Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Trọn Gói

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói đang dần trở thành “cánh tay phải” đắc lực cho các doanh nghiệp trong hành trình kiến tạo những buổi hội nghị chuẩn chỉnh, đẳng cấp và đáng nhớ. 

Giữa hàng chục deadline, bản thảo nội dung và áp lực truyền thông, việc giao trọn gói cho đơn vị chuyên nghiệp như Tuấn Việt Media là cách để bạn “nhẹ vai” mà vẫn đạt mục tiêu về sự kiện. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trọn gói, Tuấn Việt Media có đủ tiềm lực để biến mỗi buổi hội nghị hội thảo thành một cột mốc thương hiệu có giá trị truyền thông thực thụ, giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp. 

Tuấn Việt Media không đơn thuần là cung cấp thiết bị, chúng tôi đồng hành từ A-Z giúp bạn tối ưu ngân sách và thời gian triển khai.

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói tại Tuấn Việt Media

Tư vấn lên ý tưởng – Lập kế hoạch chi tiết

Trước khi bất kỳ hội nghị hay hội thảo nào diễn ra, điều cốt lõi đầu tiên chính là xác định đúng hình thức tổ chức phù hợp với mục tiêu và đối tượng tham dự. Các hình thức tổ chức hội nghị  hội thảo phổ biến hiện nay gồm:

• Hội nghị khách hàng

• Hội nghị tổng kết – sơ kết nội bộ

• Hội thảo khoa học

• Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

• Hội nghị giới thiệu sản phẩm – công bố dự án – hợp tác chiến lược

• Hội nghị trực tuyến – Hybrid conference (kết hợp online & offline)

Tuấn Việt Media luôn bắt đầu bằng bước lắng nghe và đồng hành cùng khách hàng để xác định đúng loại hình sự kiện. Sau khi đã thống nhất hình thức, Tuấn Việt sẽ tiến hành tư vấn concept tổng thể bao gồm chủ đề, thông điệp chính, định hướng kịch bản, phong cách tổ chức, tone màu chủ đạo cũng như hình thức truyền thông song hành nếu có.

Khi ý tưởng đã được “đóng khung”, đội ngũ chuyên viên Tuấn Việt Media sẽ nhanh chóng chuyển sang bước lập kế hoạch chi tiết. Bản kế hoạch bao gồm timeline triển khai, sơ đồ phân bổ nhân sự, danh sách thiết bị cần thiết, bố trí không gian sự kiện, nội dung chương trình theo từng mốc thời gian, checklist công việc & trách nhiệm, ngân sách dự kiến,… Mọi hạng mục đều được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo tính kiểm soát và chuyên nghiệp tuyệt đối.

Lễ ký kết hợp tác chiến lược và giới thiệu dự án Alana City do Tuấn Việt Media tổ chức 

Cung cấp địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo 

Việc lựa chọn địa điểm là yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho bất kỳ hội nghị, hội thảo nào. Tùy theo quy mô, tính chất sự kiện, đối tượng tham dự và ngân sách, Tuấn Việt Media sẽ tư vấn và đề xuất những không gian tổ chức phù hợp nhất – từ khách sạn 4–5 sao tại trung tâm thành phố đến các trung tâm hội nghị chuyên biệt hoặc các khu nghỉ dưỡng cao cấp tại các tỉnh lân cận Hà Nội.

Không chỉ dừng lại ở việc “đặt chỗ”, Tuấn Việt Media đồng hành cùng khách hàng trong quá trình khảo sát thực tế, đánh giá các yếu tố như: vị trí di chuyển, sức chứa, trang thiết bị sẵn có, dịch vụ kèm theo (ẩm thực – nghỉ ngơi – đón tiếp). Tất cả nhằm đảm bảo một không gian vừa đúng nhu cầu vừa tạo ấn tượng mạnh mẽ với người tham dự, góp phần nâng tầm hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp.

Cung cấp trang thiết bị hiện đại

Sân khấu sự kiện 

Đối với tổ chức hội nghị hội thảo, Tuấn Việt Media thường tư vấn sử dụng sân khấu có thiết kế hình chữ nhật truyền thống. Kiểu dáng sân này vừa rộng rãi để phục vụ các hoạt động trình bày, thiết trình lẫn các hoạt động biểu diễn văn nghệ giữa giờ. Tùy theo diện tích không gian và lượng khách tham dự, sân khấu hội nghị hội thảo sẽ có các kích thước phổ biến như 3m x 5m, 4m x 6m, … . Độ cao dao động từ 0,2m đến 0,6m, đảm bảo tầm nhìn tốt từ mọi vị trí ngồi.

Bề mặt sân khấu được trải thảm sự kiện chuyên dụng như thảm đỏ, thảm xanh navy hoặc thảm đen – vừa tạo sự sang trọng, vừa phù hợp tông màu chương trình.

Về background – phông nền: Hội nghị thường ưu tiên sử dụng màn LED để trình chiếu slide, clip báo cáo, hình ảnh thương hiệu,… tạo nên sự chuyên nghiệp và đẳng cấp. Trong trường hợp tiết kiệm chi phí, Tuấn Việt Media gợi ý dùng backdrop in bạt truyền thống kết hợp máy chiếu – màn chiếu hoặc Smart Tivi với kích thước lớn bố trí hai bên cánh sân khấu, vẫn đảm bảo truyền tải thông tin đầy đủ mà tối ưu ngân sách.

Âm thanh – Ánh sáng 

Hệ thống âm thanh và ánh sáng đóng vai trò then chốt trong việc truyền tải thông điệp của chương trình. 

• Về âm thanh: Tuấn Việt Media cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết như: micro không dây, loa full công suất cao, mixer kỹ thuật số, amply và bộ điều chỉnh tín hiệu. Với các hội thảo quốc tế có yêu cầu phiên dịch, chúng tôi trang bị thêm cabin dịch thuật chuyên dụng, tai nghe riêng cho từng đại biểu, đảm bảo truyền đạt thông tin chuẩn xác và đồng bộ.

• Về ánh sáng: Tuấn Việt Media cung cấp các thiết bị cơ bản như đèn par led, đèn follow, đèn sân khấu đổi màu, đảm bảo vùng sáng rõ ràng, nổi bật nhân vật chính và nội dung trình chiếu. Tùy theo quy mô và kịch bản sự kiện, đội ngũ kỹ thuật của Tuấn Việt sẽ tư vấn bổ sung các hệ thống ánh sáng nâng cao khác, kết hợp với các loại thiết bị chuyên dụng khác như: máy khói lạnh, máy bắn kim tuyến hoặc đèn laser, giúp tạo điểm nhấn và tăng hiệu ứng thị giác, đặc biệt với những chương trình có phần biểu diễn nghệ thuật hoặc ra mắt sản phẩm.

Hệ thống âm thanh ánh sáng ĐẴNG CẤP Tuấn Việt cung cấp tại sự kiện hội nghị Tri Ân khách hàng – The Sailing Quy Nhơn

Tuấn Việt cung cấp hệ thống âm thanh ánh sáng đúng công năng phục vụ hội thảo khoa học chuyên đề hiếm muộn của nam giới tại bệnh viện quốc tế Vinmec

Bàn ghế hội nghị 

Tùy từng khu vực sự kiện mà Tuấn Việt Media tư vấn lựa chọn mẫu mã và kiểu dáng phù hợp:

• Khu vực hội trường chính: Tuấn Việt Media ưu tiên sử dụng ghế banquet bọc áo nơ sang trọng, kết hợp với bàn IBM phủ khăn trắng hoặc đen, tạo nên diện mạo chuyên nghiệp, chuẩn chỉnh theo tiêu chuẩn hội nghị hội thảo quốc tế.

• Khu vực tiệc hậu sự kiện hoặc networking: Tuỳ theo concept và đối tượng tham dự, Tuấn Việt tư vấn sử dụng ghế banquet hoặc ghế Chiavari cao cấp kết hợp cùng bàn tròn đường kính 1,6m phù hợp cho nhóm 8–10 khách

• Khu vực check-in: Bàn ghế bar/cocktail là lựa chọn tuyệt vời cho khu vực này. Bàn ghế bar tạo nên không gian mở, hiện đại và cho cảm giác thoải mái. Kết hợp với bàn IBM phủ khăn tại khu vực lễ tân, khu vực điều phối trở nên gọn gàng, tiện lợi, giúp đảm bảo quy trình đón tiếp diễn ra chuyên nghiệp.

Ghế banquet và bàn IBM tone trắng đỏ sang trọng Tuấn Việt cung cấp và setup tại hội nghị Đại hội đồng cổ đông 2025 – SJ Group

Tại buổi ký kết hợp tác và giới thiệu dự án Alana City – Tuấn Việt cung cấp bàn tròn và ghế banquet phục vụ tiệc sau sự kiện

Backdrop check in

Backdrop check-in là điểm dừng chân đầu tiên của khách mời. Đây không chỉ là nơi tạo ấn tượng ban đầu, mà còn là background cho hàng trăm bức ảnh lan tỏa sự kiện trên mạng xã hội. Tuấn Việt Media thiết kế backdrop check-in với tinh thần:

• Thẩm mỹ – đúng concept – nổi bật logo thương hiệu.

• Linh hoạt về chất liệu, phù hợp với ngân sách và không gian sự kiện: bạt Hiflex, formex, mica, chữ nổi viền đèn LED, … .

• Tích hợp sáng tạo các điểm nhấn như hashtag, mô hình sự kiện, QR code check-in…

Một số mẫu backdrop hội nghị hội thảo do Tuấn Việt Media thiết kế và thi công

Một số thiết bị quan trọng khác

Bên cạnh các hạng mục chính nêu trên, thì những thiết bị phụ trợ cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp và trọn vẹn cho toàn bộ sự kiện. Dưới đây là những hạng mục “nhỏ nhưng có võ” mà Tuấn Việt Media luôn khuyến nghị quý khách đầu tư đúng mực:

• Standee chương trình: Dùng để giới thiệu lịch trình, hướng dẫn khu vực hoặc làm vật phẩm truyền thông đặt dọc lối vào.

• Thảm đỏ: Tạo lối đi trang trọng từ cổng đến khu vực chính. Hoặc tùy vào không gian sự kiện có thể chọn trãi full sàn nếu cần thiết.

• Bảng tên đại biểu: In ấn chỉn chu, được lòng trong standee để bàn và đặt gọn gàng, ngay ngắn.

• Hoa tươi để bàn: Cắm theo tone sự kiện, đặt tại bàn đại biểu, lễ tân, bàn trưng bày.

• Quạt điều hòa: Hỗ trợ làm mát không gian sự kiện và tạo cảm giác dễ chịu suốt chương trình

Cung cấp nhân sự sự kiện

Đội ngũ nhân sự chính là “bộ mặt” đại diện cho sự chuyên nghiệp của một hội nghị – hội thảo. Tại Tuấn Việt Media, chúng tôi cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực sự kiện được đào tạo bài bản, có ngoại hình sáng, kỹ năng giao tiếp tốt và giàu kinh nghiệm thực chiến. Từ MC dẫn dắt chương trình, PG đón khách, cho đến ca sĩ, nhóm nhạc acoustic, nhóm violin – tất cả đều được tuyển chọn kỹ lưỡng để tạo nên một bầu không khí sang trọng và tinh tế. 

Đối với các hội thảo có yếu tố quốc tế, Tuấn Việt Media còn cung cấp phiên dịch viên chuyên nghiệp – đảm bảo truyền tải thông điệp chính xác và trôi chảy giữa các ngôn ngữ. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự hậu cần như điều phối, kỹ thuật, phụ trách setup vận hành luôn sẵn sàng hỗ trợ toàn diện trước, trong và sau sự kiện. Sự đồng bộ trong đội ngũ nhân sự chính là chìa khóa để tạo nên một sự kiện mượt mà, trơn tru và mang dấu ấn chuyên nghiệp trong từng khoảnh khắc.

Cung cấp tiệc 

Tuấn Việt cung cấp đa dạng các hình thức đãi tiệc. Từ tiệc trà, tiệc buffet, tiệc theo set menu, tiệc cocktail,…đến tiệc tối cao cấp, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Tiệc đứng finger food do Tuấn Việt Media cung cấp tại hội thảo Dưới Mái Hiên Việt

Báo giá dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media

Một trong những yếu tố quan trọng mà khách hàng quan tâm khi lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chính là chi phí. Tùy thuộc vào các yếu tố như quy mô tổ chức, ngân sách, mục đích,… Tuấn Việt Media sẽ tư vấn gói dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói, phù hợp cho khách hàng với chi phí tối ưu nhất.

Mời quý khách hàng tham khảo chi tiết bảng báo giá tổ chức hội nghị hội thảo mới nhất 2025 dưới đây: 

• Báo giá các thiết bị tổ chức hội nghị hội thảo

• Bảng giá tổ chức hội thảo hội nghị phần nhân sự và một số hạng mục khác

Nếu bạn cần hỗ trợ thông tin chi tiết, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết từng hạng mục kèm ưu đãi nhé.

Video highlight một số hội nghị hội thảo, sự kiện tiêu biểu do Tuấn Việt Media tổ chức trọn gói

Quy trình triển khai dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo khoa học, hiệu quả tại Tuấn Việt Media

Quy trình tư vấn, triển khai tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media bao gồm:

1. Tiếp nhận yêu cầu và tư vấn định hướng: Ngay khi tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, Tuấn Việt Media sẽ nhanh chóng liên hệ để làm rõ các mục tiêu, mong muốn tổ chức,… Từ đó, chúng tôi đưa ra các giải pháp phù hợp.

2. Khảo sát địa điểm và lên phương án chi tiết: Tiếp theo, đội ngũ sẽ tiến hành khảo sát thực tế địa điểm tổ chức, đo đạc kích thước, đánh giá hiện trạng. Từ đó, chúng tôi xây dựng sơ đồ bố trí không gian, thiết kế backdrop, sân khấu, khu vực đón tiếp,… đảm bảo tối ưu công năng và thẩm mỹ.

3. Thiết kế concept chương trình: Dựa trên mục tiêu và chủ đề hội nghị, Tuấn Việt Media đề xuất concept tổng thể từ hình ảnh nhận diện đến kịch bản chương trình. Tất cả đều được thiết kế đồng bộ nhằm đảm bảo tính nhất quán, sang trọng và chuyên nghiệp.

4. Chuẩn bị thiết bị – nhân sự – kịch bản: Sau khi thống nhất concept, chúng tôi tiến hành chuẩn bị đầy đủ các hạng mục thiết bị,  phân bổ nhân sự, đồng thời hoàn thiện kịch bản dẫn chi tiết.

5. Setup sự kiện và tổng duyệt: Trước sự kiện, toàn bộ thiết bị sẽ được lắp đặt đúng tiến độ, kiểm tra kỹ thuật đầy đủ. Buổi tổng duyệt sẽ được tổ chức để rà soát lần cuối toàn bộ flow chương trình, đảm bảo mọi yếu tố đều sẵn sàng.

6. Tổ chức sự kiện: Trong thời gian diễn ra hội nghị, Tuấn Việt Media sẽ điều phối toàn bộ nhân sự và thiết bị, theo dõi sát sao tiến độ để xử lý linh hoạt mọi tình huống.

7. Kết thúc và nghiệm thu: Sau sự kiện, chúng tôi tiến hành tháo dỡ thiết bị, vệ sinh khu vực tổ chức và gửi báo cáo nghiệm thu – bàn giao. Tuấn Việt Media cũng lắng nghe phản hồi từ khách hàng để cải tiến chất lượng dịch vụ trong những dự án sau.

Hội thảo ra mắt công nghệ xóa xăm L-Remove do Tuấn Việt Media tổ chức trọn gói 

Hình ảnh tổ chức hội nghị hội thảo thực hiện bởi Tuấn Việt Media

Trong suốt quá trình hoạt động, Tuấn Việt Media đã tổ chức thành công nhiều hội nghị, hội thảo lớn nhỏ, mang lại sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng. Dưới đây là một số dự án tiêu biểu mà chúng tôi đã thực hiện: 

SỰ KIỆN: KÝ KẾT HỢP TÁC CHIẾN LƯỢC GIỮA TEKA & HMH

– Thời gian: 21/06/2025

– Địa điểm:  Số 4 Chính Kinh, Thanh Xuân, Hà Nội

SỰ KIỆN: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2025 SJ GROUP

– Thời gian: 28/03/2025

– Địa điểm: Tòa nhà Sudico, đường Mễ Trì, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội

SỰ KIỆN: HỘI THẢO THAI SẢN: “CHÀO CON BA MẸ ĐÃ SẴN SÀNG” 

– Thời gian: 14/12/2024

– Địa điểm: Bệnh viện quốc tế Vinmec Hà Nội

SỰ KIỆN: HỘI NGHỊ TRIỂN LÃM DƯỚI HIÊN NHÀ VIỆT

– Thời gian: 08/11/2024

– Địa điểm: Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam – Hà Nội

SỰ KIỆN: HỘI NGHỊ “THE NEXT POWER” – SHB FINANCE

– Thời gian: 02/06/2023

– Địa điểm: Hà Nội

SỰ KIỆN: HỘI THẢO “CẬP NHẬT CÁC KỸ THUẬT MỚI TRONG CHẨN ĐOÁN NGUYÊN NHÂN HIẾM MUỘN Ở NAM GIỚI”

– Thời gian: 18/06/2023

– Địa điểm: Hội trường bệnh viện đa khoa quốc tế Vinmec – Time City, Hà Nội

SỰ KIỆN: RA MẮT HỆ THỐNG QUYẾT ĐỊNH TÍN DỤNG ABBANK

– Thời gian: 11/05/2023

– Địa điểm: Tòa nhà Pikeview – số 36 Hoàng Cầu – Hà Nội

SỰ KIỆN: “ĐIỆN ẢNH VIỆT NAM: NỐI QUÁ KHỨ – VIẾT TƯƠNG LAI”

– Thời gian: 08/2023

– Địa điểm: Hà Nội

SỰ KIỆN: HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ BẤT THƯỜNG CHUNG CƯ MULBERRY LANE

– Thời gian: 25/11/2022

– Địa điểm: Chung cư Mulberry Lane – Khu đô thị mới Mỗ Lao

Lý do nên chọn công ty tổ chức hội nghị hội thảo Tuấn Việt Media

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, Tuấn Việt Media tự hào công ty tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp, đã từng tổ chức thành công nhiều sự kiện lớn nhỏ, từ những buổi hội thảo chuyên đề đến những hội nghị quốc tế quy mô lớn. Sự am hiểu sâu sắc về quy trình tổ chức sự kiện giúp chúng tôi đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ngoài  kinh nghiệm, Tuấn Việt Media còn tự hào sở hữu nhiều thế mạnh ưu việt khác như:

• Đội ngũ nhân viên trẻ trung, chuyên nghiệp: Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ trung, linh hoạt nhưng dày dạn kinh nghiệm thực chiến. Tất cả nhân sự nhà Tuấn Việt đều được đào tạo bài bản, phối hợp nhịp nhàng để mang đến những trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng.

• Trang thiết bị hiện đại xu hướng: Tuấn Việt Media cam kết luôn bảo trì, kiểm tra, nâng cấp trang thiết bị, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra một cách ấn tượng và chuyên nghiệp.  

• Chi phí hợp lý hàng đầu: Chúng tôi luôn minh bạch trong việc báo giá và quản lý ngân sách, giúp khách hàng kiểm soát được chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện.

• Quy trình làm việc nhanh gọn: Thủ tục ký kết hợp đồng nhanh chóng, cam kết rõ ràng, có xuất hóa đơn đầy đủ. Tiến hành lắp đặt thiết bị đúng thời điểm, hỗ trợ giao trước 12-24h nếu khách yêu cầu.

CEO Phạm Đức Minh chỉ đạo trực tiếp sự kiện 10 năm triển khai ngày hội văn hóa VNPT với hơn 1000 “chiến binh áo xanh” của VNPT Thủ Đô

Mời bạn tìm hiểu thêm về năng lực của Tuấn Việt Media qua các bài viết dưới đây:

> Hồ sơ năng lực

> Khách hàng nói gì về Tuấn Việt?  – Những Feedback chân thật nhất

Lựa chọn Tuấn Việt Media là bạn đang chọn một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tận tâm và đáng tin cậy. Chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp bạn tổ chức các hội nghị, hội thảo thành công mà còn góp phần nâng cao hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn đang có ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo mà chưa biết triển khai thế nào, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết từng hạng mục nhé.

Hãy để Tuấn Việt Media đồng hành cùng bạn trong mỗi sự kiện, mang đến những trải nghiệm tuyệt vời và ấn tượng nhất.