6 Nhóm Chi Phí “Ẩn” Dễ Phát Sinh Nhất Khi Thuê Thiết Bị Sự Kiện Và Cách Cắt Giảm

Khi thuê thiết bị sự kiện, chi phí thực tế không phải lúc nào cũng dừng ở mức giá được báo ban đầu. Vận chuyển, lắp đặt, nhân sự kỹ thuật, phụ kiện hay các khoản phát sinh do thay đổi mặt bằng đều có thể khiến ngân sách vượt dự kiến. Vậy đâu là những chi phí “ẩn” thường gặp và làm thế nào để hạn chế rủi ro phát sinh? Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu 6 khoản chi phí cần lưu ý và cách kiểm soát hiệu quả ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Tuấn Việt Media chia sẻ 6 nhóm chi phí “ẩn” thường gặp và giải pháp tối ưu ngân sách khi thuê thiết bị sự kiện

Chi phí “ẩn” khi thuê thiết bị sự kiện là gì?

Chi phí “ẩn” là những khoản phí có thể phát sinh ngoài giá thuê thiết bị được báo ban đầu, thường liên quan đến vận chuyển, lắp đặt, nhân sự kỹ thuật, phụ kiện, thời gian thuê hoặc các thay đổi trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Những khoản này đôi khi không được thể hiện ngay trong mức giá thuê cơ bản, vì vậy nếu không trao đổi và thống nhất rõ với nhà cung cấp từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng chi phí thực tế cao hơn dự toán ban đầu. Ví dụ, một đơn vị báo giá thuê màn LED với mức giá ban đầu là 600.000VNĐ/m2, chi phí vận chuyển, lắp đặt 2 chiều là 1.000.000VNĐ, nhìn qua thì có vẻ báo giá đã đầy đủ nhưng báo giá đó có thể chưa bao gồm kỹ thuật viên trực, thời gian setup ngoài giờ hoặc phí phát sinh khi thay đổi yêu cầu.

Chi phí “ẩn” là các khoản phí phát sinh ngoài báo giá niêm yết ban đầu khi thuê thiết bị sự kiện

6 nhóm chi phí “ẩn” dễ phát sinh nhất khi thuê thiết bị sự kiện

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị sự kiện, Tuấn Việt Media đã gặp nhiều trường hợp khách hàng chưa có kinh nghiệm thuê thiết bị sự kiện bị phát sinh nhiều chi phí không đáng có so với dự kiến. Chúng tôi đã chắt lọc top 6 chi phí “ẩn” thường gặp nhất để bạn tham khảo, tránh mắc phải những sai lầm trong quá trình thuê đồ thiết bị sự kiện. 

Chi phí vận chuyển và mặt bằng khi thuê thiết bị sự kiện

Thông thường khi báo giá, Tuấn Việt Media sẽ ghi rõ chi phí vận chuyển thành một hạng mục riêng. Tuy nhiên, tùy vào số lượng đồ đạc, địa điểm setup, phương tiện vận chuyển, thời gian giao nhận đồ mà chi phí này có thể thay đổi. Nếu ngay từ ban đầu khách hàng không cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết, rất có thể sẽ phát sinh thêm những chi phí ẩn không đáng có:

• Phí bốc xếp, khuân vác lên cầu thang bộ hoặc bê bộ từ khoảng cách xa: Các thiết bị như sân khấu, màn LED, âm thanh, bàn ghế hay khung backdrop khi vận chuyển đến địa điểm setup cần được hạ ngay tại vị trí lắp đặt. Nếu trong trường hợp cần vận chuyển bê thang bộ lên tầng, kéo bộ xuống hầm hay phải bê bộ từ khoảng cách quá xa vị trí setup mà không được báo trước, sẽ phát sinh thêm chi phí nhân công để vận chuyển đồ đạc.

Bốc xếp và khuân vác thiết bị sự kiện qua cầu thang bộ hoặc khoảng cách xa làm phát sinh thêm chi phí nhân công

• Phí vào cổng, bãi đỗ xe: Một số địa điểm tổ chức có quy định về phí ra vào, phí gửi xe theo giờ,…. Tuấn Việt Media hỗ trợ hoàn toàn free khoản phí gửi xe ra vào này trong chuyến đầu tiên, nhưng nếu xe chở thiết bị phải chờ, ra vào nhiều lần hoặc đỗ tại một vị trí quá thời gian quy định, chi phí này cũng có thể phát sinh. Ngoài ra một số địa điểm thuộc quản lý của nhà nước hay các trung tâm hội nghị lớn cũng yêu cầu phải đăng ký trước lịch setup, biển số xe,… cần thông báo trước cho nhà cung cấp, tránh trường hợp xe đã đến địa điểm nhưng không được vào, hoặc yêu cầu đặc biệt như bọc bánh xe, hạ nóc xe,… sẽ bị tính thêm chi phí riêng để xử lý.
• Phí vận chuyển giữa các khu vực xa nhau trong một sự kiện: Với sự kiện có nhiều khu vực tổ chức, thiết bị có thể phải di chuyển từ khu vực này sang khu vực khác bằng cách vận chuyển bộ, khuân vác ở khoảng cách xa, ví dụ như các sự kiện giải chạy đường dài cần rải bàn ghế, ô lệch tâm ở các trạm tiếp nước. Khi đó có thể phát sinh thêm nhân công và phương tiện vận chuyển.

Phí ra vào cổng và bãi đỗ xe có thể phát sinh nếu xe chở thiết bị phải chờ lâu hoặc làm thủ tục đăng ký bổ sung

Chi phí lắp đặt và tháo dỡ thiết bị sự kiện

Chi phí vận chuyển, lắp đặt của Tuấn Việt Media thường được báo theo gói dịch vụ chung đã bao gồm: chi phí vận chuyển 2 chiều, chi phí nhân sự lắp đặt và tháo dỡ thiết bị. Tùy theo yêu cầu của chương trình, một số chi phí “ẩn” mà có thể chưa bao gồm trong báo giá là:

• Phí chạy thử, tổng duyệt: Với các sự kiện quy mô nhỏ, âm thanh, ánh sáng thường được setup và bàn giao trước chương trình khoản 2 – 2,5 giờ, thời gian đủ để khách hàng test micro, test loa, chạy thử các tiết mục văn nghệ trước khi bắt đầu chương trình. Đối với các sự kiện quy mô lớn, chương trình yêu cầu chạy thử âm thanh, ánh sáng, màn LED trước 1 – 2 ngày hoặc tổng duyệt nhiều lần có thể cần thêm thời gian và nhân sự kỹ thuật, từ đó phát sinh chi phí ngoài thời gian setup. Thông thường chi phí tổng duyệt được tính là 50% tiền thuê thiết bị trong hợp đồng, các hạng mục đó có thể là màn LED, âm thanh, ánh sáng,… vì cần có kỹ thuật trực tại hiện trường để vận hành và xử lý sự cố.

Tổng duyệt và chạy thử thiết bị trước 1–2 ngày thường tính 50% phí thuê do cần nhân sự kỹ thuật vận hành

• Chi phí phát sinh gia cố thiết bị: Một số thiết bị như backdrop lớn, màn LED lớn, nhà giàn để ngoài trời trong thời gian dài,… cần hệ thống khung, giàn hoặc kết cấu đặc biệt hỗ trợ để lắp đặt an toàn. Chi phí lắp đặt cơ bản đã bao gồm công gia cố, nhưng bạn sẽ mất thêm chi phí đối với những hệ thống khung cần sản xuất riêng theo thông số của sự kiện và chỉ sử dụng được một lần.

Gia cố khung giàn và kết cấu đặc biệt cho màn LED hoặc nhà giàn ngoài trời giúp đảm bảo an toàn vận hành

• Phí vệ sinh, thu dọn: Sau khi tháo dỡ, khu vực tổ chức có thể cần được vệ sinh và thu dọn các vật liệu, phụ kiện liên quan đến quá trình setup. Tuấn Việt Media sẽ dọn dẹp tất cả vật liệu, phụ kiện thuộc phạm vi sở hữu của mình, tuy nhiên trong trường hợp khách hàng cần hỗ trợ thu dọn toàn bộ mặt bằng. Tùy thỏa thuận, khoản này có thể được tính riêng.

Chi phí nhân sự và thời gian phát sinh

Báo giá ban đầu của tất cả các thiết bị sự kiện như màn LED, âm thanh, ánh sáng, nhà giàn, sân khấu,… đều đã bao gồm nhân sự kỹ thuật kèm theo để lắp đặt. Thông thường sau khi đã bàn giao xong các hạng mục hoàn chỉnh, Tuấn Việt Media sẽ bố trí nhân sự vận hành cho một số hạng mục đặc biệt như màn LED, âm thanh, ánh sáng. Vì vậy, một số khoản chi phí “ẩn” có thể phát sinh nếu chưa được yêu cầu trước có thể là: 

• Phí vận hành kỹ thuật: Một số sự kiện có những thiết bị cần nhân sự chuyên môn để xử lý sự cố trong quá trình chương trình diễn ra, ví dụ như trực xử lý dù tròn, nhà giàn sự kiện cho các chương trình dài ngày, nhân sự trực điện trong gian hàng cho các sự kiện hội chợ,…. Nếu dịch vụ vận hành không nằm trong gói thuê, đây sẽ là khoản cần tính riêng.

Bố trí nhân sự kỹ thuật túc trực xuyên suốt chương trình là hạng mục tính phí riêng nếu không bao gồm trong gói thuê

• Phí trông coi đồ đạc ngoài giờ: Một số sự kiện làm ngoài trời, tại các công trình cần setup trước 1 – 2 ngày nhưng không bố trí được bảo vệ trông coi đồ đạc, nếu yêu cầu nhà cung cấp có nhân sự kỹ thuật trực ban đêm tại sự kiện để bảo quản đồ đạc sẽ phát sinh thêm chi phí trông coi đồ đạc ngoài giờ.
• Phí chờ do bàn giao mặt bằng chậm: Nếu địa điểm chưa thể bàn giao đúng thời gian khiến ekip phải chờ để setup, thời gian nhân sự và phương tiện bị kéo dài có thể phát sinh thêm chi phí.

Bàn giao mặt bằng chậm trễ khiến ekip phải chờ đợi, kéo dài thời gian thi công và phát sinh chi phí nhân lực

• Phí kéo dài thời gian thuê: Nếu thiết bị phải được đưa đến địa điểm sớm nhưng chưa thể setup ngay, cần lưu giữ thiết bị trước/sau chương trình hoặc chương trình phát sinh thêm thời gian cần kéo dài thời gian thuê thiết bị, nhà cung cấp có thể tính thêm phí tùy thỏa thuận, thông thường sẽ từ 30 – 50% chi phí thuê của ngày đầu tiên cho mỗi ngày thuê thêm đồ.

Chi phí điện và phụ kiện kỹ thuật

• Phí cấp nguồn/kéo điện: Các thiết bị sự kiện thường cần nguồn điện phù hợp. Nếu địa điểm không có sẵn nguồn điện đáp ứng yêu cầu, có thể phải bổ sung hệ thống cấp nguồn hoặc kéo điện riêng.
• Phí dây điện, dây tín hiệu: Dây điện, dây tín hiệu, dây kết nối với chương trình có khoảng cách setup lớn, số lượng dây và phụ kiện cần sử dụng có thể tăng lên.
• Phí phụ kiện đi kèm: Một số thiết bị cần thêm chân đế, bộ chuyển đổi, bộ điều khiển, bộ chia tín hiệu hoặc các phụ kiện chuyên dụng để có thể vận hành hoàn chỉnh có thể sẽ phải phát sinh bổ sung thêm đồ.

Cần khảo sát kỹ hạ tầng điện và khoảng cách kết nối tại địa điểm để dự toán chính xác chi phí phụ kiện kỹ thuật

Chi phí thay đổi và bổ sung thiết bị

Đây là khoản chi phí “ẩn” mà khách hàng dễ gặp phải nhất trong quá trình thuê thiết bị sự kiện, nguyên nhân thường do quá trình khảo sát, lên kế hoạch trước sự kiện chưa đầy đủ hoặc làm việc với địa điểm setup chưa kĩ lưỡng:

• Phí thay đổi địa điểm setup: Thay đổi vị trí đặt sân khấu, màn LED, âm thanh hoặc các thiết bị khác sau khi ekip đã lên phương án có thể kéo theo chi phí vận chuyển, nhân công và thời gian setup bổ sung.
• Phí thay đổi số lượng, cấu hình thiết bị: Nếu doanh nghiệp tăng số lượng thiết bị so với báo giá ban đầu, phần thiết bị bổ sung và các chi phí liên quan như thiết bị bổ sung và phát sinh thêm xe vận chuyển sẽ được tính thêm. Thay đổi cấu hình thiết bị, chẳng hạn tăng kích thước màn LED, bổ sung loa hoặc thay đổi hệ thống ánh sáng, có thể khiến chi phí thuê tăng lên.

Thay đổi vị trí setup hoặc bổ sung cấu hình thiết bị sát giờ G là nguyên nhân phổ biến làm phát sinh chi phí

Chi phí hư hỏng, mất mát và các rủi ro phát sinh

• Phí hư hỏng thiết bị: Nếu thiết bị bị hư hỏng trong thời gian thuê do lỗi từ bên sử dụng hoặc các nguyên nhân đã được quy định trong hợp đồng, doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí sửa chữa hoặc bồi thường.
• Phí mất mát thiết bị: Các phụ kiện hoặc thiết bị rời có thể bị thất lạc trong quá trình tổ chức. Nếu trách nhiệm bảo quản thuộc về bên thuê, khoản bồi thường có thể phát sinh.

Không phải tất cả khoản chi phí kể trên đều phát sinh trong mọi chương trình. Chi phí “ẩn” là những khoản chưa chắc nằm trong giá thuê cơ bản và chỉ phát sinh khi có yêu cầu hoặc điều kiện thực tế tương ứng. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xác nhận rõ giá thuê đã bao gồm những gì, những khoản nào tính riêng và điều kiện nào sẽ làm phát sinh thêm chi phí.

> Tham khảo ngay: Báo giá cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media

Cách cắt giảm việc vô tình gặp phải chi phí “ẩn” khi thuê thiết bị sự kiện

Minh bạch báo giá & hợp đồng

Doanh nghiệp nên thống nhất với nhà cung cấp rõ phạm vi dịch vụ ngay từ khi nhận báo giá. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chính xác, cụ thể về điều kiện, thời gian, địa điểm thi công,… để nhà cung cấp nắm được thông tin, báo giá sát nhất với thực tế. Đồng thời khách hàng cần yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện gửi báo giá minh bạch, đầy đủ, xác định cụ thể mức giá đó đã bao gồm vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ, nhân sự kỹ thuật, phụ kiện và thời gian vận hành hay chưa, quy định rõ trách nhiệm đối với trường hợp thiết bị bị hư hỏng hoặc mất mát. Hợp đồng nên xác định cụ thể bên nào chịu trách nhiệm, trường hợp nào được xem là lỗi của bên thuê và cách tính chi phí sửa chữa hoặc bồi thường nếu có.

Bên cạnh đó, hãy kiểm tra kỹ các điều khoản về chi phí phát sinh trong hợp đồng. Những trường hợp như thay đổi số lượng thiết bị, kéo dài thời gian thuê, làm việc ngoài giờ, thay đổi địa điểm setup hoặc hư hỏng thiết bị cần được quy định rõ về cách tính phí. Trong quá trình chuẩn bị, nếu có bất kỳ thay đổi nào so với phương án ban đầu, hai bên cũng nên xác nhận lại bằng văn bản thay vì chỉ trao đổi miệng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và hạn chế tranh chấp khi nghiệm thu, thanh toán.

Thống nhất rõ các điều khoản và hạng mục phát sinh trong hợp đồng giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả

Khảo sát & lập kế hoạch

Khảo sát mặt bằng trước khi thuê thiết bị là một trong những cách hiệu quả để hạn chế chi phí phát sinh. Thông qua khảo sát, đơn vị tổ chức có thể xác định vị trí setup, đường vận chuyển thiết bị, khu vực tập kết, nguồn điện, thời gian được phép thi công cũng như những yêu cầu riêng của địa điểm. Sau đó, lập checklist thiết bị và phụ kiện đi kèm, trong đó ghi rõ số lượng, chủng loại và các hạng mục đã bao gồm trong báo giá. Việc này giúp tránh tình trạng đến ngày setup mới phát hiện thiếu dây tín hiệu, phụ kiện kết nối hoặc thiết bị hỗ trợ.

Khảo sát mặt bằng và lập checklist chi tiết giúp phát hiện sớm các nguy cơ phát sinh chi phí

Kiểm soát vận hành & nhân sự kỹ thuật

Ngay từ đầu, cần thống nhất cụ thể thời gian giao thiết bị, thời gian setup, thời gian chạy thử, thời gian vận hành và thời gian tháo dỡ. Đây là cơ sở để hạn chế những khoản phí phát sinh do ekip phải chờ mặt bằng, làm việc ngoài giờ hoặc kéo dài thời gian thuê. Việc phân định rõ trách nhiệm giữa bên thuê và nhà cung cấp ngay từ đầu sẽ giúp quá trình vận hành diễn ra thuận lợi hơn, đồng thời tránh tình trạng một hạng mục tưởng đã nằm trong gói dịch vụ nhưng cuối cùng lại được tính thành chi phí riêng.

Phân định rõ trách nhiệm và khung giờ làm việc của kỹ thuật viên giúp hạn chế chi phí phát sinh ngoài giờ

Chủ động phương án dự phòng

Ngoài ngân sách dự kiến, nên dành một khoản dự phòng cho các chi phí ngoài kế hoạch. Khoản dự phòng này giúp doanh nghiệp chủ động hơn nếu chương trình có thay đổi về thiết bị, thời gian setup hoặc điều kiện mặt bằng.

Sự cố thiết bị cũng có thể xảy ra bất cứ lúc nào, đặc biệt với những chương trình có nhiều thiết bị kỹ thuật. Vì vậy, doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp về phương án thiết bị thay thế đối với những hạng mục quan trọng như âm thanh, màn LED, micro hoặc hệ thống điều khiển. Thống nhất những nội dung này trước sự kiện không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn giúp hạn chế tranh chấp khi có sự cố xảy ra, đặc biệt trong những chương trình có giá trị thiết bị lớn.

Chủ động chuẩn bị khoản dự phòng ngân sách và phương án thiết bị thay thế để sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh

> Xem thêm: Cách tối ưu hóa chi phí khi thuê thiết bị sự kiện – Tư vấn chi tiết AZ

Tuấn Việt Media với hơn một thập kỷ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trọn gói nói chung và cho thuê thiết bị sự kiện nói riêng đã gặp rất nhiều trường hợp khách hàng mắc phải các nhóm chi phí “ẩn” không đáng có, dẫn đến ngân sách ban đầu bị phát sinh lên nhiều. Vì vậy, chúng tôi luôn nỗ lực báo giá một cách sát nhất với yêu cầu của khách hàng, công khai, minh bạch các khoản phí, nghĩa vụ của hai bên trong từng hạng mục ngay từ ban đầu. 

Tuấn Việt Media – 15 năm tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói 

Chúng tôi cũng chủ động tư vấn các khoản chi phí có thể sẽ phát sinh trong quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện, báo cáo các vấn đề phát sinh kịp thời để đưa ra phương án xử lý tối ưu, tránh việc phải phát sinh thêm các khoản chi phí nhằm hỗ trợ tốt nhất cho sự kiện cũng như cho khách hàng. Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện, cần báo giá nhanh chóng, cụ thể, hãy gọi ngay tới hotline 0985 444 859 để kết nối với nhân viên kinh doanh của Tuấn Việt ngay nhé!