Lễ cất nóc công trình thường tổ chức ngay tại công trường, mỗi dự án đều có cấu trúc và đặc điểm mặt bằng khác nhau. Chính vì vậy, trước khi lên kế hoạch tổ chức lễ cất nóc công trình, cần sắp xếp thời gian khảo sát mặt bằng sớm, giúp cho việc tổ chức sự kiện suôn sẻ và ít mắc sai sót hơn. Cùng Tuấn Việt Media lên một checklist hoàn chỉnh khi khảo sát một sự kiện lễ cất nóc công trình và tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Lễ cất nóc chung cư cao cấp Jades Quare do Tuấn Việt Media tổ chức trọn gói
Những thông tin cơ bản cần xác định trước khi lên checklist khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc công trình
Để cuộc khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc được diễn ra thuận lợi và dễ dàng thống nhất được phương án thi công hơn, trước hết bạn cần xác định một số thông tin cơ bản về sự kiện của mình.
Địa điểm – thời gian tổ chức sự kiện
Thông thường, địa điểm tổ chức lễ cất nóc công trình được lựa chọn là ngay tại công trường của dự án, một số lễ cất nóc có thêm hạng mục tiệc mặn sau sự kiện, có thể sẽ phải bổ sung thêm một địa điểm nữa tại nhà hàng/khách sạn,…. Trước khi đi khảo sát, nên làm rõ hạng mục này để có thể khảo sát một lần, tránh phải phát sinh đi khảo sát thêm nhiều lần.
Khảo sát địa điểm sớm giúp ban tổ chức lên phương án setup và tổ chức phù hợp
Thêm vào đó, cần dự kiến thời gian setup, thời gian diễn ra sự kiện và thời gian thu dọn đồ đạc cho hợp lý, để lên kế hoạch xin giấy phép thi công tại công trường cũng như thông báo cho đơn vị tổ chức sự kiện để sắp xếp khảo sát sớm.
Số lượng khách mời và đối tượng khách mời
Thông tin khách mời sẽ ảnh hưởng đến kích thước – số lượng của nhiều hạng mục như nhà giàn, sân khấu, bàn ghế,…, nên lên dự trù sớm số lượng khách mời tối thiểu và tối đa để nhà cung cấp có thể đo đạc được kích thước thuận tiện hơn. Đồng thời, nếu khách mời có đối tượng là khách VIP, đối tác quan trọng thì cần khảo sát thêm cả phương án đón tiếp hoặc bày trí tiệc trà (nếu cần).
Khảo sát lượng khách giúp tính toán chính xác diện tích nhà giàn, sân khấu và số lượng bàn ghế
Các hạng mục mong muốn làm trong sự kiện
Ngoài thông tin về thời gian – địa điểm hay thông tin khách mời, bạn nên tham khảo trước các hạng mục mà mình muốn thực hiện trong sự kiện, tránh thiếu sót trong khi khảo sát và giúp cho nhà cung cấp chốt được phương án thi công dễ dàng hơn.
Checklist khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc công trình
Khi khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc công trình, bạn nên lên checklist cụ thể các hạng mục mà mình đã lựa chọn, để ra hiện trường có thể tiến hành đo đạc một cách thuận lợi, tránh thiếu sót và tiết kiệm thời gian. Tuấn Việt Media gợi ý đến bạn checklist các hạng mục quan trọng như:
Thiết bị che chắn
Khi tổ chức lễ cất nóc ngoài trời, công trình chưa hoàn thiện, khó tránh được những rủi ro về thời tiết hay khói bụi. Tuấn Việt thường sẽ khảo sát tất cả các phương án che chắn có thể sử dụng như dù tròn, nhà giàn không gian, ô lệch tâm,… trong lần đầu tiên khảo sát, nhằm đảm bảo trong điều kiện thời tiết thất thường, ban tổ chức sẽ không bị động trong việc chuẩn bị phương án dự trù.
Nhà gián không gian tại lễ cất nóc dự án TCM Smart Home do Tuấn Việt Media thi công
Đặc biệt, một số công trình yêu cầu lắp nhà giàn không gian ở vị trí nóc công trình, Tuấn Việt sẽ chú trọng xem xét các phương án gia cố, vận chuyển đồ đạc sao cho phù hợp và tư vấn ngay cho khách hàng tại hiện trường sự kiện.
Nhà giàn không gian được setup trên nóc công trình tại lễ cất nóc dự án Hinode Suite 28A Phạm Hùng
Sân khấu – backdrop sự kiện
Diện tích của sân khấu thường chiếm từ 25 – 30% tổng diện tích khu vực tổ chức tùy vào số lượng người biểu diễn, nội dung của chương trình. Thông thường sân khấu của sự kiện cất nóc sẽ cao khoảng 40 – 60cm, đây là chiều cao phù hợp cho sự kiện ngoài trời với số lượng tiết mục biểu diễn vừa phải.
Backdrop của sự kiện đặt trên sân khấu, kích thước chiều rộng tỷ lệ với chiều dài của sân khấu, cao khoảng 2,5 – 3,5m, được bắn bạt hiflex chống xuyên sáng dày dặn. Tuy đã được gia cố vào sân khấu, nhưng trong điều kiện công trường hút gió và có thể phải đặt trên tầng cao, cần xem xét bổ sung phương án gia cố bằng đối trọng, đặt téc nước nếu cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng gió thổi làm nhăn, hỏng bạt hoặc cong khung.
Trong trường hợp sử dụng màn LED cho khu vực sân khấu, cần khảo sát thêm phương án lấy điện và lưu ý đặc biệt về cách thi công, gia cố để đảm bảo an toàn.
Khảo sát kích thước sân khấu và backdrop giúp cân đối không gian tổ chức và tầm nhìn của khách mời
Hệ thống âm thanh
Khi khảo sát hạng mục âm thanh, cần tính toán cẩn thận vị trí nguồn lấy điện, trọng tải của điện và layout setup như thế nào cho phù hợp. Khi làm trên tầng cao cần đảm bảo nguồn điện và dây điện có thể kéo lên vị trí sân khấu, nếu không, cần bổ sung phương án thêm dây nguồn hoặc chuyển đổi vị trí setup sân khấu nếu cần.
Tính toán vị trí đặt loa và đi dây điện gọn gàng nhằm bảo đảm an toàn và tính thẩm mỹ cho sự kiện
Hình thức khởi động lễ cất nóc
Có nhiều hình thức để khởi động lễ cất nóc như xúc cát, dùng bục bấm nút hoặc đơn giản là cắt băng, bắn pháo điện. Tùy vào hình thức mà bạn hướng tới, cần xem xét phương án đó có phù hợp để thực hiện được hay không. Nên trao đổi kỹ với kỹ thuật đang trực tiếp có mặt tại hiện trường để chốt được phương án tốt nhất, bởi khoảnh khắc khởi động này là giây phút quan trọng nhất trong cả sự kiện. Ví dụ như dùng bục bấm nút hay pháo điện cần chú ý có nguồn cung cấp điện gần sân khấu, hoặc nếu dùng bục xúc cát thì cần có mặt bằng đủ rộng để thi công bục và sắp xếp vị trí đứng cho đại biểu.
Khởi động bằng hình thức bấm nút và khởi động bằng hình thức xúc cát
Backdrop check in
Khi khu vực chính của sự kiện làm trên tầng cao, vị trí tầng 1 thường là nơi đón khách, check in. Cần khảo sát vị trí đặt backdrop checkin sao cho phù hợp với các tiêu chí: địa hình bằng phẳng, dễ nhìn thấy ngay khi đến sự kiện, mặt bằng đủ rộng để có thể đứng được đội hình đông người,…
Sân khấu checkin thường có độ cao khoảng 10cm, trong trường hợp muốn tiết kiệm chi phí và nền đất bằng phẳng, có thể thay thế bằng thảm đỏ.
Khảo sát vị trí đặt backdrop check in ở nơi bằng phẳng, dễ quan sát ngay khi khách vừa đến
Bàn – ghế trong sự kiện
Tùy vào số lượng khách mời mà số lượng bàn ghế sẽ linh hoạt theo yêu cầu, khi đi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện, Tuấn Việt thường sẽ đo đạc diện tích thực tế sử dụng cho bàn ghế – lối đi là bao nhiêu để xác định được số lượng bàn – ghế tối đa và tối thiểu có thể kê được. Từ đó, ban tổ chức có cơ sở để chốt được số lượng khách mời mà không bị thiếu chỗ ngồi hay mời quá ít khách khiến không gian sự kiện trở nên trống trải.
Bàn ghế kê theo sơ đồ lớp học
Đồng thời Tuấn Việt cũng sẽ tư vấn layout kê bàn ghế phù hợp, thường trong sự kiện cất nóc, bàn ghế sẽ kê theo sơ đồ lớp học hoặc sơ đồ tiệc, ưu tiên bàn đại biểu ở 1 – 2 dãy đầu và bổ sung thêm hoa để bàn, biển tên, tách trà,…
Bàn ghế kê theo sơ đồ tiệc
Khu vực làm lễ
Trong sự kiện lễ cất nóc công trình, hạng mục lễ cúng đóng vai trò rất quan trọng. Khu vực làm lễ thường được đặt ở ở thoáng mát, có che chắn kĩ. Trong điều kiện thời tiết tốt, có thể tổ chức cúng ở ngay tại sân khấu, nhưng nên có thêm phương án dự phòng trong nhà hoặc có che chắn như sử dụng ô lệch tâm, nhà bạt rút,… để phòng trừ rủi ro.
Tùy vào ngân sách cho phần lễ mà số lượng đồ có thể ít hoặc nhiều, bạn cần báo với kỹ thuật khảo sát số lượng đồ dự kiến, số lượng người dự kiến tham gia vào lễ cúng để có thể tính toán được số lượng bàn cần chuẩn bị để bày lễ và kích thước thảm đỏ cần trải để các đại biểu ngồi trong quá trình cúng.
Ưu tiên chọn vị trí làm lễ thông thoáng, trang trọng và thuận tiện cho ban lãnh đạo thực hiện nghi thức
Tiệc trà/Teabreak
Nếu có hạng mục tiệc trà để phục cho khách mời, cần lưu ý chọn khu vực bày tiệc và khu vực làm tiệc thật kỹ.
Khu vực làm tiệc cần đủ rộng rãi nhưng kín đáo, có che chắn và tách biệt với khu vực tổ chức sự kiện, có sẵn ổ điện để phục vụ chuẩn bị thực phẩm, trà bánh. Khu vực bày tiệc cần lựa chọn nơi trang trọng, dễ lấy, tiện lợi cho nhân sự chuẩn bị và bày tiệc một cách nhanh gọn.
Bố trí bàn tiệc teabreak hợp lý giúp tối ưu luồng di chuyển, tránh gây ùn tắc lúc giờ giải lao
Các hạng mục thiết bị khác
Một số hạng mục khác như bục phát biểu, cọc inox dẫn lối, standee, banner,… cũng cần khảo sát kích thước, số lượng cần sử dụng để phục vụ quá trình lên kế hoạch sau khi khảo sát, tránh trường hợp phải quay lại hiện trường để khảo sát nhiều lần, gây tốn chi phí và nhân lực.
Một số thiết bị quan trọng khác
Khu vực hậu cần
Khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, MC, nghệ sĩ chờ và thay trang phục cần ở gần sân khấu, kín đáo và thuận tiện để di chuyển giữa 2 cánh gà, nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình vận hành sự kiện.
Chuẩn bị khu vực hậu cần
Khu vực gửi xe
Các công trình thường có sẵn bãi đậu xe, tuy nhiên cần tính toán vị trí gửi xe sao cho hợp lý so với luồng di chuyển của khách mời vào khu vực check in, khu vực tiệc,… và nhân sự vào khu vực hậu cần,… . Chuẩn bị vé xe, bố trí nhân sự trông xe hỗ trợ điều phối, tránh gây ùn tắc khi khách mời đến tham gia sự kiện và khi ra về.
Bố trí vị trí gửi xe gần khu vực đón khách giúp di chuyển thuận tiện
Điều kiện hạ tầng, điện – nước tại địa điểm
Điều kiện điện – nước tại địa điểm chi phối đến hoạt động cả nhiều hạng mục như âm thanh, pháo điện, quá trình setup tiệc,… cần khảo sát và tính toán kỹ để đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của sự kiện. Đồng thời khi khảo sát các hạng mục điện – nước cần trao đổi trước với nhân sự phụ trách mặt bằng về thời gian được bàn giao sử dụng điện nguồn – nước và lấy liên lạc của nhân sự phụ trách đó để có thể liên hệ khi cần hỗ trợ.
Khảo sát kỹ hệ thống hạ tầng giúp đơn vị thi công bố trí đường dây điện, ống nước gọn gàng và an toàn
An ninh – an toàn tại địa điểm và giấy phép thi công
Lễ cất nóc là sự kiện bao gồm nhiều hạng mục lớn, vì thế thông thường sẽ được setup trước 1 – 2 ngày trước ngày diễn ra sự kiện, đồng thời sẽ tổ chức tổng duyệt để đảm bảo chương trình diễn ra ổn định. Chính vì vậy cần kiểm tra kĩ thời gian làm giấy phép thi công và biện pháp an ninh – an toàn về người và tài sản trong quá trình setup và sử dụng thiết bị.
Chủ động xin giấy phép thi công sớm để đảm bảo tiến độ vận chuyển và lắp đặt thiết bị đúng kế hoạch
Đặc biệt, với các sự kiện cất nóc có hạng mục làm tại tầng cao của công trình, cần trao đổi với đội ngũ kỹ thuật tại địa điểm để sắp xếp thang, máy cẩu chuyển đồ đạc lên cao sao cho đảm bảo an toàn và đúng với quy định an toàn lao động.
Nhìn chung khi đi khảo sát mặt bằng tổ chức sự kiện cất nóc công trình, cần đo đạc chính xác kích thước, số lượng các hạng mục, xem xét nhiều phương án dự phòng để khi có thay đổi bất thường cũng có thể xử lý được một cách nhanh gọn. Khi đi khảo sát vị trí sự kiện, cần có nhân sự kỹ thuật đi cùng để tham gia tư vấn, lên phương án tại chỗ, giúp bạn trong quá trình lên kịch bản, lựa chọn hạng mục được dễ dàng hơn.
Tuấn Việt cung cấp đến bạn mẫu Checklist khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc công trình chi tiết để tham khảo, giúp quá trình khảo sát được dễ dàng hơn:
|
CHECKLIST HẠNG MỤC CẦN KHẢO SÁT MẶT BẰNG TỔ CHỨC LỄ CẤT NÓC CÔNG TRÌNH |
|||
| STT | Hạng mục cần kiểm tra | Nội dung chi tiết | Ghi chú |
| 1 | Thiết bị che chắn | Mặt bằng thi công được hạng mục che chắn nào? (dù tròn, nhà giàn,…)
Thông số của hạng mục đó là gì? (nếu là dù tròn thì đường kính bao nhiêu? Nếu là nhà giàn thì kích thước thế nào? Phương án gia cố cho hạng mục che chắn? |
|
| 2 | Sân khấu chính | Kích thước của sân khấu là bao nhiêu?
Chiều cao sân khấu là bao nhiêu? Sử dụng thảm màu gì? |
|
| 3 | Backdrop chính | Kích thước của backdrop chính là bao nhiêu? Phương án gia cố là gì?
Nếu là màn LED thì nguồn điện như thế nào? Phương án gia cố là gì? |
|
| 4 | Hệ thống âm thanh | Hệ thống âm thanh có cấu hình như thế nào?
Nguồn điện lấy ở đâu? Layout setup như thế nào? |
|
| 5 | Hình thức khởi động lễ khởi công | Lễ khởi công sử dụng hình thức nào?
Yêu cầu về nguồn điện, mặt bằng,… để thực hiện là gì? |
|
| 6 | Backdrop check in | Backdrop checkin kích thước là bao nhiêu?
Sử dụng sàn hay thảm đỏ? Kích thước như thế nào? |
|
| 7 | Bàn – ghế | Số lượng bàn – ghế?
Loại bàn ghế? Layout setup? |
|
| 8 | Khu vực làm lễ | Vị trí đặt lễ
Số lượng bàn ghế cần chuẩn bị Kích thước thảm trải vị trí làm lễ? |
|
| 9 | Tiệc trà | Số lượng suất tiệc là bao nhiêu?
Vị trí bày tiệc? Số lượng bàn cần thiết? Vị trí làm việc? |
|
| 10 | Các hạng mục đi kèm | Bục phát biểu
Standee Cọc inox …. |
|
| 11 | Khu vực hậu cần | Vị trí lắp đặt ở đâu?
Cần bao nhiêu nhà bạt rút? |
|
| 12 | Khu vực gửi xe | Vị trí gửi xe ở đâu?
Luồng di chuyển như thế nào? Có vé xe không? Có nhân sự trông xe không? |
|
| 13 | Điều kiện hạ tầng: điện – nước | Mặt bằng có nguồn cấp nước không?
Nguồn nước này có sử dụng được không? Có cần gọi thêm xe bồn không? Mặt bằng có nguồn điện không? Nguồn điện này có sử dụng được không? Có cần sử dụng máy phát điện không? Nếu có nguồn điện – nước sẵn thì thời gian được bàn giao để bắt đầu sử dụng là khi nào? |
|
| 14 | An ninh – an toàn và giấy phép thi công | Giấy phép thi công cần những loại giấy tờ nào? Làm thủ tục ở đâu và thời gian hoàn thiện là bao lâu?
An ninh – an toàn tại mặt bằng có đảm bảo không? Có bảo vệ trông coi không hay phải thuê bảo vệ bên ngoài? |
|
Tuấn Việt Media chuyên tổ chức sự kiện cất nóc công trình trọn gói với hơn 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ đi khảo sát mặt bằng, tư vấn hoàn toàn miễn phí và lên layout 2D để quý khách hàng dễ hình dung tổng quát sự kiện trước khi tiến hành setup.
> Tham khảo thêm: Lễ thượng lương là gì? – Checklist thiết bị tổ chức không thể thiếu
Những sai lầm thường gặp khi khảo sát mặt bằng tổ chức lễ cất nóc công trình
Khảo sát mặt bằng khi chưa có thông tin về sự kiện
Khi đi khảo sát mà chưa có các thông tin cơ bản về sự kiện, sẽ rất khó để nhà cung cấp có thể đo đạc các hạng mục trực tiếp tại hiện trường, cũng như tư vấn phương án thi công sao cho phù hợp với sự kiện của bạn. Những thông tin như thời gian – địa điểm, thông tin khách mời,… là cơ sở để lên phương án và tính toán số lượng, kích thước của các hạng mục. Bạn nên cung cấp thông tin và lên danh sách các hạng mục cần khảo sát trước khi ra công trình, nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm, Tuấn Việt có thể hỗ trợ lên báo giá và checklist sơ bộ để quá trình khảo sát hiệu quả hơn.
Nắm rõ quy mô và tệp khách mời trước khi khảo sát giúp đo đạc chính xác diện tích và số lượng thiết bị
Không tính đến phương án vận chuyển đồ đạc, thiết bị sự kiện
Thông thường khi đã chốt được kích thước – số lượng của các hạng mục thiết bị, nhiều người thường bỏ qua khảo sát phương án vận chuyển đồ đạc như thế nào cho phù hợp. Với đặc điểm thường phải thi công trên tầng cao của lễ cất nóc, cần trao đổi kỹ với nhân sự phụ trách mặt bằng về thời gian setup, thu dọn cũng như các phương tiện hỗ trợ vận chuyển thiết bị như thang hàng, cần cẩu,… và có nhân sự giám sát trong suốt quá trình đó để đảm bảo an toàn. Tránh trường hợp nhà cung cấp đã chuyển đồ đến nhưng không có công cụ để vận chuyển thiết bị lên vị trí setup gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Khảo sát kĩ lối vận chuyển giúp chủ động phương án dùng thang hàng hoặc cẩu thiết bị lên tầng cao
Không kiểm tra kỹ các hạng mục hạ tầng, điện – nước tại địa điểm
Nguồn điện – nước là hạng mục quan trọng ảnh hưởng đến quá trình vận hành của hầu hết các hạng mục có trong sự kiện cất nóc như âm thanh, pháo điện, lắp đặt nhà giàn, tiệc trà,… Cần chú ý trao đổi sớm với bên địa điểm để có quyền sử dụng nguồn điện – nước từ khi bắt đầu setup đến khi kết thúc chương trình, đảm bảo sự kiện vận hành được suôn sẻ và không xảy ra sự cố. Một số công trình chưa có hệ thống điện – nước hoàn chỉnh thì cần xem xét chuẩn bị các phương án bổ trợ như dùng máy phát hoặc thuê xe bồn đổ nước riêng.
Lựa chọn đơn vị khảo sát mặt bằng và đơn vị thi công sự kiện riêng lẻ
Việc lựa chọn đơn vị khảo sát và đơn vị thi công khác nhau có thể khiến thông tin về mặt bằng, kích thước và phương án kỹ thuật bị truyền đạt không đầy đủ. Khi đơn vị khảo sát và thi công không thống nhất, nguy cơ phát sinh khi setup cũng cao hơn… Vì vậy, với các chương trình cất nóc có nhiều hạng mục, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có khả năng khảo sát, lên layout và trực tiếp và triển khai thi công để đảm bảo các phương án và chi phí được thống nhất từ đầu.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức lễ cất nóc công trình trọn gói, uy tín tại Hà Nội
Tự hào là đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức lễ cất nóc và tổ chức trọn gói lễ cất nóc công trình chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm tại Hà Nội, Tuấn Việt Media cung cấp giải pháp tốt nhất cho lễ cất nóc công trình của bạn, đảm bảo thi công thẩm mỹ, đẩy đủ, đúng giờ.
- Hỗ trợ khảo sát mặt bằng hoàn toàn miễn phí, tư vấn phương án thi công ngay tại địa điểm giúp bạn dễ dàng nắm được chi phí và lựa chọn hạng mục nhanh chóng, thuận tiện hơn.
- Kho thiết bị sự kiện có sức chứa lớn, cung cấp đa dạng các hạng mục thiết bị cho lễ cất nóc, hỗ trợ vận chuyển, setup trọn gói giúp bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức quản lý.
- Đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng với ekip nhân sự vận hành nhiệt tình, linh hoạt trong xử lý tình huống, điều phối sự kiện từ A – Z.
- Mức giá phải chăng với nhiều ưu đãi khủng xuyên suốt năm, mức chiết khấu lên đến 30% cho những khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.
> Tham khảo: Tổ chức lễ cất nóc công trình trọn gói – Tuấn Việt Media
Mời bạn tham khảo một số buổi lễ cất nóc công trình do Tuấn Việt Media tổ chức trọn gói:
Lễ Cất Nóc TMC Smart Home – 01/08/2026
Lễ Cất Nóc Hinode Suite 28A Phạm Hùng – 20/05/2025
Lễ Cất Nóc Tòa Nhà Trụ Sở Tập Đoàn G-Group – 15/12/2022
Lễ Cất Nóc Dự Án BID RESIDENCE – 12/05/2022
Lễ Cất Nóc Dự Án Chung Cư Cao Cấp Harmony Square – 01/12/2021
Bạn đang có nhu cầu tổ chức lễ cất nóc công trình trọn gói? Liên hệ Tuấn Việt Media ngay qua số hotline 0985 444 859 để nhận được tư vấn và hẹn lịch khảo sát ngay hôm nay.
