Đâu là những khó khăn khi tổ chức lễ bế giảng? Thiết bị thiếu đồng bộ, âm thanh – ánh sáng trục trặc, thời tiết bất ngờ thay đổi khiến chương trình bị gián đoạn. Những sự cố này không chỉ làm mất đi sự trang trọng của buổi lễ mà còn ảnh hưởng đến cảm xúc của hàng trăm học sinh và phụ huynh. Vậy làm thế nào để hạn chế tối đa rủi ro và tổ chức sự kiện bế giảng thật chỉn chu, ý nghĩa? Hãy cùng khám phá danh sách thiết bị quan trọng, các lưu ý cần nhớ và giải pháp tổ chức trọn gói từ Tuấn Việt Media nhé!
Cùng Tuấn Việt Media khám phá cẩm nang những việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ bế giảng nhé!
Checklist những việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức lễ bế giảng
Lễ bế giảng là cột mốc đặc biệt được tổ chức vào thời điểm cuối năm học, khi thầy trò cùng nhìn lại hành trình đã qua, tổng kết kết quả học tập và rèn luyện. Đối với các học sinh, sinh viên cuối cấp, đây không chỉ là ngày tổng kết mà còn là “nghi thức chia tay” đặc biệt, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong cuộc đời. Khoảnh khắc này mang đến nhiều cung bậc cảm xúc – từ tự hào, xúc động đến tiếc nuối – không chỉ với học trò mà còn với các bậc phụ huynh.
Lễ bế giảng mang nhiều ý nghĩa đặc biệt
Chính vì sự quan trọng và ý nghĩa của buổi lễ mà việc chuẩn bị phải thật chỉn chu và kỹ lưỡng. Dưới đây là checklist những hạng mục không thể bỏ qua khi chuẩn bị cho buổi lễ:
-
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể: Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ các mục tiêu của buổi lễ, quy mô như thế nào. Sau đó, cần tham mưu với Ban giám hiệu để chốt thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp.
-
Xây dựng kịch bản chương trình: Phác thảo rõ timeline từng phần như: văn nghệ chào mừng, phát biểu đại biểu, trao thưởng, phần tri ân và tổng kết. Kịch bản càng chi tiết, quá trình điều phối sân khấu càng hiệu quả.
-
Chuẩn bị nhân sự và danh sách khách tham dự: Quý thầy cô cần phân công cụ thể cho từng bộ phận như: MC, lễ tân, hậu cần, kỹ thuật, người phụ trách dẫn học sinh, quay chụp… Đồng thời lập danh sách học sinh, phụ huynh, giáo viên và khách mời để chủ động sắp xếp vị trí.
-
Dự trù thiết bị sự kiện: Tiếp theo, cần lên danh sách chi tiết các thiết bị cần thiết để tổ chức lễ bế giảng. Sau đó liên hệ với nhà cung cấp để đặt lịch thuê thiết bị.
-
Tổng duyệt chương trình: Trước ngày tổ chức, cần tổng duyệt để kiểm tra kịch bản, các tiết mục biểu diễn, vận hành âm thanh – ánh sáng và khắc phục các lỗi kỹ thuật có thể xảy ra.
Tư vấn thiết bị cần thiết khi tổ chức lễ bế giảng
Sau khi lên kế hoạch rõ ràng, việc chuẩn bị thiết bị đầy đủ và phù hợp sẽ quyết định phần lớn đến chất lượng của buổi lễ. Dưới đây là danh sách những thiết bị không thể thiếu để một buổi lễ bế giảng diễn ra suôn sẻ và trang trọng:
Sân khấu sự kiện
Sân khấu là khu vực chính diễn ra các hoạt động như phát biểu, biểu diễn, trao thưởng. Do đó, cần ưu tiên sân khấu có kết cấu chắc chắn, chịu lực tốt, đảm bảo an toàn cho người di chuyển và biểu diễn. Nên chọn sân khấu có chiều cao vừa phải (thường từ 40 – 60cm), có thảm phủ hoặc trang trí thêm váy sân khấu để tạo sự trang trọng.
Về phần backdrop sân khấu, đây là yếu tố nhận diện hình ảnh chính, cần thể hiện rõ tên trường, niên khóa và chủ đề lễ bế giảng.
Hệ thống âm thanh – ánh sáng
Âm thanh cần được tính toán kỹ lưỡng dựa vào không gian tổ chức. Với sân trường rộng, chúng ta nên sử dụng hệ thống loa full công suất lớn, đi kèm các loa sub để bảo đảm âm thanh rõ ràng, không bị loãng. Micro không dây chất lượng cao là lựa chọn ưu tiên cho phát biểu, điều phối chương trình.
Nếu tổ chức lễ bế giảng trong hội trường hoặc nhà thi đấu đa năng, quý thầy cô nên trang bị thêm các thiết bị chiếu sáng cần thiết. Hệ thống ánh sáng thông thường bao gồm đèn parled chiếu sáng toàn bộ sân khấu và một vài đèn chiếu điểm ở vị trí phát biểu, giúp tạo điểm nhấn và đảm bảo cho ánh sáng tốt khi chụp hình.
Hệ thống âm thanh ánh sáng dành cho sự kiện ngoài trời do Tuấn Việt cung cấp
Hệ thống âm thanh ánh sáng dành cho lễ bế giảng tổ chức trong hội trường
Nếu không có quá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, quý thầy cô có thể liên hệ với Tuấn Việt Media để nhận tư vấn chính xác các thiết bị âm thanh ánh sáng cần thiết nhé.
Màn hình LED hoặc máy chiếu
Nếu muốn trình chiếu video kỷ yếu, hình ảnh hoạt động năm học, nên cân nhắc sử dụng màn LED, Màn hình led sẽ cho hiển thị rõ nét, không bị ảnh hưởng bởi ánh sáng ban ngày. Trong trường hợp tổ chức trong hội trường hoặc có không gian đủ tối, máy chiếu sẽ là phương án hiệu quả giúp quý nhà trường tiết kiệm chi phí tổ chức lễ bế giảng hơn.
Màn led cũng giúp cho sự kiện thêm phần chuyên nghiệp và hoành tráng hơn
Lựa chọn và setup bàn ghế
Về bàn ghế dành cho quý thầy cô và quý đại biểu thì cần có sự trang trọng và lịch thiệp. Ở khu vực này, Tuấn Việt Media gợi ý sử dụng bàn IBM chữ nhật kèm ghế banquet. Màu sắc quây, khăn bàn, nơ ghế thường theo tone trắng – xanh dương hoặc tone trắng – đỏ. Tuy nhiên quý thầy cô có thể linh hoạt lựa chọn dựa trên concept của sự kiện. Riêng khu vực dành cho học sinh có thể lựa chọn ghế inox hoặc ghế nhựa vuông để tiện di chuyển và sắp xếp.
Hình ảnh bàn ghế và các thiết bị sự kiện do Tuấn Việt cung cấp tại lễ bế giảng của học viện thẩm mỹ Ella Academy
Ghế inox là lựa chọn ưu tiên đối với những sự kiện quy tụ đông đảo học sinh, sinh viên
Về cách setup bàn ghế: cần sắp xếp chỗ ngồi khoa học theo từng nhóm đối tượng như: đại biểu – phụ huynh phía trước, giáo viên kế tiếp và học sinh ở hàng sau. Việc sắp xếp và ấn định các vị trí ngồi từ trước sẽ giúp việc điều phối dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Thiết kế photobooth – khu vực check in
Ngoài ra, nên bố trí photo booth check-in riêng dành cho học sinh với các thiết kế sáng tạo mang đậm dấu ấn của lớp – khóa – trường. Đây cũng là không gian lưu giữ những khoảnh khắc đẹp của học sinh và thầy cô.
Khu vực check in tại lễ bế giảng
Thiết bị che chắn
Nếu tổ chức lễ bế giảng ngoài trời, việc lắp đặt dù tròn lớn hoặc nhà bạt không gian là điều bắt buộc để tránh nắng gắt hoặc mưa bất chợt. Về việc lắp đặt cần khảo sát trước địa hình để lựa chọn thiết bị phù hợp, quý thầy cô có thể liên hệ Tuấn Việt Media để được khảo sát sân trường miễn phí và tư vấn phương án tối ưu nhất.
Các thiết bị khác
Ngoài những thiết bị Tuấn Việt đã nêu trên, còn có một số hạng mục khác cũng rất quan trọng như: bục phát biểu, bản tên và hoa trang trí bàn đại biểu, bảng tên theo lớp, thảm đỏ sự kiện, cột chắn inox, cổng chào hơi, quạt công nghiệp hoặc quạt điều hòa và các đạo cụ khác. Tùy vào quy mô và định hướng tổ chức mà quý thầy cô có thể lựa chọn bổ sung thêm các thiết bị này sao cho phù hợp.
Dịch vụ tổ chức lễ bế giảng trọn gói tại Tuấn Việt Media
Với hơn 12 năm kinh nghiệm, Tuấn Việt Media là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện học đường trọn gói – đặc biệt là lễ bế giảng cuối năm, cuối khóa cho các trường học và trung tâm giáo dục tư thục. Tự hào là đơn vị sở hữu nền tảng vững chắc về nhân sự, thiết bị và quy trình tổ chức, Tuấn Việt cam kết mang đến dịch vụ tổ chức lễ bế giảng chuyên nghiệp, trọn gói, giúp nhà trường xây dựng một chương trình chỉn chu, trang trọng và đầy cảm xúc. Đặc biệt, ưu đãi lên đến 30% cho các gói dịch vụ trọn gói sẽ giúp quý nhà trường tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Lý do các đơn vị giáo dục tại Hà Nội đều tin tưởng lựa chọn Tuấn Việt Media để tổ chức lễ bế giảng mỗi năm:
-
Quy trình tổ chức chuẩn chỉnh từ A–Z: Khoa học – chi tiết – cá nhân hóa theo từng đơn vị.
-
Kinh nghiệm dày dặn, am hiểu sâu sắc đặc thù tổ chức cho từng cấp học.
-
Thiết bị hiện đại, an toàn, đồng bộ, đảm bảo cả yếu tố kỹ thuật và thẩm mỹ.
-
Chi phí minh bạch, linh hoạt theo ngân sách, không phát sinh thêm.
-
Hỗ trợ tận tâm 24/7, luôn đồng hành cùng quý thầy cô từ những khâu đầu tiên cho đến khi chương trình kết thúc trọn vẹn.
Quý nhà trường có nhu cầu tổ chức lễ bế giảng xin vui lòng liên hệ hotline 0985 444 859 để được Tuấn Việt Media tư vấn chi tiết và nhanh chóng nhất. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành và góp phần tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ trong hành trình tri ân của nhà trường.
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Mời bạn tham khảo một số hình ảnh các sự kiện tại các trường học do Tuấn Việt tổ chức:
Sự kiện chào tân sinh viên – Học viên Bưu chính Viễn thông (Cơ sở miền Bắc)
Ngày hội công nghệ Open Steam Day 2024 – FPT Schools Hà Nam
Lễ khai giảng năm học 2024 – 2025 trường THPT Phùng Khắc Khoan
Lễ khai giảng năm học 2024 – 2025 trường cao đẳng quốc tế Hà Nội
Sự kiện Ngày hội văn hóa đa quốc gia 2025 – Trường cao đẳng quốc tế Hà Nội
Sự kiện tri ân giảng viên nhân dịp 20/11 tại Times Schools
Tìm hiểu thêm những lưu ý khi tổ chức lễ bế giảng
Để buổi lễ bế giảng diễn ra trọn vẹn và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng học sinh, phụ huynh cũng như khách mời, quý thầy cô cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:
-
Dự phòng thời tiết nếu tổ chức ngoài trời: Hãy chuẩn bị các phương án như thuê dù tròn, mái che, hoặc sẵn sàng chuyển đổi không gian tổ chức nếu có mưa. Đồng thời theo dõi sát sao dự báo thời tiết 1–2 ngày trước lễ để có phương án xử lý kịp thời.
-
Điều phối thời gian chương trình chặt chẽ: Xây dựng timeline rõ ràng, phân chia hợp lý các phần của chương trình. Không nên kéo dài quá lâu, tránh gây mệt mỏi cho học sinh và phụ huynh. Nên bố trí một nhân sự phụ trách điều phối tổng thể xuyên suốt buổi lễ.
-
Quản lý học sinh – phụ huynh – khách mời: Cần phân luồng đón tiếp hợp lý, bố trí chỗ ngồi rõ ràng theo từng nhóm. Đồng thời, nên có đội ngũ hậu cần hướng dẫn vị trí và hỗ trợ khi cần thiết.
-
Đảm bảo an toàn kỹ thuật trong lắp đặt thiết bị: Đặc biệt là âm thanh, ánh sáng, sân khấu và đường dây điện – nên được kiểm tra kỹ càng trước giờ G, tránh sự cố ảnh hưởng đến buổi lễ ý nghĩa này.
-
Kịch bản có phương án linh hoạt: Có thể phát sinh tình huống ngoài ý muốn (trục trặc kỹ thuật, phát biểu quá thời gian,…), vì vậy cần có MC và người điều phối xử lý linh hoạt theo tình huống thực tế.
> Tham khảo: Rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách giải quyết
Trên là tư vấn tất tần tật những hạng mục quan trọng mà quý thầy cô cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện bế giảng. Hy vọng những thông tin trên sẽ thật sự hữu ích đối với quý thầy cô. Để nhận thêm tư vấn tổ chức bế giảng trọn gói cũng như chương trình khuyến mãi hiện hành, hãy nhanh tay liên hệ ngay với Tuấn Việt qua hotline 0985 444 859 nhé!
