Trong một chương trình hội nghị, lễ khai mạc hay hội thảo chuyên đề, phần giới thiệu đại biểu tưởng như chỉ là thủ tục đơn giản, nhưng lại góp phần quyết định sự trang trọng, chuyên nghiệp của toàn bộ sự kiện.
Một lời giới thiệu chuẩn mực, mạch lạc, đúng nguyên tắc không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời, mà còn là dấu ấn đầu tiên cho thấy sự chỉn chu của ban tổ chức.
Đó là lý do vì sao, tại Tuấn Việt Media – mỗi sự kiện đều được rà soát kỹ kịch bản dẫn, danh sách đại biểu và thứ tự giới thiệu theo quy chuẩn nghi thức – đồng thời phù hợp với bối cảnh thực tế của từng chương trình.
Nguyên tắc nghi thức giới thiệu đại biểu hội nghị theo quy định Nhà nước
Đối với đại biểu Trung ương, người nước ngoài và địa phương bạn
- Lãnh đạo Trung ương: Tổng Bí thư → Chủ tịch nước → Thủ tướng Chính phủ → Chủ tịch Quốc hội → các Ủy viên Bộ Chính trị → các Ủy viên Trung ương Đảng → Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
- Nguyên lãnh đạo Trung ương: theo thứ tự như trên, giới thiệu nguyên chức danh sau đương chức.
- Người nước ngoài: sau Trung ương (nếu có), giới thiệu theo trưởng đoàn hoặc trưởng đại diện.
- Lãnh đạo địa phương bạn và lực lượng vũ trang cấp trên: ưu tiên Ủy viên Trung ương, tướng lĩnh trước, sau đó đến các lãnh đạo khác không mang chức danh cấp cao.
Đối với đại biểu địa phương
- Thứ tự: Bí thư → Phó Bí thư Thường trực → Phó Bí thư – Chủ tịch UBND → Phó Bí thư khác → Ủy viên Thường vụ → Thủ trưởng các cơ quan, ngành.
- Trường hợp có nguyên lãnh đạo: giới thiệu nguyên chức danh ngay sau các đồng chí đương nhiệm cùng cấp.
Các nguyên tắc bổ sung cần ghi nhớ
- Giới thiệu chức danh Đảng trước – chính quyền sau.
- Giới thiệu khách trước – chủ sau.
- Với cuộc họp có đoàn chủ tịch: theo thứ tự trưởng đoàn → các thành viên → đại biểu nguyên lãnh đạo.
- Cuộc họp có đoàn kiểm tra: trưởng đoàn → phó đoàn → thành viên → chủ trì.
- Với sự kiện do UBND, HĐND, MTTQ chủ trì: giới thiệu thêm Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBMTTQ.
- Với lễ khởi công, khánh thành, nếu thuê MC bên ngoài: phải có kịch bản được duyệt bởi cơ quan chủ quản, và MC phải đảm bảo đủ nghi thức – phong cách – kiến thức.
Tóm lại: Tính nghi lễ trong phần giới thiệu không phải là hình thức cứng nhắc – mà là biểu hiện của sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Tuân thủ đúng các quy định còn giúp đơn vị tổ chức tránh sai sót nghiêm trọng trong các sự kiện có tính chính trị hoặc ngoại giao.
Giới thiệu rõ tên – chức vụ – đơn vị, nhưng không lặp lại máy móc
Một lỗi phổ biến trong phần giới thiệu đại biểu là đọc nguyên văn danh sách, gây cảm giác khô cứng, thiếu cảm xúc.
Để chuyên nghiệp hơn, MC nên linh hoạt biến tấu câu chữ, nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố cần thiết: chức danh – họ tên – đơn vị.
Thay vì:
“Xin trân trọng giới thiệu ông Nguyễn Văn A – Phó Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh X”
Có thể chuyển thành:
“Chúng tôi trân trọng chào đón ông Nguyễn Văn A – hiện giữ chức Phó Giám đốc Sở TN&MT tỉnh X – đã dành thời gian đến tham dự chương trình ngày hôm nay.”
> Mẹo nhỏ: Giới thiệu không chỉ là đọc tên – đó là cách bạn gửi lời cảm ơn trang trọng tới sự hiện diện của họ. Hãy nói bằng sự trân trọng thật sự, không chỉ theo khuôn mẫu.
> Lưu ý thêm: Nếu danh sách đại biểu quá dài, chỉ nên giới thiệu những người ở cấp cao nhất mỗi đơn vị; các vị còn lại xin phép ghi nhận chung để tránh kéo dài chương trình.
Tùy chỉnh giới thiệu theo đối tượng và tính chất chương trình
Không có một “kịch bản chung áp dụng cho mọi hội nghị”. Tại Tuấn Việt, mỗi chương trình đều được biên soạn phần giới thiệu riêng, căn cứ vào tính chất sự kiện – đối tượng tham dự – và mục tiêu truyền thông.
Một vài ví dụ điển hình:
- Hội thảo chuyên ngành: cần làm nổi bật học hàm, học vị, công trình nghiên cứu, lĩnh vực chuyên môn.
- Hội nghị tri ân khách hàng, gala doanh nghiệp: ưu tiên sự gần gũi, thân thiện, khơi gợi sự kết nối.
Gợi ý: Đừng viết một mẫu MC cố định. Tính cá nhân hóa trong giới thiệu giúp đại biểu cảm thấy được trân trọng đúng mức – không phải một cái tên nằm trong danh sách dài.
Kiểm tra kỹ lưỡng danh sách đại biểu trước giờ G
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, nếu MC đọc sai họ tên, chức danh hoặc bỏ sót một vị khách quan trọng – hậu quả có thể rất khó xử, đặc biệt với các sự kiện có yếu tố chính trị, hành chính hoặc đối tác lớn.
Tại Tuấn Việt, luôn có một bước kiểm tra riêng:
- In danh sách giới thiệu có dấu nhấn theo cấp bậc và đơn vị chủ quản
- Đánh phiên âm tên khó đọc
- Có team trực tiếp check-in và kiểm tra danh sách thực tế
- Cập nhật danh sách sát giờ G nếu có thay đổi người đại diện
Tip chuyên môn: Nếu MC không chắc về cách đọc tên – hãy hỏi trực tiếp hoặc nhờ trợ lý kiểm tra phiên âm trước giờ. Đừng “đọc đại” trên sân khấu.
> Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói – Dịch vụ trọn gói từ A-Z, tư vấn và báo giá chi tiết
Giới thiệu đại biểu không chỉ là nghi lễ – mà là điểm mở đầu tạo niềm tin
Một hội nghị diễn ra chỉn chu thường bắt đầu từ một phần giới thiệu đại biểu được dẫn dắt trôi chảy, trang trọng, đúng mực và có chiều sâu. Nó tạo cảm giác tin tưởng cho khách mời, khiến chương trình ngay từ những phút đầu tiên đã “ghi điểm” về sự chuyên nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ phần này, để MC tự xoay sở với một danh sách word khô khan. Nhưng tại Tuấn Việt, phần này luôn được dành thời gian biên soạn kỹ nhất – vì: Chỉ cần một lỗi nhỏ ở phần giới thiệu, toàn bộ khí chất của chương trình có thể “trật quỹ đạo”.
Ngược lại, nếu mở đầu mượt mà – khách mời sẽ sẵn sàng lắng nghe và đón nhận toàn bộ nội dung về sau.
> Gợi ý: Với các sự kiện có nhiều đại biểu cao cấp, hãy bố trí một bản danh sách tóm tắt trước mặt MC, có sẵn dấu nhấn phiên âm và chú thích đặc biệt – giúp MC chủ động hơn mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào e-kịch bản.
Một chương trình thành công không nằm ở những phần quá cầu kỳ – mà nằm ở sự chỉn chu trong từng chi tiết. Và phần giới thiệu đại biểu chính là một trong những chi tiết đó. Nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức, mà còn là lời chào đầu tiên, lời cảm ơn ngầm gửi đến từng vị khách quý – những người đã góp mặt để sự kiện trở nên trọn vẹn.
Bạn đang chuẩn bị một hội nghị quan trọng – nơi mọi nghi lễ cần diễn ra chỉn chu, điều phối trôi chảy và đúng nguyên tắc?
Tuấn Việt Media – với 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại Hà Nội và khu vực miền Bắc – tự hào là người bạn đồng hành đáng tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp, tổ chức. Từ xây dựng kịch bản cho đến triển khai thực tế, chúng tôi luôn đặt sự trang trọng – mạch lạc – và tinh thần thương hiệu của bạn làm kim chỉ nam trong từng chi tiết.
Gọi ngay 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và thiết kế chương trình phù hợp nhất với mục tiêu hội nghị của bạn.
Một số nội dung liên quan:
> Kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo – Tuấn Việt Media
