Quán cafe có thể mất hàng tháng để hoàn thiện không gian nhưng khách hàng chỉ cần vài phút để đưa ra quyết định có quay lại hay không. Khai trương quán cafe chính là “bước đệm” để tạo ấn tượng với khách hàng ngay từ ngày đầu mở cửa thông qua sự chỉn chu trong từng khâu chuẩn bị và vận hành của chủ quán. Từ hoạt động check-in, chương trình ưu đãi, quầy pha chế đến trải nghiệm của khách trong từng khung giờ, mọi hạng mục đều cần chuẩn bị theo một kế hoạch bài bản nhằm hạn chế những phát sinh trước giờ G.
Tuấn Việt Media với hơn 15 năm đồng hành cùng nhiều thương hiệu F&B, mang đến giải pháp tổ chức khai trương trọn gói – từ tư vấn ý tưởng, xây dựng kịch bản, setup không gian đến bố trí thiết bị sự kiện, đảm bảo các khâu được phối hợp nhịp nhàng giúp chương trình diễn ra trọn vẹn, tối ưu chi phí mà vẫn tạo được dấu ấn với khách hàng.
Cùng Tuấn Việt tìm hiểu checklist những đầu việc cần thiết khi tổ chức lễ khai trương quán cafe qua bài viết bên dưới nhé!
Khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì?
Có rất nhiều công việc cần chuẩn bị khi tổ chức khai trương quán cà phê, bạn cần lên check – list để theo dõi các công việc, tránh những thiếu sót không đáng có. Sau đây là một số công việc cụ thể bạn cần lưu ý:
Hoàn tất các khâu chuẩn bị tại quán cafe
Trước khi tổ chức khai trương quán cà phê và đưa vào hoạt động bạn cần đảm bảo hoàn tất các công việc quan trọng sau:
Lên menu cho quán
Chốt danh sách các loại nước cũng như đồ ăn vặt nếu bạn có kế hoạch kinh doanh kèm theo. Khi set menu, hãy đa dạng các loại thức uống từ truyền thống đến hiện đại và những món đang hot trend để thu hút nhiều đối tượng khách hàng hơn. Bạn cũng nên tạo ra một số món đặc trưng chỉ có tại quán cà phê của bạn và đặt tên kèm theo với tên thương hiệu để tạo nên sự khác biệt và nổi bật.
Có thể bố trí thêm một vài loại thức ăn vặt, các loại bánh giúp menu quán thêm đa dạng hơn
Trang trí không gian quán
Trang trí không gian quán thường bao gồm việc decor và sắp xếp bàn ghế, cũng như các mô hình trang trí khác. Khi bạn đã chốt concept và xác định ý tưởng kinh doanh rõ ràng, hãy bám sát vào ý tưởng đó để trang hoàng không gian quán cà phê. Đây là một việc quan trọng phải hoàn tất trước ngày khai trương bạn nhé.
Lựa chọn concept quán cafe phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và định hướng kinh doanh
Chuẩn bị quầy bar
Hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu pha chế, và sắp xếp quầy bar ngăn nắp, gọn gàng. Hiện nay, quầy bar thường được đặt nơi khách hàng có thể nhìn thấy thay vì phía trong như trước. Việc làm này giúp khách hàng quan sát nhân viên làm việc, đánh giá được chất lượng vệ sinh nước uống. Từ đó gia tăng tỉ lệ khách hàng tiếp tục đến quán cà phê của bạn.
Chuẩn bị quầy bar đầy đủ nguyên liệu và vật dùng cần thiết, sẵn sàng cho ngày khai trương bùng nổ
Nhân sự quán cà phê
Nhân sự cho quán cà phê phải kể đến như: nhân viên phục vụ, bảo vệ, pha chế, quản lý quán. Bạn cần tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên một cách bài bảng, chuyên nghiệp để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất khi quán bước vào hoạt động.
Nhân sự là mấu chốt quan trọng khi kinh doanh quán cafe
Xác định thời gian và địa điểm
Xác định thời gian khai trương cũng là một việc quan trọng cần được hoạch định từ trước. Khi chốt ngày khai trương từ sớm sẽ mang đến những lợi ích sau:
- Giúp khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian tham dự lễ khai trương quán cafe của bạn.
- Bạn sẽ biết được bạn còn bao nhiêu ngày để chuẩn bị cho việc khai trương. Nhờ vậy, bạn sẽ có cách phân bố công việc sao cho hợp lý nhất.
Chủ quán cũng nên chú ý đến vấn đề tâm linh. Hãy nhờ các thầy phong thuỷ chọn trước cho bạn ngày lành tháng tốt để cử hành lễ khai trương.
Về địa điểm khai trương chắc chắn sẽ là không gian tại quán cà phê. Bạn cần lưu ý trang trí và bố trí không gian sự kiện chỉn chu và độc đáo. Mang đến sự thu hút và hợp lý để gây ấn tượng tốt nhất đến người tham dự.
Xác định thời gian khai trương quán cà phê từ sớm giúp khách mời dễ sắp xếp tham dự
Xác định quy mô
Khâu tiếp theo trong kế hoạch khai trương quán cafe là xác định quy mô tổ chức. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quan để dễ dàng lên kịch bản, ý tưởng cho ngày khai trương. Đồng thời cũng thuận tiện hơn khi lên danh sách khách mời. Tuỳ vào quy mô lớn bé mà số lượng khách mời phù hợp.
Bên cạnh đó, việc xác định quy mô cũng giúp bạn phân bổ chi phí hợp lý hơn cho nhân sự hay thiết bị sự kiện.
Xác định rõ quy mô để lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương quán cafe chỉn chu nhất có thể
Lên kịch bản tổ chức khai trương quán cafe
Bạn hãy hình dung những điều mình muốn diễn ra và lập một kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương quán cafe, sắp xếp các hoạt động một cách khoa học và logic. Từ khâu trang trí, đón tiếp khách mời đến phần trình diễn nghệ thuật và thưởng thức tiệc. Một kịch bản rõ ràng, mạch lạc, cùng những điểm nhấn sáng tạo và bất ngờ sẽ góp phần tạo nên sự thành công và ấn tượng khó quên cho ngày khai trương quán cafe của bạn.
Chuẩn bị mâm cúng khai trương quán cafe
Việt Nam là quốc gia điển hình cho văn hóa Á Đông – văn hóa “thờ cúng”. Chính vì thế, những dịp quan trọng như khai trương, khởi sự làm ăn kinh doanh thì việc chuẩn bị mâm cúng đàng hoàng tử tế với đầy đủ lễ vật là việc làm vô cùng cần thiết. Tùy thuộc vào phong tục và tín ngưỡng của mỗi vùng, mâm cúng khai trương có thể có thêm hoặc bớt một vài loại lễ vật, nhưng nhìn chung, các lễ vật trên đều mang ý nghĩa cầu mong cho công việc kinh doanh thuận lợi và phát đạt. Các loại lễ vật cụ thể như sau:
- Hoa tươi: Hoa cúc, hoa hồng, hoa đồng tiền, hoặc các loại hoa mang ý nghĩa may mắn.
- Trái cây: Mâm ngũ quả với các loại trái cây tươi ngon.
- Nhang (hương) và nến: Một bó nhang và hai cây nến để thắp trong suốt lễ cúng.
- Rượu và nước: Một cặp ly rượu trắng và một cặp ly nước sạch.
- Trà: Một bộ ấm trà với ba chén trà.
- Bánh kẹo: Một đĩa bánh kẹo ngọt để cúng tổ tiên và thần linh.
- Gà luộc: Một con gà luộc nguyên con, thường là gà trống, được bày trên đĩa lớn.
- Xôi: Một đĩa xôi gấc hoặc xôi đậu xanh, tượng trưng cho sự no đủ, phú quý.
- Heo quay hoặc thịt lợn luộc: Một miếng thịt lợn luộc hoặc một con heo quay nhỏ, thể hiện sự sung túc.
- Tiền vàng mã: Một bộ tiền vàng mã để đốt sau khi cúng.
- Trầu cau: Một đĩa trầu cau têm sẵn.
- Muối và gạo: Một chén muối và một chén gạo để đặt lên mâm cúng.
- Đèn cầy: Hai cây đèn cầy hoặc nến lớn.
- Đĩa gạo và đĩa muối: Để rải sau khi cúng nhằm xua đuổi tà ma và mang lại may mắn.
- Bánh chưng hoặc bánh tét: Một cặp bánh chưng hoặc bánh tét, tùy theo vùng miền.
Tùy từng địa phương mà mâm cúng có thể có sự khác biệt, tuy nhiên quan trọng nhất vẫn là sự chu đáo và thành tâm
Thuê thiết bị sự kiện và nhân sự
Khác với nhiều mô hình kinh doanh khác, quán cafe cần duy trì được trải nghiệm liền mạch cho khách từ lúc bước vào đến khi thưởng thức đồ uống. Khi tổ chức khai trương cho quán cafe, Tuấn Việt Media thường sẽ lên phương án setup thiết bị và nhân sự theo từng khu vực chức năng giúp chương trình diễn ra trơn tru mà không ảnh hưởng đến hoạt động phục vụ khách.
Các hạng mục thiết bị
- Sân khấu được lắp đặt chắc chắn với khung sắt cố định và trải thảm chống trơn, phục vụ các hoạt động như phát biểu khai mạc, cắt băng hoặc tổ chức minigame giao lưu khách hàng.
- Backdrop check-in thiết kế theo concept của quán, kết hợp hashtag, logo và nhận diện thương hiệu để khách chụp ảnh, chia sẻ lên mạng xã góp phần tăng độ lan tỏa trong ngày khai trương.
- Bàn ghế khai trương quán cafe thường là ghế banquet, kết họp cùng bàn IBM. Tùy vào concept sự kiện mà bạn có thể chọn màu sắc áo, nơ phù hợp.
Bộ bàn ghế banquet sang trọng, hiện đại
- Setup thảm đỏ và cột inox phân luồng hỗ trợ điều hướng khách cho các quán cafe quy mô lớn.
- Cổng chào, standee được bố trí trước cửa quán để khách dễ nhận biết khu vực tổ chức.
Bố trí standee giới thiệu sản phẩm, chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng
- Hệ thống âm thanh gồm loa, micro không dây và mixer được cân chỉnh phù hợp với không gian quán, đủ tạo bầu không khí sôi động nhưng không ảnh hưởng đến trải nghiệm thưởng thức đồ uống của khách.
- Bố trí đèn sân khấu, đèn spotlight để làm nổi bật khu vực biểu diễn, backdrop check-in giúp hình ảnh khi quay phim, chụp ảnh có chiều sâu hơn.
Tùy vào thời gian, không gian khai trương mà setup hệ thống âm thanh ánh sáng phù hợp
- Cung cấp bộ cắt băng gồm kéo, găng tay, dải băng lụa, khay đựng và cột inox (nếu cần) để phần nghi thức diễn ra trang trọng.
Bộ cắt băng khai trương kết hợp pháo điện giúp khoảng khắc khai trương thêm ý nghĩa, bùng nổ
- Lắp đặt hệ thống dù tròn sự kiện, dù lệch tâm và thiết bị làm mát nếu tổ chức ngoài trời giúp khách cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia chương trình.
- Ngoài ra, Tuấn Việt Media còn cung cấp một số thiết bị hỗ trợ như bục phát biểu, hoa trang trí, pháo điện, chuẩn bị quà tặng theo yêu cầu,…
Bố trí ô dù lệch tâm giúp che nắng cho khách tham dự
> Tham khảo thêm: Setup khai trương – Checklist danh sách và hướng dẫn cách setup
Nhân sự phụ trách sự kiện
- MC chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm và luôn biết cách dẫn dắt từng hoạt động trong sự kiện một cách liền mạch.
- PG hỗ trợ đón khách, hướng dẫn khách check-in và phát voucher/ quà tặng cho khách.
- Đội múa lân khai màn chương trình bằng tiết mục sôi động, đồng thời gửi gắm ý nghĩa may mắn trong ngày khai trương.
- Ca sĩ hoặc ban nhạc acoustic biểu diễn phù hợp với phong cách của quán giúp giữ chân khách và tạo cảm giác thư giãn.
- Kỹ thuật viên hỗ trợ điều chỉnh âm thanh, ánh sáng và các tình huống phát sinh liên quan đến kỹ thuật trong chương trình.
- Bố trí đội ngũ chụp ảnh, quay phim xuyên suốt sự kiện để ghi lại những hình ảnh nổi bật phục vụ truyền thông sau sự kiện.
- Đội ngũ điều phối chịu trách nhiệm kết nối từng bộ phận và hỗ trợ xử lý các phát sinh trong suốt chương trình giúp mọi hoạt động diễn đúng kế hoạch – đúng tiến độ.
Đội hình nhân sự sự kiện Tuấn Việt cung cấp tại lễ khai trương quán cà phê Coffeel By HMT
Lập bảng dự trù kinh phí
Bảng dự trù kinh phí là hạng mục cần chú trọng khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Khi bạn chủ động lên trước danh sách các loại chi phí và phân bổ hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể nguồn kinh phí và hạn chế được những khoản phát sinh không muốn.
Một số hạng mục kinh phí bạn cần dự trù khi tổ chức khai trương quán cà phê:
- Kinh phí thuê thiết bị sự kiện và nhân sự sự kiện
- Chi phí cho các chương trình khuyến mãi, quà tặng khách mời
- Chi phí marketing, quay phim chụp ảnh
- Chi phí đãi tiệc. Hình thức tiệc tùy vào quy mô cũng như mục tiêu và ngân sách dành cho sự kiện. Một số loại hình tiệc cơ bản bạn có thể tham khảo như: tiệc trà giữa giờ, tiệc finger food, tiệc mặn…
Cần lập bảng dự trù kinh phí chi tiết cho từng hạng mục
Bạn dự định tổ chức lễ khai trương quán cafe với khoảng 50 khách mời? Muốn setup các hạng mục theo hướng tinh gọn nhưng vẫn chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ ngày đầu tiên? Bạn đang cần một dự toán chi phí rõ ràng để chủ động chuẩn bị ngân sách?
Tuấn Việt Media sẽ tư vấn phương án tổ chức phù hợp với quy mô thực tế, lên danh sách hạng mục cần thiết, xây dựng kịch bản chương trình và báo giá minh bạch, giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo buổi khai trương diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp.
Liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí, nhận phương án tổ chức phù hợp và báo giá chi tiết cho lễ khai trương quán cafe của bạn.
Kịch bản khai trương quán cafe tham khảo
Dưới đây là quy trình cơ bản của một buổi lễ khai trương quán cafe bạn có thể tham khảo. Hãy tinh chỉnh đôi chút đề phù hợp với điều kiện, quy mô và ý tưởng của bạn nhé:
- 8:00 – 8:30: Đón khách và ổn định chỗ ngồi
- Lễ tân tiếp đón khách mời và hướng dẫn vào khu vực chờ.
- Phát tặng hoa hoặc quà lưu niệm nhỏ cho khách mời.
- 8:30 – 8:35: MC tuyên bố khai mạc
- MC giới thiệu chương trình, chào mừng khách mời và giới thiệu các đại biểu tham dự.
- 8:35 – 8:45: Đại diện chủ quán cafe tuyên bố khai trương và phát biểu cảm nghĩ
- Chủ cửa hàng chia sẻ về quá trình thành lập và mục tiêu của quán cafe.
- Cảm ơn các đối tác, khách hàng, và nhân viên.
- 8:45 – 9:00: Múa lân khai trương
- Tiết mục múa lân sôi động mang ý nghĩa cầu mong may mắn và việc làm ăn thuận lợi.
- 9:00 – 9:15: Trình chiếu phim giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng
- Trình chiếu các thước phim giới thiệu về không gian quán, sản phẩm đặc trưng và dịch vụ.
- 9:15 – 9:30: Nghi thức cắt băng khai trương
- Chủ cửa hàng và các đại biểu cùng nhau thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.
- Chụp ảnh lưu niệm với khách mời.
- 9:30 – 9:45: Chương trình văn nghệ
- Tiết mục văn nghệ sôi động để khuấy động không khí buổi lễ.
- Có thể bao gồm hát, múa, hoặc biểu diễn nhạc cụ.
- 9:45 – 10:00: Mời khách mời tham quan quán cafe
- Hướng dẫn khách mời tham quan các khu vực của quán cafe.
- Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ đặc biệt.
- 10:00 – 11:00: Chiêu đãi tiệc teabreak hoặc tiệc mặn
- Mời khách mời thưởng thức các món ăn nhẹ hoặc tiệc mặn tùy theo yêu cầu của chủ quán.
- Giao lưu, trò chuyện và kết nối với các khách mời khác.
- 11:00 – 11:10: Chủ cửa hàng gửi lời cảm ơn
- Chủ cửa hàng lên sân khấu cảm ơn khách mời, đối tác và nhân viên.
- Chia sẻ hy vọng về sự ủng hộ và thành công trong tương lai.
- 11:10 – 11:30: Kết thúc buổi lễ và tiễn khách
- MC tuyên bố kết thúc buổi lễ khai trương.
- Lễ tân tiễn khách ra về, gửi tặng quà lưu niệm (nếu có).
Kịch bản khai trương quán cà phê cần đảm bảo hiện đại, thu hút để giữ chân khách hàng
Chương trình có thể được điều chỉnh thêm các hoạt động tương tác với khách mời, như mini games hoặc bốc thăm trúng thưởng, để tăng thêm phần hấp dẫn và tạo sự gắn kết.
> Xem thêm: Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương – Kèm lời dẫn MC chi tiết
Những lưu ý trước khi khai trương quán cà phê bạn cần biết
Khi tổ chức lễ khai trương quán cafe, cần lưu ý một số điều như sau để buổi lễ suôn sẻ, thành công:
Test các món nước và chạy demo quán
Trước khi chính thức khai trương, chủ quán phải kiểm tra mùi vị, cách trang trí thức uống trong menu. Hãy nhờ những người có kinh nghiệm trong ngành pha chế, bạn bè và người thân đánh giá chất lượng của ly nước thông qua hương vị và cách bày trí. Từ đó bạn có thể linh hoạt điều chỉnh sao cho tốt nhất trước ngày khai trương.
Lưu ý về truyền thông quảng bá quán cà phê
Bên cạnh chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự, trang trí, đồ uống… thì marketing cũng là mấu chốt quan trọng giúp quán cà phê phát triển bền vững. Hãy điểm qua các cách marketing sau đây nhé:
- Treo băng rôn khai trương quán cafe, đặt standee.. trước ngày khai trương quán cafe để thu hút sự chú ý của khách hàng. Bạn cũng có thể tận dụng mạng xã hội để thông báo hoặc chạy quảng cáo.
- Đăng ký bán hàng trên các ứng dụng công nghệ như Baemin, Loship. Việc này giúp thu hút khách hàng tiềm năng, phủ rộng thương hiệu.
- Mời các KOL để quảng bá thương hiệu cũng là một xu thế mới rất hiệu quả.
- Tặng khách đến quán voucher giảm giá hoặc tổ chức các mini game để tăng tương tác.
Mời KOL, KOC và những người có tầm ảnh hưởng đến với buổi lễ khai trương của bạn là xu thế marketing hiệu quả
> Xem thêm: Cách marketing cho ngày khai trương ấn tượng – Tuấn Việt Media
Dự trù rủi ro
Bất kể sự kiện nào cũng tồn động những rủi ro, vì thế việc cần làm là lên trước những việc bất cập có thể xảy ra và từ đó có phương án khắc phục kịp thời.
Để giảm thiểu những rủi ro, bạn cũng có thể nghĩ đến phương án thuê công ty tổ chức sự kiện thay vị tự mình tổ chức. Ngày nay có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín với chi phí rất hợp lý.
Tuấn Việt Media chuyên tổ chức khai trương quán cafe trọn gói, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu bước khởi đầu mới thuận lợi cho việc kinh doanh. Nếu tự tổ chức chắc chắn hiệu quả không cao, đôi khi để lại ấn tượng xấu. Nên sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Tuấn Việt Media – đơn vị cung cấp dịch vụ được khách hàng đánh giá cao là nhờ vào:
- Lên ý tưởng khai trương quán cafe độc đáo. Đồng thời trang trí không gian buổi lễ ấn tượng, lắp đặt sân khấu chắc chắn.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị sự kiện tối tân và hiện đại.
- Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, xử lý tình huống nhanh chóng.
- Tiệc chiêu đãi đa dạng menu thoải mái lựa chọn.
- Chi phí thực hiện phù hợp với mục đích và ngân sách của khách hàng.
- Hơn nữa ở Tuấn Việt Media còn có chính sách ưu đãi, chiết khấu lên tới 30% nếu khách hàng tổ chức sự kiện trọn gói.
Tuấn Việt Media sở hữu 15 năm kinh nghiệm tổ chức khai trương trọn gói
Khai trương quán cafe là cột mốc đánh dấu sự hiện diện của quán. Hy vọng qua bài viết này, chủ quán có được bản kế hoạch khai trương chi tiết. Cũng như chuẩn bị các hình thức marketing hiệu quả để ngày khai trương được thuận lợi. Nếu có nhu cầu tổ chức khai trương hãy liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ tường tận từ A-Z.
Hình ảnh khai trương quán cà phê, quán nước thực tế tại Tuấn Việt Media
Sự kiện Khai trương thương hiệu chuỗi nhượng quyền Coffee & Tea Fagi
Sự kiện Khai trương Quán Coffeel By HMT
Sự kiện Khai trương Highlands Coffee – Chi nhánh Bảo Tàng Lịch Sử Quốc Gia
Sự kiện: Khai trương Quán trà sữa ChaCuiBa
Sự kiện: Khai trương tiệm trà SENLIN
> Xem thêm: Những sự kiện khai trương tiêu biểu do Tuấn Việt Media tổ chức
Trên là những thông tin chi tiết về kế hoạch, kịch bản và cả dịch vụ tổ chức khai trương quán cafe chi tiết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn. Chúc bạn khai trương hồng phát, làm ăn thuận lợi. Mọi nhu cầu tổ chức khai trương, thuê thiết bị hay nhân sự sự kiện vui lòng liên hệ hotline 0985 444 859 để được tư vấn chi tiết nhé.
