Một sự kiện Trung thu có thể được chuẩn bị kịch bản rất công phu nhưng vẫn gặp sự cố chỉ vì bỏ sót một vài chi tiết nhỏ khi khảo sát mặt bằng. Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Trung thu trọn gói, Tuấn Việt Media đã tổng hợp checklist những hạng mục quan trọng bạn nên kiểm tra trước khi chốt phương án tổ chức để tránh phát sinh không đáng có vào ngày diễn ra chương trình. Cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Vì sao cần khảo sát mặt bằng trước khi tổ chức Trung thu?
- Đảm bảo an toàn: Sự kiện Trung thu thường bao gồm nhiều hạng mục phức tạp và có nhiều em nhỏ tham dự, chính vì vậy cần khảo sát trước mặt bằng để dự trù phương án thi công của tất cả các hạng mục, đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng, đặc biệt là các hạng mục có cách thi công phức tạp và yêu cầu mức độ cẩn thận cao như dù tròn, nhà giàn, sân khấu,…
- Tối ưu chi phí: Mỗi vị trí tổ chức lại có một đặc điểm riêng đáp ứng được các hạng mục cụ thể, từ ý tưởng đến hiện thực hóa ý tưởng, cần rất nhiều yếu tố, đặc biệt là điều kiện mặt bằng. Khảo sát cụ thể có thể giúp nhà cung cấp kiểm tra tính khả thi của các hạng mục, tránh việc lên ý tưởng, tốn nhiều chi phí để sản xuất nhưng khi ra hiện trường lại không thể thi công được.
- Tránh phát sinh không đáng có: Vị trí của sự kiện sẽ ảnh hưởng đến thời gian tổ chức, số lượng người tham gia, số lượng tiết mục trong chương trình,… Vì vậy cần đo đạc kỹ để tránh việc ước lượng bằng cảm tính, từ đó hạn chế tình trạng thuê thừa gây lãng phí hoặc thiếu thiết bị nhưng không thể bổ sung kịp thời, làm ảnh hưởng đến chương trình.
Checklist những hạng mục cần kiểm tra khi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện Trung thu
Khi đi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện Trung thu, cần lên checklist cụ thể các hạng mục mà bạn đã lựa chọn, để ra hiện trường có thể tiến hành đo đạc một cách thuận lợi, tránh thiếu sót và tiết kiệm thời gian không phải quay lại hiện trường nhiều lần. Tuấn Việt Media gợi ý đến bạn checklist các hạng mục quan trọng:
Không gian sân khấu – backdrop
Sân khấu thường được bố trí ở vị trí phù hợp nhất với hướng quan sát của khán giả và điều kiện mặt bằng. Diện tích của sân khấu thường chiếm từ 25 – 30% tổng diện tích khu vực tổ chức tùy vào số lượng người biểu diễn, nội dung của chương trình.
Chiều cao của sân khấu sự kiện Trung thu thường từ 40 – 100cm, nếu tổ chức trong nhà, chiều cao sân khấu thường là 40cm trở xuống vì chiều cao của trần nhà có giới hạn, cần đảm bảo tương xứng với tỷ lệ kích thước backdrop chính. Ngược lại, khi tổ chức sự kiện ngoài trời nên làm chiều cao sân khấu từ 60 – 100cm để đảm bảo tầm nhìn của người xem, đồng thời giúp các nghệ sĩ biểu diễn thoải mái mà không sợ ảnh hưởng đến các em nhỏ khi các em lại gần trong lúc diễn ra tiết mục.
Sự kiện ngoài trời thường chiều cao sẽ sân khấu sẽ từ 60cm trở lên trong khi tổ chức trong nhà thì sân khấu thường chỉ cao dưới 40cm
Backdrop chính của sự kiện được đặt trên sân khấu, chiều rộng tương ứng với chiều ngang sân khấu, chiều cao đảm bảo cho người đứng chụp hình hoặc biểu diễn không bị che mất nội dung chương trình, thường từ 2,5 – 4m tùy vị trí lắp đặt có bị hạn chế trần nhà hay không.
Backdrop trong nhà sẽ phụ thuộc nhiều vào chiều cao của trần và diện tích phòng
Đối với các sự kiện sử dụng màn LED làm Backdrop chính, nên lưu ý diện tích phù hợp để gia cố màn LED là khoảng 1 – 1,5m phía sau sân khấu.
> Xem thêm: 65+ Mẫu backdrop trung thu đẹp – Tuấn Việt Media
Hệ thống âm thanh – ánh sáng
Cấu hình âm thanh cần đảm bảo cho khán giả ở xa nhất cũng có thể nghe thấy được, thông thường bộ âm thanh sẽ được đặt trên sân khấu và hướng về phía khán giả, tuy nhiên tùy vào độ rộng của mặt bằng và số lượng người tham dự mà số lượng loa cũng cần cân chỉnh cho phù hợp.
Cấu hình ánh sáng cũng nên linh hoạt, đối với các sự kiện tổ chức trong nhà hoặc ban ngày, ánh sáng chủ yếu chỉ phục vụ hiệu ứng trên sân khấu, nghệ sĩ và các tiết mục biểu diễn. Nhưng nếu tổ chức ngoài trời, ban đêm thì ánh sáng còn đóng vai trò chiếu sáng cho khu vực khán giả, nên bổ sung thêm đèn để giúp cho khán giả nhìn rõ hơn khi sự kiện diễn ra, đảm bảo an toàn khi khách mời di chuyển bên trong khu vực sự kiện.
Hệ thống điện
Không phải hệ thống điện dân sinh nào cũng đáp ứng được cấu hình âm thanh – ánh sáng lớn. Đối với các sự kiện sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng công suất lớn hoặc màn LED, cần kiểm tra công suất và tải điện thực tế của địa điểm (thường là nguồn điện 3 pha). Tùy cấu hình thiết bị, đơn vị kỹ thuật sẽ xác định nguồn điện phù hợp và chuẩn bị phương án cấp điện dự phòng nếu nguồn điện hiện có không đáp ứng.
Khu vực khán giả
Đối với khu vực khán giả ngồi, cần đo đạc diện tích thực tế sử dụng cho bàn ghế – lối đi là bao nhiêu để xác định được dung lượng bàn ghế có đáp ứng được số lượng khán giả dự kiến hay không. Một số sự kiện có cả khu vực trải nghiệm như tô tượng, câu cá, vặn bóng,… thì cần có không gian riêng để setup đồ đạc.
Các phương án che chắn
Mùa Trung thu thường kèm theo mưa bất chợt, chính vì vậy các sự kiện ngoài trời cần đặc biệt lưu ý đến phương án sử dụng dù tròn hay nhà giàn để tránh các rủi ro của thời tiết. Tuy nhiên không phải vị trí nào cũng có thể lắp đặt được dù và nhà giàn do nhiều điều kiện về diện tích, phương án gia cố,… cần khảo sát kỹ đồng thời lên thêm một phương án dự phòng tổ chức trong nhà, tránh việc phải đi khảo sát nhiều lần hoặc xảy ra sự cố bất ngờ không thể xử lý kịp.
> Có thể bạn quan tâm: Cho thuê dù tròn che sự kiện – Đa dạng kích thước và màu sắc
Khu vực gửi xe
Sự kiện Trung thu thường rất đông người, đặc biệt là phụ huynh thường lựa chọn sẽ di chuyển bằng ô tô để đi cả gia đình, chính vì vậy cần khảo sát khu vực gửi xe, bố trí cọc phân luồng, vé xe, nhân sự trông xe để đảm bảo an toàn. Đối với các sự kiện ở chung cư hay công ty đã có chỗ gửi xe cho khách, vẫn cần sắp xếp vị trí gửi xe cho nhân sự biểu diễn trong chương trình để đảm bảo nhân sự di chuyển nhanh gọn, tiện lợi không ảnh hưởng đến timeline của sự kiện.
Khu vực hậu cần
Với hệ thống nhân sự biểu diễn dày và đông người, khu vực hậu cần cực kỳ quan trọng hỗ trợ ekip nghệ sĩ xuất hiện trên sân khấu một cách chỉn chu nhất. Khu vực hậu cần nên đặt gần sân khấu, đảm bảo kín đáo và có sức chứa được cả đạo cụ, trang phục cho nhân sự.
An ninh an toàn và thủ tục xin phép quản lý địa phương
Nếu tổ chức Trung thu cho chung cư, trường học hoặc công ty hoặc thuê địa điểm, bạn cần làm hợp đồng với bên cho thuê hoặc xin phép quản lý địa phương như ban quản lý tòa nhà, xã/phường trực thuộc để được phép tổ chức sự kiện. Ngoài ra, khi tổ chức sự kiện ngoài trời với số lượng hạng mục lớn, cần setup trước hoặc tổng duyệt chương trình, bạn nên kiểm tra kỹ tình trạng an ninh của khu vực và yêu cầu có bảo vệ trông đồ đạc tránh mất, thất thoát thiết bị sẽ ảnh hưởng đến chương trình cũng như phải đền chi phí cho nhà cung cấp.
Nhìn chung khi đi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện Trung thu, cần đo đạc chính xác kích thước, số lượng các hạng mục, xem xét nhiều phương án dự phòng để khi có thay đổi bất thường cũng có thể xử lý được một cách nhanh gọn. Khi đi khảo sát vị trí sự kiện, cần có nhân sự kỹ thuật đi cùng để tham gia tư vấn, lên phương án tại chỗ, giúp bạn trong quá trình lên kịch bản, lựa chọn hạng mục được dễ dàng hơn.
Tuấn Việt Media chuyên tổ chức sự kiện Trung thu trọn gói với hơn 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ đi khảo sát mặt bằng, tư vấn hoàn toàn miễn phí và lên layout 2D để quý khách hàng dễ hình dung tổng quát sự kiện trước khi tiến hành setup.
Những sai lầm khi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện Trung thu
Khảo sát khi chưa xác định các thông tin cơ bản của chương trình
Khi xác định được vị trí dự kiến tổ chức, cần tiến hành khảo sát trước là điều nên làm, tuy nhiên, trước khi khảo sát bạn cần nắm rõ thêm một số thông tin cơ bản khác của sự kiện như số lượng người tham gia, các hoạt động dự kiến tổ chức,…. để thuận tiện hơn cho việc đo đạc, tư vấn phương án thi công. Nếu tới khảo sát quá sớm khi chưa có hình dung ban đầu về sự kiện, rất có thể bạn sẽ phải quay lại khảo sát nhiều lần rất mất thời gian và công sức.
Không đo đạc kỹ kích thước
Nhiều người khi khảo sát không đo đạc chính xác kích thước sân khấu, backdrop, khu vực để bàn ghế,… mà chỉ ước lượng bằng mắt thường. Điều này có thể dẫn đến sai số khi setup, khiến ekip phải bổ sung hoặc thay đổi thiết bị tại hiện trường. Trường hợp nghiêm trọng hơn, toàn bộ phương án bố trí có thể phải điều chỉnh lại, làm chậm tiến độ thi công.
Không kiểm tra kỹ nguồn điện
Hệ thống âm thanh – ánh sáng đóng góp một phần tạo nên linh hồn cho chương trình, bất kỳ sự cố nào dù là nhỏ nhất cũng có thể khiến cho khán giả bị tụt cảm xúc. Chính vì thế cần kiểm tra kỹ nguồn điện và lên phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra (yêu cầu có kỹ thuật trực điện, chuẩn bị máy nổ thay thế,…)
Lựa chọn đơn vị khảo sát mặt bằng và đơn vị thi công sự kiện riêng lẻ
Việc lựa chọn một đơn vị khảo sát riêng và một đơn vị thi công khác có thể khiến thông tin về mặt bằng, kích thước và phương án kỹ thuật bị truyền đạt không đầy đủ. Khi đơn vị khảo sát và thi công không thống nhất, nguy cơ phát sinh khi setup cũng cao hơn… Vì vậy, với các chương trình Trung thu có nhiều hạng mục, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có khả năng khảo sát, lên layout và trực tiếp triển khai thi công để đảm bảo phương án được thống nhất từ đầu.
Tham khảo thêm các nội dung hữu ích để chuẩn bị tổ chức Trung thu hiệu quả:
> Chi phí tổ chức Trung thu là bao nhiêu? – Checklist từng hạng mục và báo giá chi tiết
> Kế hoạch tổ chức Trung thu cho trẻ – Tư vấn chi tiết AZ
> Timeline chương trình Trung thu – Timeline khoa học, rõ ràng
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức trọn gói sự kiện Trung thu uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện với kinh nghiệm tổ chức trọn gói hơn 1000 sự kiện Trung thu khắp Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, Tuấn Việt Media tự hào sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên có tay nghề cao, có khả năng khảo sát mặt bằng và tư vấn tại chỗ hoàn toàn miễn phí, giúp khách hàng hình dung được tổng quát sự kiện và lựa chọn được phương án tối ưu.
Ngoài ra Tuấn Việt Media còn là một trong những đơn vị hàng đầu Hà Nội về concept, ý tưởng sự kiện Trung thu, mang đến cho bạn một sự kiện hoành tráng, mới mẻ, độc đáo với mức giá vô cùng cạnh tranh. Bạn chưa biết mặt bằng hiện tại có phù hợp với concept và các hạng mục Trung thu dự kiến hay không? Hãy gửi địa chỉ và quy mô chương trình tới Hotline 0985 444 859. Đội ngũ kỹ thuật sẽ hỗ trợ khảo sát thực tế, tư vấn phương án và lên layout 2D giúp bạn hình dung chương trình trước khi triển khai.
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tết Trung thu cho trẻ em – Tuấn Việt Media
