Sân khấu có thể được dựng trong vài giờ nhưng để mọi hạng mục hoàn thiện đúng thời điểm lại là cả một bài toán về kinh nghiệm, quy trình và khả năng kiểm soát tiến độ. Chỉ khi từng công đoạn được kết nối liền mạch, chương trình mới có thể sẵn sàng trước giờ G và hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn.
Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án trên toàn miền Bắc, Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ setup sân khấu chuyên nghiệp từ A – Z với quá trình thi công nhanh gọn, đúng tiến độ, bảo đảm an toàn và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để được tư vấn phương án phù hợp!
Hình ảnh setup sân khấu sự kiện thực tế tại Tuấn Việt Media
Quy trình setup sân khấu sự kiện chuyên nghiệp
Tiến độ thi công bị kéo dài, phát sinh chi phí hay các hạng mục chồng chéo thường đến từ quy trình triển khai chưa phù hợp. Khi từng bước được tính toán sớm, đội ngũ thi công sẽ chủ động hơn trong quá trình setup và giảm bớt áp lực trước ngày diễn ra chương trình. Dưới đây, Tuấn Việt Media sẽ chia sẻ quy trình setup sân khấu được đội ngũ áp dụng khi triển khai thực tế mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
Khảo sát địa điểm tổ chức
Mỗi phương án setup sân khấu đều cần được xây dựng từ điều kiện thực tế của địa điểm tổ chức. Tuấn Việt Media thường khảo sát địa điểm trước khi thi công để đánh giá vị trí đặt sân khấu, kết cấu mặt bằng, khả năng chịu tải, nguồn điện và khoảng cách quan sát của khách mời. Từ đó, đội ngũ sẽ lên phương án thi công phù hợp với không gian giúp sân khấu hoàn thiện đúng thiết kế – đúng tiến độ và đảm bảo an toàn.
Khảo sát không gian tổ chức kỹ lưỡng để lên phương án setup thi công sân khấu phù hợp nhất
Xác định kích thước, sơ đồ bố trí
Sân khấu càng phù hợp với không gian, trải nghiệm của khách tham dự càng được nâng cao. Trước khi thi công, doanh nghiệp cần xác định hình dáng sân khấu theo tính chất chương trình như sân khấu chữ nhật, sân khấu chữ T, sân khấu trung tâm hay sân khấu bán nguyệt. Đồng thời, tính toán chiều dài, chiều rộng, chiều cao và xây dựng “sơ đồ bố trí” thể hiện vị trí sân khấu, màn hình LED, hệ thống truss, âm thanh, ánh sáng, cánh gà, lối lên xuống chi tiết.
Riêng những chương trình có khu vực khán giả cố định, sơ đồ cũng phải thể hiện được cách bố trí ghế ngồi, khoảng cách đến sân khấu và lối di chuyển để đảm bảo tầm nhìn, hạn chế chồng chéo khi thi công.
Setup sân khấu chữ T do Tuấn Việt Media thực hiện
Thi công, lắp đặt sân khấu
Bản vẽ kỹ thuật chỉ thật sự phát huy giá trị khi từng hạng mục được triển khai chính xác tại hiện trường. Tùy theo quy mô chương trình, Tuấn Việt Media sẽ tiến hành dựng khung sân khấu bằng khung thép chịu lực kết hợp tay giằng và chân sắt đan chéo để tạo kết cấu vững chắc. Chiều cao sân tính từ mặt đất lên sàn sân khấu cao cũng có thể linh hoạt thay đổi từ 10cm, 20cm,.. đến 1,2m.
Bên cạnh đó, phần mặt sàn sử dụng ván ép chuyên dụng có khả năng chịu lực và chống nước, được trải thảm cùng váy quây đồng màu giúp tạo nên tổng thể chỉn chu trước khi đưa vào vận hành.
Hình ảnh quá trình thi công sân khấu thực tế tại Tuấn Việt Media
Bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng – backdrop / màn hình LED
Mỗi không gian tổ chức sẽ có những yêu cầu khác nhau trong quá trình bố trí thiết bị sân khấu. Với sự kiện ngoài trời, hội nghị hay gala dinner, vị trí của màn hình LED, hệ thống âm thanh và ánh sáng đều cần được điều chỉnh phù hợp để bảo đảm hiệu quả trình diễn và trải nghiệm của khách tham dự.
- Backdrop / Màn hình LED: Nếu chương trình cần trình chiếu video, nhiều nội dung hoặc hiệu ứng, màn hình LED là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, với các sự kiện ưu tiên tiết kiệm chi phí hoặc chỉ cần hiển thị nhận diện thương hiệu, backdrop Hiflex là giải pháp hiệu quả. Backdrop được in trên bạt Hiflex 360gr, căng trên khung sắt 40x40mm nên có độ bền cao, khó bị rách, sử dụng tốt cả trong nhà và ngoài trời. Tùy quy mô chương trình, đơn vị tổ chức có thể kết hợp backdrop sân khấu với backdrop check-in để tăng nhận diện thương hiệu và tạo điểm chụp ảnh cho khách mời.
- Hệ thống âm thanh: Nên căn cứ vào diện tích khu vực tổ chức, số lượng khách tham dự và loại hình chương trình để chọn công suất loa, vị trí đeo hoặc đặt loa để âm thanh lan toả đồng đều.
- Ánh sáng: Bố trí đèn Beam, Par LED, Follow hoặc Moving Head theo kịch bản chương trình và khu vực trình diễn, tạo hiệu ứng phù hợp cho từng tiết mục, bảo đảm sân khấu luôn nổi bật.
Toàn cảnh setup màn hình led, hệ thống âm thanh ánh sáng khủng tại sự kiện The Sailing Quy Nhơn do Tuấn Việt Media thực hiện
Nhận giải pháp setup sân khấu phù hợp với sự kiện của bạn ngay qua hotline 0985 444 859 hoặc tham khảo thêm báo giá và tư vấn qua các bài viết dưới đây:
Bố trí các hạng mục trang trí
Sau khi hoàn thiện kết cấu sân khấu và hệ thống kỹ thuật, các hạng mục trang trí sẽ được triển khai nhằm tạo nên tổng thể đồng bộ với chủ đề chương trình. Tùy theo concept sự kiện, đơn vị tổ chức có thể bố trí bục phát biểu, bục vinh danh, bàn lễ tân, photobooth, standee, hoa tươi, bóng bay… để sân khấu thêm đẹp mắt và thu hút hơn. Trong quá trình thi công, cần bảo đảm các hạng mục được sắp xếp hài hòa, không che khuất tầm nhìn, không ảnh hưởng đến hệ thống âm thanh, ánh sáng và lối di chuyển, đồng thời giữ sự thống nhất về màu sắc, chất liệu và nhận diện thương hiệu của chương trình.
Trang trí mô hình thú cưng và bóng bay tại sân khấu sự kiện Vui tết thiếu nhi – 6th Element
Trang trí backdrop cánh 2 bên giúp sân khấu thêm nổi bật và hoành tráng hơn
> Tham khảo thêm: Trang trí sân khấu sự kiện – Tuấn Việt Media
Kiểm tra kỹ thuật và chạy thử chương trình
Toàn bộ hạng mục cần được rà soát kỹ trước khi sân khấu chính thức đưa vào vận hành. Doanh nghiệp cần kiểm tra độ ổn định của kết cấu sân khấu, khả năng hoạt động của hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và nguồn điện để mọi thiết bị vận hành đúng theo phương án đã xây dựng.
Ngoài ra, nên chạy thử chương trình với đầy đủ nội dung trình chiếu, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh và thời gian chuyển cảnh để kịp thời phát hiện những sai lệch còn tồn tại và điều chỉnh trước khi chương trình chính thức diễn ra.
Công tác chạy thử chương trình giúp cho sự kiện thêm mượt mà, chỉn chu hơn
Những lưu ý để quá trình setup sân khấu diễn ra thuận lợi
Một sân khấu hoàn thiện đúng tiến độ luôn bắt đầu từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở từng hạng mục. Ngoài quy trình triển khai, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điều sau để quá trình setup sân khấu diễn ra thuận lợi và đáp ứng đúng nhu cầu.
Hiểu rõ yêu cầu diễn giả/ nhóm biểu diễn
Nội dung, các hoạt động trong chương trình sẽ quyết định cách setup sân khấu và phương án bố trí các hạng mục kỹ thuật. Từ chương trình hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner cho đến khai trương đều có yêu cầu khác nhau về không gian trình diễn. Doanh nghiệp nên trao đổi trước với diễn giả hoặc nhóm biểu diễn để xác định số lượng người tham gia, đạo cụ sử dụng và các yêu cầu kỹ thuật đi kèm như hình ảnh, âm thanh,… để lên phương án setup phù hợp.
Nắm rõ yêu cầu của BTC, kịch bản chương trình để có phương án chuẩn bị sân khấu phù hợp nhất
Bố trí sân khấu phù hợp layout ghế ngồi
Khi setup sân khấu, layout ghế ngồi cũng cần được tính toán song song để tạo góc quan sát thuận lợi cho khách tham dự. Tuỳ theo loại hình sự kiện, Tuấn Việt Media thường lên phương án bố trí như sau:
- Workshop, hội thảo: Bố trí sân khấu gần khu vực khách mời, kết hợp layout lớp học hoặc chữ U để rút ngắn khoảng cách, tạo sự tương tác giữa diễn giả và người tham dự.
- Hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm: Giữ khoảng cách phù hợp giữa sân khấu và hàng ghế đầu để mở rộng góc quan sát cho khách VIP. Các hàng ghế sau sẽ được sắp xếp theo trục để đảm bảo tầm nhìn thông thoáng và thuận tiện cho quá trình di chuyển.
- Gala dinner: Đặt sân khấu ở vị trí trung tâm kết hợp layout bàn tiệc tròn theo hình vòng cung hoặc đối xứng để khách mời dễ dàng theo dõi chương trình.
- Sự kiện ngoài trời, chương trình biểu diễn: Thường có quy mô lớn và phạm vi quan sát rộng – khu vực khán giả cần được bố trí gần sân khấu, đồng thời bố trí thêm màn hình LED để hình ảnh, âm thanh được truyền tải rõ nét đến nhiều khu vực.
Layout setup sân khấu và bàn ghế tại sự kiện: Khai trương điểm tập kết hàng hóa cảng SOWATCO do Tuấn Việt Media thực hiện
Layout setup tại sự kiện tất niên công ty Xuân Cầu Holdings do Tuấn Việt Media thực hiện
Sân khấu phải là tâm điểm của chương trình
Không gian sự kiện sẽ trở nên liền mạch hơn khi sân khấu được đặt ở vị trí nổi bật và dễ quan sát. Những khu vực như bàn gallery, teabreak, quầy đồ uống, khu trưng bày hay check-in nên được sắp xếp tách khỏi hướng quan sát của khách để hạn chế phân tán sự chú ý trong suốt chương trình.
Đặc biệt với những sự kiện có quy mô lớn hoặc cần tăng hiệu ứng trình diễn, doanh nghiệp có thể cân nhắc mở rộng sân khấu bằng cánh gà, sân khấu chữ T hoặc sân khấu phụ phù hợp với kịch bản. Phương án này sẽ giúp không gian trở nên ấn tượng hơn và tạo được khu vực di chuyển thuận tiện cho MC, diễn giả,..
Sân khấu, màn led cùng hệ thống âm thanh ánh sáng đẳng cấp do Tuấn Việt thực hiện tại sự kiện FPT Talent
Dự phòng sự cố trong quá trình setup
Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng, quá trình setup sân khấu vẫn có thể xuất hiện những phát sinh ngoài dự kiến. Nguồn điện không ổn định, thời tiết thay đổi, thiết bị gặp trục trặc hay mặt bằng thi công khác với khảo sát ban đầu đều có thể ảnh hưởng đến tiến độ triển khai. Khi chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho mọi tình huống, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về quá trình setup và hạn chế gián đoạn khi chương trình bước vào giờ G.
Tuấn Việt Media – Đơn vị setup sân khấu & tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội
Setup sân khấu chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở khâu thi công mà còn là quá trình phối hợp giữa nhiều hạng mục từ thiết bị, nhân sự cho đến tiến độ triển khai. Với hơn 15 năm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các chương trình quy mô khác nhau, Tuấn Việt Media mang đến giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói với quy trình bài bản và hệ thống thiết bị sẵn sàng đáp ứng nhiều yêu cầu thực tế.
- Kết cấu sân khấu chắc chắn: Hệ thống sân khấu được đầu tư kết cấu vững chắc, đáp ứng nhiều yêu cầu về kích thước, chiều cao và có thể triển khai trên nhiều loại mặt bằng khác nhau.
- Đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp: Nhân sự được đào tạo bài bản, chủ động phối hợp trong suốt quá trình setup, bảo đảm bàn giao đúng tiến độ và hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt chương trình.
- Kinh nghiệm thực chiến: Tuấn Việt Media đã tổ chức hàng nghìn chương trình lớn nhỏ, phục vụ nhiều doanh nghiệp và thương hiệu lớn tại Hà Nội cũng như các tỉnh thành lân cận như VNPT, Thu Cúc TCI, Hapam, Đất Xanh Miền Bắc,… nhờ đó chúng tôi hiểu rõ đặc thù từng lĩnh vực để xử lý đa dạng yêu cầu về không gian, quy mô và hình thức tổ chức.
- Chi phí hợp lý, nhiều ưu đãi: Nhờ sở hữu hệ thống 6 kho thiết bị tại Hà Nội giúp tối ưu thời gian vận chuyển và tiết kiệm chi phí qua trung gian cho khách hàng. Đặc biệt với khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, còn được nhận chiết khấu lên đến 30% chi phí.
Mời bạn tham khảo toàn bộ quá trình setup của Tuấn Việt Media tại sự kiện: Kỷ niệm 40 năm thành lập Dream International LTD
Nếu doanh nghiệp cũng đang tìm kiếm đơn vị setup sân khấu chuyên nghiệp hoặc cần tư vấn phương án trọn gói, Tuấn Việt Media luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Liên hệ hotline 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá nhanh chóng!
Tham khảo thêm một số nội dung liên quan:
