Khai trương văn phòng là hoạt động đánh dấu sự ra đời và đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, công ty, chính vì thế mà tổ chức sự kiện khai trương cần sự chỉn chu và tính toán kỹ lưỡng. Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu cách lập kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng chi tiết như thế nào nhé.
Kế hoạch chuẩn bị tổ chức khai trương văn phòng mới
Các bước lên kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới thường sẽ bao gồm:
Xác định quy mô tổ chức
Bước đầu tiên của kế hoạch là xác định được quy mô của sự kiện, doanh nghiệp nắm rõ được khu vực tổ chức, số lượng người tham dự, đối tượng khách mời đến là những ai,… đây là bước quan trọng để tiện cho việc lên danh sách khách mời, lên kịch bản và ý tưởng và bảng dự trù kinh phí cho toàn bộ sự kiện.
Xác định ngày giờ tổ chức
Những hoạt động quan trọng như khai trương, động thổ,…đều cần phải xem ngày giờ để xác định được chính xác thời gian tổ chức sự kiện. Ngày giờ tổ chức cần phù hợp với tuổi và mệnh của gia chủ, đây là yếu tố tâm linh quan trọng theo quan niệm của người Á Đông.
Ngoài yếu tố về phong thủy, tâm linh, doanh nghiệp cũng cần xem xét thực tiễn để lựa chọn thời gian cho phù hợp, ví dụ như tổ chức vào đầu tuần hay cuối tuần, vấn đề giấy tờ và xin phép chính quyền địa phương.
Hoàn thành các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra
Doanh nghiệp cần lên danh sách các hạng mục có trong sự kiện để chuẩn bị, thông thường, khi khai trương văn phòng cần chú ý những hạng mục sau:
Trang trí văn phòng và khu vực tổ chức lễ
- Backdrop được thiết kế theo tone màu chủ đạo của sự kiện và có đầy đủ thông tin về doanh nghiệp.
- Bong bóng trang trí backdrop làm bớt đi cảm giác đơn điệu.
- Sân khấu và thảm đỏ làm tăng thêm phần trang trọng cho sự kiện.
Chuẩn bị trang thiết bị cho sự kiện
- Bàn ghế sự kiện thường là bàn ghế đại biểu trang trọng. Ngoài ra những buổi khai trương có sử dụng thêm dịch vụ tiệc trà hay uống vang, khách hàng thường lựa chọn sử dụng thêm bàn cocktail để đặt trong khu vực tổ chức sự kiện.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng được sử dụng trong sự kiện sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện, các tiết mục sẽ trình diễn và hệ thống điện tại văn phòng của khách hàng.
- Tiệc trà để thể hiện lòng hiếu khách của doanh nghiệp cũng như tri ân đối tác và khách hàng, bao gồm các loại bánh ngọt, hoa quả theo mùa và đồ uống.
- Các hạng mục khác như standee, banner,…
Chuẩn bị nhân sự sự kiện
- MC dẫn dắt và dẫn chương trình sự kiện.
- Đội múa lân sư rồng đem lại may mắn và tài lộc.
- Các nhân sự phục vụ biểu diễn như: nhóm nhảy, ca sĩ,…
- PG chuyên nghiệp hỗ trợ cắt băng và đón tiếp khách mời.
Chuẩn bị lễ vật và văn khấn cúng khai trương văn phòng
Mâm cúng khai trương sẽ bao gồm:
- Mâm ngũ quả: bao gồm các loại hoa quả khác nhau.
- Một bình hoa: có thể chọn hoa hồng, hoa ly hoặc hoa cúc.
- Trầu cau: 5 quả cau, 5 lá trầu.
- Vàng hương, bát hương.
- Nến hoặc đèn cầy: 1 đôi nến cốc hoặc 1 cặp đèn cầy.
- Gạo, muối.
- Rượu bia, nước ngọt.
- Cháo trắng hoặc chè.
- Nước trắng.
- Bánh kẹo, lạng chè, bao thuốc, 5 cái oản.
- Món mặn: bánh chưng hoặc 1 đĩa xôi, một con gà luộc hoặc 1 khoanh giò hoặc 1 đĩa thịt luộc.
Bạn cũng cần chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương để thực hiện lễ cúng một cách tốt nhất.
Lên kịch bản chương trình khai trương văn phòng chi tiết
Kịch bản chương trình sẽ bao gồm lời dẫn và timeline của chương trình, doanh nghiệp có thể tự lên kịch bản hoặc nhờ MC viết kịch bản cho mình để tiết kiệm thời gian và công sức.
> Xem thêm: Kịch bản khai trương hay – Tuấn Việt Media
Lập kế hoạch marketing cho lễ khai trương
Trước khi sự kiện diễn ra vài ngày, doanh nghiệp cần lên kế hoạch marketing cho sự kiện để quảng bá thương hiệu của mình. Một số hoạt động online doanh nghiệp có thể lựa chọn như tổ chức mini games trên mạng xã hội, chạy quảng cáo cho sự kiện. Các hoạt động offline có thể tiến hành là phát tờ rơi, treo banner ở trước văn phòng.
Lập bản dự trù kinh phí
Khi đã có danh sách các hạng mục cần làm, doanh nghiệp cần lập bản dự trù kinh phí để cân đối lại tài chính mình dành cho sự kiện. Từ đó giúp cho sự kiện không vượt quá ngân sách mà sự kiện vẫn đầy đủ các hạng mục cơ bản.
> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương – Tuấn Việt Media
Những khó khăn khi tự tổ chức khai trương văn phòng và gợi ý cách khắc phục
Thiếu hụt trang thiết bị và nhân sự sự kiện
Đa số các tổ chức khi khai trương văn phòng đều không có sẵn đầy đủ các thiết bị và nhân sự để tự tổ chức sự kiện. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện để hỗ trợ tổ chức khai trương cho mình. Tuy nhiên, việc thuê lẻ từng hạng mục thiết bị và nhân sự riêng lẻ có thể sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí cao và khó quản lý sự kiện, vì thế tốt hơn hết là nên chọn một đơn vị tổ chức trọn gói để dễ quản lý thiết bị và nhân sự hơn.
Khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh
Việc tự tổ chức khai trương văn phòng có thể sẽ xảy ra nhiều sai sót do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, hoặc do thuê các hạng mục lẻ tẻ, không nhất quán, dẫn đến tình trạng rối loạn, không kiểm soát được hết các nhà cung cấp thiết bị và nhân sự. Vì thế mà doanh nghiệp cần thuê thống nhất các hạng mục tại một đơn vị tổ chức sự kiện nhất định và tham khảo kinh nghiệm tổ chức khai trương cũng như sự tư vấn từ những người tổ chức khai trương chuyên nghiệp.
Thiếu chuyên nghiệp, lọng trọng khi tiến hành tổ chức khai trương văn phòng
Khi tự tổ chức khai trương văn phòng, doanh nghiệp nên có buổi tổng duyệt chương trình và setup thiết bị trước 1 ngày trước khi diễn ra khai trương. Nhân sự tham gia tại sự kiện cần được nắm rõ kịch bản cụ thể và biết rõ nhiệm vụ của mình là gì để chủ động triển khai sự kiện. Những nghiệp vụ này sẽ khá khó khăn đối với những doanh nghiệp ít kinh nghiệm hoặc chưa từng tổ chức khai trương lần nào, một đơn vị chuyên nghiệp tổ chức khai trương sẽ là lựa chọn tối ưu để tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, đồng thời chương trình sẽ diễn ra suôn sẻ và chỉn chu hơn.
Hiện nay tại Hà Nội có nhiều đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp, Tuấn Việt Media là một trong những cái tên quen thuộc trên thị trường chuyên tổ chức dịch vụ khai trương văn phòng trọn gói với nhiều gói khai trương ưu đãi phù hợp với ngân sách của khách hàng.
Lý do nên chọn Tuấn Việt Media để tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
- Trang thiết bị đa dạng, hiện đại: Với lợi thế cạnh tranh về thiết bị tổ chức sự kiện đã nhiều năm nay với số lượng thiết bị lớn, đa dạng chủng loại và được nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra hệ thống kho bãi phân bố khắp Hà Nội giúp đảm bảo cho quá trình vận chuyển nhanh chóng, đúng giờ tới khách hàng.
- Nhân sự giàu kinh nghiệm và tận tâm: Đội ngũ nhân sự của Tuấn Việt luôn làm việc với phương châm “đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng”, cùng với sự chuyên nghiệp đã được tôi luyện qua nhiều sự kiện và sự linh hoạt trong cách xử lý tình huống, góp phần vào sự thành công của sự kiện.
- Chi phí tiết kiệm: Cạnh tranh về giá là một lợi thế của Tuấn Việt Media, bạn sẽ được đội ngũ Tuấn Việt Media tư vấn miễn phí, đồng thời Tuấn Việt cũng có nhiều ưu đãi dành cho khách hàng.
Hiện nay, Tuấn Việt đang có những gói tổ chức khai trương vô cùng hấp dẫn chỉ từ 5 triệu đồng cho gói cơ bản cùng với những gói cao hơn với nhiều hạng mục hơn. Mời bạn tham khảo chi tiết thông qua đường dẫn dưới đây:
> Xem thêm: Dịch vụ khai trương – Tuấn Việt Media
Hoặc cách nhanh nhất để được tư vấn và báo giá chi tiết là điện thoại đến hotline 0985 444 859 của Tuấn Việt Media. Tuấn Việt rất hân hạnh khi được đồng hàng cùng quý khách.
Các sự kiện khai trương Tuấn Việt Media từng tổ chức
Mời bạn cùng tham khảo các dự án khai trương Tuấn Việt Media đã thực hiện:
Sự Kiện: Khai Trương Viettien House – 09/04/2023
Sự Kiện: Khai Trương Nhà Máy Sản Xuất Thép QH Nam Phát – 05/04/2023
Sự Kiện: Khai Trương Thương Hiệu Dược Mỹ Phẩm Dear Nature – 08/03/2023
Sự Kiện: Khai Trương Quán Karaoke Begin – 2024
Mời bạn tham khảo những sự kiện khai trương khác của Tuấn Việt Media tại ĐÂY.
