Một sự cố nhỏ xảy ra trước giờ đón khách, tưởng như không đáng kể, nhưng với người giữ vai trò đạo diễn sự kiện, đó lại là một bài kiểm tra thực sự. Khi chỉ còn chưa đầy một giờ trước khi khách mời xuất hiện, một hạng mục decor bất ngờ bị chuẩn bị sai phương án. Đứng trước tình huống đó, đạo diễn sự kiện phải làm gì để vừa xử lý sự cố, vừa đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch?
Hôm nay hãy cùng theo chân Tuấn Việt Media gặp gỡ Ngọc Ánh – một thành viên dày dặn kinh nghiệm tại Tuấn Việt, nắm giữ vai trò đạo diễn sự kiện, đứng sau rất nhiều chương trình thành công mà chúng tôi từng tổ chức, bạn sẽ có những chia sẻ chân thật nhất về những câu chuyện phía sau sân khấu nhé!
4 năm làm đạo diễn sự kiện và những áp lực vô hình
Ms. Ngọc Ánh – Đạo diễn sự kiện chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm tại Tuấn Việt Media
Xin chào Ngọc Ánh, cảm ơn bạn đã dành thời gian để tham gia buổi chia sẻ ngày hôm nay! Trước tiên bạn có thể giới thiệu một chút về công việc của mình với vai trò đạo diễn sự kiện được không? Một ngày của đạo diễn sự kiện thường diễn ra như thế nào?
Xin chào bạn, mình là Ngọc Ánh, hiện tại mình đang là đạo diễn sự kiện tại Tuấn Việt Media với 4 năm kinh nghiệm. Hàng ngày, ngoài thời gian làm việc tại văn phòng ra thì những hôm diễn ra sự kiện, mình đều sẽ túc trực tại hiện trường để phối hợp làm việc với ban tổ chức và toàn bộ ekip chương trình. Sự thật là một ngày của mình thường sẽ không có thời gian làm việc cố định đâu, sẽ tùy vào yêu cầu riêng của từng sự kiện, có những sự kiện diễn ra từ sáng sớm, nhưng có những sự kiện sẽ được tổ chức ban đêm. Sau khi chương trình kết thúc thường team mình cũng sẽ ở lại để rút kinh nghiệm thực tế ngay sau sự kiện và dọn dẹp, bàn giao hiện trường nữa.
Ngoài những khó khăn về thời gian làm việc, theo bạn điều gì là áp lực lớn nhất đối với một đạo diễn sự kiện?
Đối với mình, đã ở trong vị trí đạo diễn sự kiện, thì điều áp lực nhất có lẽ là “trách nhiệm”, mình phải luôn luôn giữ sự tập trung, bao quát được các hạng mục và phải luôn ở trạng thái “không được phép lơ là”. Bởi khi bạn là đạo diễn sự kiện thì mọi quyết định của bạn đều sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của cả chương trình, phía sau bạn chính là công sức của cả ekip, là sự tin tưởng của khách hàng và sự kỳ vọng của khán giả.
Kỷ niệm không thể quên trong lần đầu làm đạo diễn sự kiện
Vậy trong 4 năm làm đạo diễn sự kiện, chắc hẳn bạn đã gặp không ít tình huống sự cố, đặc biệt là những phút cuối trước khi chương trình bắt đầu. Bạn có nhớ một sự cố nào xảy ra ngay trước giờ G mà đến bây giờ bạn vẫn nhớ rất rõ không?
Trong quá trình làm việc mình đã gặp rất nhiều sự cố bất ngờ, tuy nhiên, mình sẽ mãi nhớ kỷ niệm mà lần đầu tiên mình được giữ vai trò là đạo diễn sự kiện. Đó chỉ là một sự kiện khai trương nhỏ của cửa hàng Viettien House tại Quang Trung, Hà Đông vào năm 2023, trước đây thì mình đã được đi theo các anh chị lớn để làm trợ lý hoặc đóng vai trò là một phần của sự kiện và đã có kinh nghiệm tổ chức sự kiện rồi, nhưng đây là lần đầu tiên mình được trải nghiệm ở vị trí đạo diễn này.
Lúc đó sắp bắt đầu chương trình, mọi thứ gần như đã “đâu vào đó”, nhưng ban hậu cần bên mình lại nhầm lẫn 1 hạng mục nhỏ, đó là hạng mục trang trí, thay vì mang đến bóng thả trần trang trí thì bạn lại đưa đến trước mắt mình 1 túi bóng thả sàn rất to. Nghe thì có vẻ chỉ là một hạng mục rất nhỏ, nhưng mình thực sự đã vô cùng hoảng hốt.
Tuy chỉ là một hạng mục nhỏ, nhưng mình nghĩ chính những tình huống như vậy lại cho thấy rõ áp lực của người đạo diễn. Mình muốn quay lại đúng khoảnh khắc đó một chút: lúc bạn phát hiện ra bóng bay đã bị chuẩn bị sai phương án, chương trình còn khoảng bao lâu nữa thì bắt đầu? Và lúc đó trong cửa hàng đã có khách mời chưa?
Lúc đó mình nhớ không nhầm thì chỉ còn khoảng 40 – 45 phút nữa là đón khách rồi, may mắn là khi đó chỉ có ekip bên mình và khách hàng ở đó thôi, chưa có đông khách mời tới dự sự kiện. Nhưng điều khó khăn là nhà cung cấp bóng khi ấy của tụi mình lại ở khá xa địa điểm tổ chức sự kiện, khoảng hơn 10 cây số, chương trình khai trương tổ chức vào buổi sáng đúng thời điểm mọi người đang đổ ra đường để đi làm nữa nên việc đến thu hồi lại số bóng sai và bổ sung bóng thả trần gần như là bất khả thi.
Khi phát hiện sự cố nhầm lẫn đó, phản ứng đầu tiên của bạn là gì? Bạn đã xử lý tình huống như thế nào?
Khi đó phản ứng đầu tiên của mình là hoảng loạn (cười). Mình thực sự còn quá non nớt để có thể bình tĩnh suy nghĩ phương án trong những phút đầu. Tuy nhiên sau đó mình đã không chọn liên hệ lại nhà cung cấp bóng ở xa đó nữa, thay vào đó ekip mình đã ngay lập tức tìm kiếm một nhà cung cấp gần nhất với địa điểm sự kiện và báo họ chuẩn bị bóng, trong khi đó 2 thành viên của bên mình đã chạy xe máy tới tận kho để lấy nhằm tiết kiệm thời gian.
May là các bạn cũng đã về kịp trước giờ khách mời đến đông đủ để setup số bóng đó. Đồng thời số bóng thả sàn đã được chuyển đến trước đó bên mình đã tặng thêm cho khách hàng để trang trí thêm cho sự kiện cũng như một món quà tri ân khách hàng cho lần hợp tác đầu tiên, khách hàng cũng khá vui vẻ và cảm ơn bên mình vì món quà nhỏ đó.
Điều gì khiến bạn quyết định sẽ không bỏ số bóng thả sàn đó mà chuyển thành một món quà tặng cho khách hàng? Lúc nói phương án này với khách hàng, bạn có lo họ sẽ nghĩ rằng ekip đang “chữa cháy” hay không?
Thực ra đó cũng là lần đầu tiên mình đóng vai trò là đạo diễn tại sự kiện, vì thế mình cũng còn rất nhiều thiếu sót, nhưng mình hiểu rằng sự kiện là nơi mà bạn sẽ không thể sửa sai được, nếu như bạn không xử lý kịp thời các tình huống thì khoảnh khắc đó sẽ qua đi, vì mình đâu có cơ hội thứ hai để tổ chức lại sự kiện đó nữa. Mình tin rằng nếu mình biết cách xử lý khéo léo thì khách hàng sẽ thông cảm cho các quyết định của mình, mình không cố gắng để “chữa cháy” bằng lời nói, thay vào đó mình chọn cách hành động thực tế để giải quyết vấn đề trước mắt để khách hàng có thể tự nhìn nhận một cách khách quan. Quay lại sự kiện của Viettien House, số bóng thả sàn đó vẫn rất đẹp và đúng với tone màu của sự kiện, thay vì lãng phí tại sao chúng ta không biến nó thành một phần của sự kiện làm cho sự kiện thêm đẹp hơn, mình nghĩ là khách hàng sẽ rất vui khi nhận được thêm món quà từ ekip mà không bị mất thêm chi phí chứ (cười).
Sau khi bóng thả trần được giao đến và bạn triển khai kịp trước giờ đón khách, khoảnh khắc chương trình chính thức bắt đầu diễn ra như thế nào?
Chương trình vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không bị trễ timeline, tất cả cũng một phần là nhờ sự hỗ trợ từ khách hàng và ekip vận hành của Tuấn Việt. Khách hàng của chúng mình khá vui vì phản ứng của khách mời tại sự kiện vô cùng tốt. Sau chương trình thì công ty chúng mình cũng đã nhận được những phản hồi tốt cũng như lời cảm ơn đến từ khách hàng. Trong lần đầu làm đạo diễn sự kiện mình cũng vô cùng lo lắng không biết phản ứng của khách hàng sẽ như thế nào, nhưng lúc đó mình đã có thể thở phào nhẹ nhõm, đồng thời mình cũng có thêm nhiều tự tin cho các sự kiện sau.
Bài học sau 4 năm: “Sự kiện không có cơ hội để sửa sai”
Nhìn lại sự cố đầu tiên sau 4 năm làm nghề, bạn nghĩ điều gì quan trọng nhất mà lần đầu làm đạo diễn sự kiện đã dạy cho bạn? Nếu hiện tại gặp lại tình huống đó, bạn có chọn cách xử lý khác không?
Mình nghĩ điều quan trọng nhất khi lần đầu làm đạo diễn sự kiện đã dạy cho mình đó là bài học về sự tỉ mỉ, cẩn thận. Luôn luôn phải check lại các hạng mục dù có là thay đổi nhỏ nhất, vì điều đó không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mình, ekip của mình, sự kiện,… mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng, người đã tin tưởng và đặt kỳ vọng vào công ty.
Trong thời điểm hiện tại với 4 năm kinh nghiệm, mình và đội ngũ luôn cố gắng hết sức để không xảy ra tình huống như vậy nữa, vì như mình đã nói sự kiện là không có cơ hội để sửa sai, nên những bài học mà mình đã học được một lần thì sẽ ghi nhớ và rút kinh nghiệm sâu sắc. Chắc chắn trên con đường làm nghề, mình không thể biết được còn có những tình huống bất ngờ nào sẽ tới, vì thế khi làm một người đạo diễn sự kiện, trong bất kì tình huống nào, điều đầu tiên là phải luôn bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề và tư duy phản xạ nhanh nhạy để có thể xử lý được một cách linh hoạt và hợp lý nhất, hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.
Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang phải là người “bình tĩnh nhất” trong khi thực tế bên trong cũng rất lo lắng không?
Suốt thời gian làm đạo diễn sự kiện, chương trình nào mình cũng luôn có cảm giác lo lắng, hồi hộp như lần đầu hết, nhưng giữ sự bình tĩnh là tác phong làm việc chuyên nghiệp mà mình luôn tự nhắc bản thân không được phá vỡ. Và đội ngũ phía sau mình đều là các bạn trẻ nhiệt huyết, yêu nghề, mình luôn hướng đến việc cùng nhau phát triển, cùng nhau tiến bộ hơn mỗi ngày. Chính vì thế mình mong muốn tất cả ekip của Tuấn Việt Media sẽ đều rèn luyện sự chuyên nghiệp, từ tốn nhưng phải quyết đoán và lý trí để đem đến những sự kiện, những chương trình chất lượng cho khách hàng. Thực tế mỗi sự cố, dù là trên sân khấu hay là ở trong cánh gà, mình tin rằng chúng mình sẽ cùng nhau cố gắng giải quyết một cách “bình tĩnh nhất” trong khi tất cả đều lo lắng mà thôi (cười).
Nếu lần đầu làm đạo diễn sự kiện, đừng sợ mắc sai lầm
Nếu có một bạn trẻ chuẩn bị lần đầu tiên đứng ở vị trí đạo diễn sự kiện và đang rất lo lắng, bạn sẽ muốn nói với bạn ấy điều gì trước khi bước vào một chương trình đầu tiên?
Ai cũng phải bắt đầu từ đâu đó, chính mình cũng vậy thôi, từ lần đầu gặp sự cố đến giờ mình đã trải qua rất nhiều sự kiện khác cùng vô vàn tình huống không thể lường trước được, nhưng điều quan trọng là mình có dám thử, dám sai, và dám sửa hay không. Mình tin là với quyết tâm và sự đam mê yêu nghề, thì trong bất kỳ nghề nào bạn cũng có thể làm được và có cơ hội thành công. Thế nên nếu hôm nay là chương trình đầu tiên của bạn, thì đừng sợ cứ mạnh dạn là chính mình và tự tin thể hiện bản lĩnh của mình nhé!
Cảm ơn Ngọc Ánh về những chia sẻ vô cùng chân thành, chúc bạn nhiều sức khỏe và sẽ tiến xa hơn nữa trong sự nghiệp nhé!
Mời bạn đọc theo dõi một số nội dung liên hữu ích:
> Nghề đạo diễn sự kiện – Tiềm năng và những thách thức
> Kỹ năng tổ chức sự kiện – Những kỹ năng mà chuyên viên sự kiện cần phải có
> Review ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam – Tuấn Việt Media
