Một buổi tiệc trà thành công là khi khách mời không chỉ hài lòng về hương vị, mà còn cảm nhận được tinh thần của sự kiện qua từng chi tiết nhỏ nhất. Đó là lúc không gian, món ăn, cách bài trí… đồng điệu với thương hiệu và concept sự kiện. Vậy làm thế nào để đạt đến sự “tinh tế có chủ đích” ấy?
Câu trả lời nằm ở quy trình tổ chức tiệc trà – một chuỗi các bước được lên kế hoạch chặt chẽ từ đầu đến cuối. Tại Tuấn Việt Media, chúng tôi xem tiệc trà không phải là phần giải lao đơn thuần, mà là một chương trình nhỏ mang ý nghĩa kết nối khách mời. Trong bài viết ngày hôm nay, Tuấn Việt Media sẽ hướng dẫn bạn một quy trình tổ chức tiệc trà – tiệc ngọt chuẩn chỉnh đến từng chi tiết.
Toàn cảnh quy trình setup tiệc trà chuyên nghiệp, chỉn chu của Tuấn Việt Media
Thế nào là tiệc trà? Tổ chức tiệc trà cho những sự kiện gì?
Tiệc trà (hay còn gọi là teabreak) là một bữa ăn nhẹ với các loại bánh, đồ uống và nước trái cây. Tùy vào đặc điểm, quy mô của sự kiện mà tiệc trà diễn ra các mốc thời điểm khác nhau. Có thể là trà trưa, trà chiều hoặc ngay đầu bữa tiệc với không khí nhẹ nhàng và dễ chịu. Hình thức tiệc trà thông dụng nhất là buffet đứng trong khoảng từ 30-45 phút.
Tiệc trà xuất phát từ những buổi tụ họp bạn bè, gia đình và môi trường văn phòng. Mở rộng hơn là tổ chức tiệc trà cho các sự kiện, hội nghị lớn. Buổi teabreak sử dụng phổ biến trong các sự kiện có thời gian nghỉ giữa giờ. Ví dụ như lễ khai trương cửa hàng, họp sự kiện, hội nghị khách hàng, trò chuyện với diễn giả,…
Hình ảnh tiệc trà do Tuấn Việt Media chuẩn bị tại sự kiện mở bán dự án An Lạc
Quy trình tổ chức tiệc trà chuyên nghiệp, chi tiết
Lập kế hoạch tổng quan
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức tiệc trà chuẩn chỉnh đó chính là lập kế hoạch tổng quan. Đây là bước khởi đầu mang tính chiến lược, giúp bạn hình dung rõ ràng từng giai đoạn, từng công việc cần thực hiện – hạn chế tối đa rủi ro và đảm bảo tiệc diễn ra trọn vẹn.
Tuấn Việt Media khuyên bạn nên bắt đầu bằng những việc sau:
-
Xác định tính chất sự kiện: Sự kiện là một buổi tọa đàm nhỏ, buổi khai trương hay là hội thảo hội nghị dài hơi? Mỗi mục tiêu khác nhau sẽ kéo theo quy mô, hình thức và mức độ chuẩn bị khác nhau.
-
Phân tích đối tượng khách mời: Họ là nhân sự cấp cao, phụ huynh học sinh hay đối tác quốc tế? Từ đó bạn có thể xây dựng thực đơn phù hợp với khẩu vị, cũng như lựa chọn phong cách trang trí đúng gu thẩm mỹ của khách mời.
-
Ước lượng số lượng người tham dự: Dự trù số lượng sẽ giúp kiểm soát chi phí hiệu quả, đồng thời tránh tình trạng dư thừa hay thiếu hụt trong buổi tiệc.
-
Chọn thời điểm phù hợp: Teabreak thường được diễn ra giữa chương trình chính – vừa giúp khách nạp lại năng lượng, vừa là khoảng nghỉ ngắn cho bộ não thư giãn.
-
Địa điểm tổ chức tiệc trà lý tưởng là vị trí gần không gian chính của sự kiện.
Phân tích đối tượng khách mời để dễ dàng chuẩn bị thức ăn phù hợp
Từ một bản kế hoạch cụ thể, mọi bước đi sau đó sẽ trơn tru, khoa học và tiết kiệm được rất nhiều công sức.
Khảo sát và chuẩn bị không gian
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức tiệc trà là khảo sát và chuẩn bị địa điểm của tiệc trà. Một khu vực teabreak được bài trí đẹp, gọn gàng và chuẩn “gu” sẽ là điểm thu hút và ghi dấu sâu đậm trong lòng người tham dự. Bạn có thể tham khảo một vài điểm nhấn sau để không gian tiệc trà “ghi điểm” ngay từ ánh nhìn đầu tiên:
-
Bàn tiệc phủ vải màu đơn sắc để dễ dàng trang trí, có thể sử dụng khăn bàn trắng hoặc đen kết hợp với quây bàn các màu. Bạn có thể bố trí thêm hoa tươi, nến thơm hoặc ảnh nghệ thuật để tạo điểm nhấn nhẹ nhàng, khiến không gian tiệc teabreak trông có gu hơn hẳn.
-
Dụng cụ sử dụng đồng bộ, gọn gàng, đảm bảo vệ sinh và tính thẩm mỹ.
-
Nếu ngoài trời, hãy tận dụng ánh sáng tự nhiên. Nếu trong nhà, nên dùng ánh sáng vàng ấm kết hợp nhạc nền du dương để tạo hiệu ứng cảm xúc.
-
Có thể tạo góc chill nhỏ với một bảng quote hay, mang thông điệp của chương trình để khách dễ check-in.
Một không gian được chăm chút chính là cánh cửa mở ra sự kết nối cảm xúc sâu sắc với người tham dự
> Mời bạn tham khảo: Cách bày bàn tiệc trà – Tinh tế, sang trọng và chuẩn gu
Tổ chức phục vụ
Bánh ngon, trà thơm là yếu tố cần của một buổi tiệc trà. Nhưng yếu tố đủ để tạo nên trải nghiệm đẳng cấp lại nằm ở chất lượng phục vụ.
Một số điều bạn nên đặc biệt chú ý:
-
Bố trí nhân sự phục vụ xuyên suốt: Họ sẽ hỗ trợ khách lấy món, thu dọn đĩa, luôn hiện diện nhưng nhớ không được gây phiền hà.
-
Theo dõi lượng thực phẩm: Chủ động bổ sung món khi gần hết để không tạo khoảng trống trên bàn tiệc.
-
Giải quyết tình huống nhanh chóng: Dù là khách làm đổ nước hay gặp sự cố bất ngờ, sự nhanh nhạy và khéo léo sẽ khiến khách cảm nhận được sự chuyên nghiệp.
Đội ngũ nhân sự tại Tuấn Việt luôn được training bài bản để phục vụ khách tham dự một cách tận tâm nhất
Tổng kết và đánh giá sau tiệc
Tiệc kết thúc không có nghĩa là nhiệm vụ của bạn chấm dứt. Đây là lúc để bạn nhìn lại và đánh giá chất lượng của buổi tiệc. Từ đó sẽ có kế hoạch, hướng đi tối ưu hơn cho những buổi tiệc teabreak sau này.
Dưới đây là checklist một vài câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời – Những ghi chú nhỏ này sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cấp trải nghiệm ở các sự kiện tiếp theo.
-
Món ăn nào được yêu thích nhất?
-
Loại thức uống nào nên tăng cường vào lần sau?
-
Món ăn nào bị thừa lại nhiều? – Có thể hỏi khách mời lý do về mùi vị, cách trình bày, …
-
Thời điểm tổ chức đã phù hợp chưa?
-
Không gian có đủ rộng, thoáng không?
-
Khách mời có phản hồi đặc biệt nào?
Tổng kết và đánh giá là điểm kết thúc của một quy trình tổ chức tiệc trà hoàn chỉnh
Một vài tips nhỏ giúp buổi tiệc trà thêm phần ấn tượng
Một buổi tiệc trà tưởng chừng đơn giản, nhưng chính những tiểu tiết lại là thứ ghi dấu ấn sâu nhất trong lòng khách mời. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ mà bạn nên áp dụng khi tổ chức tiệc trà:
- Đừng để khách phải đứng suốt buổi, đặc biệt là với những sự kiện kéo dài. Nếu không gian cho phép, bạn có thể thuê bàn ghế bar/cocktail để bố trí dọc theo khu vực tiệc – vừa giúp khách nghỉ chân, vừa tạo điểm dừng chân trò chuyện rất tự nhiên.
Bố trí bàn ghế bar để tạo không gian trò chuyện gần gũi hơn cho khách mời
-
Bạn có thể ưu tiên sử dụng ly, đĩa thân thiện với môi trường – vừa đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, vừa khẳng định tinh thần tổ chức sự kiện văn minh.
-
Đừng quên gắn dấu ấn thương hiệu một cách khéo léo qua bảng menu, tone màu trang trí hay một câu quote mang thông điệp của chương trình. Đó chính là cách để thương hiệu bạn xuất hiện đầy tinh tế, không phô trương mà vẫn tạo thiện cảm với khách mời.
Hạn chế sử dụng đồ nhựa gây ảnh hưởng xấu đến môi trường
Tham khảo các menu tiệc trà tại Tuấn Việt Media
Thực đơn tiệc trà không cần quá cầu kỳ, nhưng phải đủ phong phú, tinh tế và hài hòa. Tùy vào ngân sách, thời gian tổ chức, đối tượng khách tham dự mà linh hoạt lựa chọn món ăn phù hợp.
Bạn cũng có thể yêu cầu Tuấn Việt Media thiết kế menu riêng để phù hợp với chủ đề chương trình hoặc khẩu vị khách mời đặc biệt. Nhưng trước tiên, hãy tham khảo các menu được thiết kế sẵn dưới đây để có cái nhìn tổng quan và dễ dàng lên kế hoạch chuẩn bị nhé.
> Nhận tư vấn menu teabeark chi tiết qua hotline 0985 444 859
Dịch vụ tổ chức tiệc trà – tiệc teabreak uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Tại Tuấn Việt Media, quy trình tổ chức tiệc trà không đơn thuần là chuẩn bị bánh trái và nước uống – đó là một hành trình được hoạch định một cách bài bản, khoa học và chỉn chu từ khâu lên ý tưởng, khảo sát không gian, chọn thực đơn đến điều phối nhân sự vận hành. Chính sự chuẩn hóa trong từng bước triển khai giúp các buổi tiệc teabreak do Tuấn Việt tổ chức luôn đạt được sự mượt mà, tinh tế và đồng nhất về chất lượng.
Tuấn Việt Media chuyên cung cấp dịch vụ tiệc trà uy tín và chuyên nghiệp hàng đầu Hà Nội
Bạn đang tìm một đơn vị tổ chức tiệc trà chuyên nghiệp, tinh tế và đúng chất thương hiệu? Hãy để Tuấn Việt Media cùng bạn tạo nên một không gian teabreak thật chỉn chu, ấm cúng và giàu cảm xúc cho chương trình của bạn. Hoặc nếu bạn cần một giải pháp trọn gói cho cả chương trình, Tuấn Việt Media hoàn toàn có thể đồng hành cùng bạn. Gọi ngay hotline 0985 444 859 để nhận tư vấn chi tiết nhé!
Xem thêm:
