kiện thực tế mà họ đã làm để chắc chắn hơn.
- Hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm và chi phí phát sinh: Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên và quy trình làm việc từ setup – chạy chương trình đến việc nghiệm thu sau sự kiện, nếu hợp đồng còn nhiều khoản mập mờ và không được giải thích rõ khi bạn yêu cầu thì nên cân nhắc để tránh các rủi ro về pháp lý cũng như phần thiệt thòi về phía doanh nghiệp của bạn khi có vấn đề xảy ra.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội
Với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói, là đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn tại Hà Nội như Đất Xanh Miền Bắc, Văn Phú Invest, FPT,… Tuấn Việt Media tự hào là nhà cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, uy tín.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại miền Bắc với 15 năm kinh nghiệm
- Tư vấn – báo giá chi tiết các hạng mục theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu và loại hình sự kiện.
- Hỗ trợ khảo sát hoàn toàn miễn phí, tư vấn concept, lên layout 2D giúp bạn hình dung được sự kiện một cách cụ thể.
- Xây dựng kịch bản, cung cấp thiết bị – nhân sự sự kiện chuyên nghiệp.
- Vận hành sự kiện, xử lý phát sinh tại hiện trường với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, linh hoạt trong mọi tình huống.
- Hỗ trợ đồng hành trong các khâu pháp lý, tư vấn thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, tuân thủ mọi quy định của nhà nước về tổ chức sự kiện.
> Mời bạn tham khảo: Báo giá tổ chức sự kiện mới nhất 2026 – Báo giá và tư vấn chi tiết
Bạn đang chuẩn bị sự kiện doanh nghiệp nhưng chưa biết nên hỏi gì trước khi lựa chọn đơn vị tổ chức? Đừng chần chừ hãy gọi ngay tới hotline 0985 444 859 để được Tuấn Việt Media giải đáp mọi thắc mắc ngay hôm nay.
