Cùng là sự kiện doanh nghiệp nhưng quy mô 100, 300 hay 500+ khách sẽ có cách phân bổ ngân sách khác nhau. Chi phí không đơn giản là tăng theo số lượng khách mà còn phụ thuộc vào địa điểm, concept, nội dung chương trình, thiết bị và yêu cầu trải nghiệm. Trong bài viết dưới đây, Tuấn Việt Media sẽ hướng dẫn cách lập và phân bổ ngân sách phù hợp với từng quy mô sự kiện.
Hướng dẫn cách lập ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp với nhiều quy mô khách hàng khác nhau
Các nhóm chi phí cần có trong ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Ngân sách không chỉ là việc bạn có bao nhiêu tiền để tổ chức, mà là xác định số tiền đó nên được phân chia vào đâu để đạt được mục tiêu của sự kiện. Việc lập ngân sách trước khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp sẽ giúp bạn kiểm soát được tổng chi phí không vượt mức được giao, đồng thời cũng phân bổ sao cho phù hợp, biết tập trung vào những hạng mục quan trọng, chủ động dự phòng được các phương án phát sinh và giúp cho đơn vị thi công xây dựng được phương án sát nhất với con số mà bạn yêu cầu.
Ngân sách của một sự kiện doanh nghiệp thường được phân bổ vào những nhóm chi phí sau:
Chi phí địa điểm
Chi phí địa điểm sẽ được chi trả cho không gian mà bạn sử dụng tại địa điểm, thời gian thuê, thời gian setup, tổng duyệt chương trình, thu dọn thiết bị, các dịch vụ đi kèm tại sự kiện. Ngoài ra có thể có một số chi phí phát sinh theo quy định của địa điểm như sử dụng thêm giờ, sử dụng tiệc ngoài, phí cọc cho địa điểm khi mang thiết bị bên ngoài vào,…
Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện
Chi phí thiết bị
Chi phí thiết bị là số tiền bạn phải trả cho đơn vị cung cấp, thi công, vận hành cho toàn bộ thiết bị có trong sự kiện như thiết bị tại khu vực sân khấu (Sân khấu, backdrop, âm thanh – ánh sáng, màn led,…), thiết bị tại khu vực khách mời (bàn ghế,…) và các hạng mục decor (photobooth, hoa tươi,…)
Chi phí thuê thiết bị thường chiếm tỉ trọng tương đối cao trong tổng ngân sách
> Tham khảo ngay: Bảng báo giá chi phí thuê thiết bị sự kiện – Tuấn Việt Media
Chi phí nhân sự
Ngoài chi phí cho ekip nhân sự biểu diễn tại chương trình như ca sĩ, nhóm nhạc,… bạn còn phải trả thù lao cho đội ngũ vận hành sự kiện bao gồm MC, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng và đội nhân sự hậu cần điều phối sự kiện.
Tùy vào mục tiêu sự kiện mà lựa chọn nhân sự phù hợp
Chi phí nội dung và chương trình
Lên concept, viết kịch bản và lên nội dung chương trình sao cho làm nổi bật được thông điệp và thương hiệu của doanh nghiệp là một khoản chi phí xứng đáng được chi trả, đặc biệt là đối với những chủ doanh nghiệp chú trọng xây dựng hình ảnh hay trong những buổi tri ân, hội nghị cần gây ấn tượng và trải nghiệm tốt đến khách hàng và đối tác.
Nội dung chương trình cũng tác động đến tổng chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Chi phí tiệc
Mỗi loại tiệc sẽ có mức giá khác nhau tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, có thể phục vụ tiệc trà (teabreak), tiệc finger food cho những buổi workshop, hội thảo,… hay tiệc mặn cho đêm Gala Dinner.
Chi phí đãi tiệc
Chi phí quà tặng
Một khoản chi phí không thể thiếu trong các sự kiện doanh nghiệp đó là phần ngân sách dành cho quà tặng, không chỉ để lại ấn tượng cho khách hàng tại sự kiện mà quà tặng còn mang ý nghĩa về tinh thần khi sự kiện đã kết thúc.
Chi phí quà tặng dành cho khách tham dự
Chi phí vận chuyển và hậu cần
Bao gồm vận chuyển thiết bị, nhân sự vận chuyển, lưu kho, bốc xếp, chi phí đi lại và các hạng mục hậu cần khác tùy quy mô chương trình.
Chi phí dự phòng
Doanh nghiệp nên dành một khoản ngân sách dự phòng cho những thay đổi hoặc phát sinh trong quá trình triển khai. Tỷ lệ dự phòng có thể điều chỉnh tùy theo quy mô và mức độ phức tạp của từng chương trình.
> Tham khảo: Bảng giá tổ chức sự kiện trọn gói mới nhất 2026 – Tuấn Việt Media
Cách lập ngân sách sự kiện doanh nghiệp 100 khách, 300 khách và 500+ khách
Để hiểu rõ hơn cách lập ngân sách sự kiện doanh nghiệp, Tuấn Việt đưa ra 3 mức quy mô phổ biến khi tổ chức các sự kiện dành cho doanh nghiệp: 100 khách, 300 khách và 500+ khách. Trước hết bạn cần nắm rõ các bước để lập ngân sách cho sự kiện doanh nghiệp bao gồm:
- Bước 1 – Xác định mục tiêu: Loại hình sự kiện mà bạn định tổ chức là gì, nhằm mục tiêu gì?
- Bước 2 – Xác định các thông tin chính của sự kiện như: Thời lượng chương trình, địa điểm, hình thức tiệc, nội dung sân khấu và yêu cầu nhận diện thương hiệu,…
- Bước 3 – Chia ngân sách thành các nhóm hạng mục cụ thể.
- Bước 4 – Xác định mức độ ưu tiên: sự kiện cần chú trọng đầu tư vào hạng mục nào? Hạng mục nào sẽ là điểm nhấn cho sự kiện?
- Bước 5 – Kiểm tra lại ngân sách và tiến hành triển khai.
Điểm khác biệt nằm ở tỷ trọng ngân sách dành cho từng nhóm hạng mục. Với 100 khách, doanh nghiệp có thể ưu tiên nội dung và trải nghiệm; 300 khách cần chú trọng hơn đến thiết bị và vận hành; từ 500 khách trở lên cần bổ sung nhiều nguồn lực cho hậu cần, an ninh và khả năng vận hành tổng thể.
Bảng dưới đây mang tính tham khảo để doanh nghiệp hình dung cách phân bổ ngân sách. Đây không phải tỷ lệ cố định vì mỗi chương trình sẽ có yêu cầu riêng về địa điểm, nội dung, thiết bị và trải nghiệm khách mời.
| Nhóm chi phí | 100 khách | 300 khách | 500+ khách |
| Địa điểm | 15% | 15% | 10% |
| Thiết bị | 25% | 30% | 30% |
| Nhân sự | 15% | 15% | 15% |
| Nội dung & chương trình | 15% | 10% | 10% |
| Tiệc | 15% | 15% | 15% |
| Quà tặng | 5% | 5% | 5% |
| Trang trí & nhận diện | 5% | 5% | 5% |
| Vận chuyển & hậu cần | – | – | 5% |
| Dự phòng | 5% | 5% | 5% |
| Tổng | 100% | 100% | 100% |
Quy mô 100 khách
Với quy mô khoảng 100 khách, doanh nghiệp có thể lựa chọn không gian vừa phải như văn phòng, nhà hàng hoặc phòng hội nghị. Ngân sách có thể ưu tiên cho địa điểm, thiết bị thiết yếu, nội dung và trải nghiệm khách mời thay vì đầu tư quá lớn vào các hạng mục sân khấu.
Ví dụ, với một sự kiện khoảng 100 khách như lễ kỷ niệm 1 năm thành lập phòng Gym The Light Võ Chí Công, với mục tiêu chính là kỷ niệm thành lập công ty kết hợp với tri ân khách hàng thân thiết, The Light đã tối ưu được chi phí địa điểm khi tổ chức tại chính phòng tập của mình và tập trung ngân sách vào không gian, concept, sân khấu, âm thanh – ánh sáng và các hoạt động tạo tương tác sao cho phù hợp.
Sự kiện kỉ niệm 1 năm thành lập phòng Gym The Light Võ Chí Công với quy mô khoảng 100 khách mời
Quy mô 300 khách
Với khoảng 300 khách, yêu cầu về không gian, thiết bị và nhân sự vận hành sẽ cao hơn. Sự kiện doanh nghiệp 300 khách có thể tổ chức được ở trong nhà hoặc ngoài trời, tuy nhiên khi lựa chọn địa điểm tổ chức trong nhà cần chú ý sức chứa của hội trường phải rộng rãi thoải mái, đáp ứng được nhiều layout bàn ghế, lối đi cho cả khách mời và bộ phận hậu cần. Hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng cần nâng cấp cao hơn.
Sự kiện Tất niên năm 2024 tại phân khu Đảo Dừa có khoảng 300 khách mời, ngân sách cần ưu tiên cho sân khấu, thiết bị trình chiếu, âm thanh – ánh sáng và đội ngũ vận hành do chương trình có nhiều hoạt động diễn ra đồng thời. Trong khi đó, do là tiệc nội bộ nên chi phí nhân sự lại được tối ưu bằng cách khách mời sẽ là người đóng góp tiết mục văn nghệ trong chương trình.
Sự kiện Tất niên năm 2024 tại phân khu Đảo Dừa với quy mô 300 khách mời
Quy mô 500+ khách
Với các chương trình từ 500 khách trở lên, việc lập ngân sách cần được tính toán tổng thể từ mặt bằng, thiết bị, nhân sự đến hậu cần và phương án dự phòng. Ngoài sức chứa, địa điểm cần đảm bảo đủ không gian cho sân khấu, khách mời, check-in, khu vực kỹ thuật và hậu cần.
Ở quy mô lớn, doanh nghiệp nên ưu tiên những khoản ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn, khả năng vận hành và trải nghiệm khách mời, thay vì cố gắng bổ sung quá nhiều hạng mục. Hệ thống âm thanh ánh sáng, màn LED, nhân sự điều phối, an ninh, hậu cần và phương án dự phòng cần được tính toán kỹ hơn.
Với chương trình Tri ân khách hàng tại dự án The Sailing Quy Nhơn có quy mô hơn 1.500 khách, ngân sách được phân bổ theo hướng ưu tiên thiết bị sự kiện, đội ngũ biểu diễn, nhân sự vận hành và hậu cần chương trình. Việc tổ chức ngay tại dự án giúp doanh nghiệp tận dụng không gian sẵn có để tối ưu chi phí, đồng thời marketing sản phẩm một cách tự nhiên đến với khách hàng. Quy mô khách mời lớn nên yêu cầu chương trình về các hạng mục sân khấu, thiết bị, nghệ sĩ nổi tiếng và vận hành cần được chú trọng đầu tư, tạo nên không gian sự kiện sang trọng và hoành tráng.
Sự kiện Tri ân khách hàng tại dự án The Sailing Quy Nhơn – “Đại tri ân” với quy mô hơn 1500 khách được tổ chức ngay tại dự án
Tham khảo báo giá chi phí tổ chức các sự kiện phổ biến và hướng dẫn tối ưu hiệu quả:
> Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo
Những sai lầm phổ biến khi lập ngân sách cho sự kiện doanh nghiệp
Không xác định mục tiêu sự kiện trước khi chia ngân sách
Mỗi sự kiện doanh nghiệp có một mục tiêu khác nhau, vì vậy cách phân bổ ngân sách cũng không giống nhau. Trước khi phân bổ ngân sách, doanh nghiệp nên xác định rõ: Sự kiện này tổ chức để làm gì? Khách mời cần nhận được trải nghiệm gì? Hạng mục nào trực tiếp giúp đạt mục tiêu đó? Từ đó, ngân sách có thể được tập trung vào những yếu tố thực sự tạo ra giá trị thay vì chia đều cho tất cả các hạng mục.
Xác định rõ mục tiêu của sự kiện để dễ dàng lên kế hoạch dự trù kinh phí
Chỉ quan tâm đến tổng giá báo cuối cùng
Doanh nghiệp nên đối chiếu báo giá theo từng nhóm như thiết bị, nhân sự, vận chuyển, setup, tháo dỡ và các chi phí phát sinh. Việc so sánh trên cùng một phạm vi công việc sẽ giúp đánh giá chính xác hơn giữa các nhà cung cấp. Đặc biệt cần chú ý đến những nhóm chi phí đáp ứng trực tiếp cho mục tiêu của sự kiện phải chú trọng đầu tư.
Cần so sánh báo giá của từng nhóm chi phí để có cách tối ưu hiệu quả
Cắt giảm những thiết bị quan trọng
Khi muốn giảm ngân sách, doanh nghiệp thường có xu hướng cắt giảm một số thiết bị. Tuy nhiên, không phải hạng mục nào cũng nên tiết kiệm như nhau. Ví dụ, việc giảm đầu tư vào âm thanh – ánh sáng trong khi dành quá nhiều ngân sách cho trang trí có thể khiến hình ảnh sự kiện đẹp nhưng trải nghiệm thực tế lại không tốt. Thiết bị cần được lựa chọn dựa trên quy mô và mục tiêu chương trình, đảm bảo những hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện vẫn được đáp ứng.
Lưu ý quan trọng khi lựa chọn hạng mục cắt giảm
> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tối ưu chi phí khi thuê thiết bị sự kiện
Không dành ngân sách dự phòng
Trong quá trình tổ chức, số lượng khách, nội dung chương trình hoặc yêu cầu của doanh nghiệp có thể thay đổi. Ngoài ra, một số chi phí phát sinh có thể đến từ địa điểm, thời gian setup hoặc việc bổ sung thiết bị. Nếu sử dụng toàn bộ ngân sách ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ khó xử lý khi có thay đổi ngoài kế hoạch. Vì vậy, nên dành một khoản dự phòng phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của chương trình để chủ động hơn trong quá trình triển khai.
> Tham khảo thêm: Cách lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
Không khảo sát địa điểm trước khi lập phương án và chia ra quá nhiều nhà cung cấp
Mỗi địa điểm có những điều kiện khác nhau về diện tích, chiều cao trần, nguồn điện, lối vận chuyển, thời gian setup và quy định thi công. Nếu chỉ dựa trên thông tin ban đầu mà chưa khảo sát thực tế, phương án thiết bị có thể không phù hợp với mặt bằng và phát sinh thêm chi phí.
Việc chia quá nhiều nhà cung cấp cho từng hạng mục cũng có thể khiến quá trình triển khai phức tạp hơn. Khi sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự và trang trí do nhiều đơn vị khác nhau phụ trách, doanh nghiệp phải quản lý nhiều đầu mối, đồng thời dễ phát sinh vấn đề khi các bên không thống nhất về timeline hoặc phương án kỹ thuật.
Với những sự kiện có nhiều hạng mục, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị có khả năng khảo sát, lên phương án và triển khai nhiều hạng mục hoặc tổ chức trọn gói. Cách này giúp việc quản lý ngân sách, timeline và trách nhiệm khi phát sinh thuận tiện hơn.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm
Tuấn Việt tự hào là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm tại Hà Nội. Chúng tôi sẽ dựa trên quy mô và yêu cầu thực tế để tư vấn các hạng mục cần thiết, xây dựng phương án thiết bị, nhân sự và ngân sách phù hợp thay vì áp dụng một mẫu báo giá chung cho mọi chương trình.
Bạn đang chuẩn bị sự kiện 100, 300 hay 500+ khách nhưng chưa biết nên phân bổ ngân sách như thế nào? Hãy gửi cho Tuấn Việt Media số lượng khách, địa điểm, thời gian và mục tiêu chương trình. Đội ngũ sẽ tư vấn cách phân bổ ngân sách, những hạng mục nên ưu tiên và phương án có thể tối ưu trước khi triển khai.
Liên hệ Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn và nhận báo giá riêng cho sự kiện của bạn.
