Với hơn 15 năm trực tiếp tổ chức hàng trăm chương trình Year End Party lớn nhỏ, Tuấn Việt Media hiểu rằng sự thành công của một buổi tiệc tất niên được quyết định ngay từ khâu chuẩn bị. Chỉ cần sai hoặc bỏ sót một hạng mục nhỏ cũng có thể kéo theo hàng loạt sự cố: âm thanh trục trặc, timeline vỡ kế hoạch, khách mời chờ đợi, cảm xúc chương trình bị “tụt mood”.
Thực tế, rất nhiều rủi ro hoàn toàn có thể phòng tránh nếu được kiểm tra kỹ lưỡng từ đầu. Dựa trên kinh nghiệm thực chiến, bài viết này sẽ tổng hợp các hạng mục bắt buộc cần rà soát trước khi tổ chức tiệc tất niên, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát sự kiện và đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn, chỉn chu.
Toàn cảnh quá trình chuẩn bị, setup cho sự kiện tất niên Xuân Cầu Holdings của Tuấn Việt Media
Các hạng mục cần kiểm tra trước khi tổ chức tiệc tất niên
Kiểm tra ngân sách
Ngân sách là nền tảng quyết định trực tiếp đến quy mô, mức độ đầu tư và chất lượng tổng thể của tiệc tất niên. Vì vậy, hạng mục đầu tiên cần được kiểm tra lại chính là bảng ngân sách đã lập từ đầu. Bạn cần rà soát toàn bộ các khoản chi cho địa điểm, trang thiết bị, nhân sự vận hành, kịch bản chương trình, quà tặng, ẩm thực và các chi phí phát sinh khác, đảm bảo mọi hạng mục đều nằm trong giới hạn cho phép.
Việc đối chiếu giữa ngân sách dự toán và chi phí thực tế giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát dòng tiền, tránh tình trạng phát sinh vượt mức vào giai đoạn cận ngày tổ chức. Bên cạnh đó, nên dành ra một khoản ngân sách dự phòng (thường từ 5–10%) để xử lý các tình huống ngoài kế hoạch như thay đổi số lượng khách mời, bổ sung hạng mục trang trí, thuê thêm thiết bị hoặc nhân sự hỗ trợ.
Trước khi sự kiện tất niên diễn ra, cần đối chiếu ngân sách thực tế và dự toán chi phí để dễ dàng điều chỉnh phù hợp
> Tham khảo thêm: Chi phí tất niên cuối năm – Tuấn Việt Media
Kiểm tra địa điểm tổ chức
Trường hợp thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên
Khi tổ chức tất niên tại nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc khách sạn, doanh nghiệp cần rà soát kỹ các hạng mục đã được quy định trong hợp đồng và thỏa thuận ban đầu. Cụ thể, cần xác nhận rõ không gian sử dụng, thời gian setup – tháo dỡ, hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng, điều hòa, khu vực sân khấu, khu vực tiệc, … . Dù phần lớn các hạng mục này do phía địa điểm chịu trách nhiệm vận hành, việc kiểm tra và thống nhất lại trước ngày diễn ra sự kiện sẽ giúp tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc điều chỉnh gấp vào phút cuối.
Khảo sát và kiếm tra không gian diễn ra sự kiện từ trước để linh hoạt điều chỉnh các hạng mục chưa phù hợp
> Xem thêm: Các địa điểm tổ chức tất niên ấn tượng tại Hà Nội
Trường hợp tự tổ chức tiệc tất niên tại khuôn viên công ty
Với các chương trình tổ chức tại không gian riêng của công ty, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra toàn bộ điều kiện hạ tầng. Các hạng mục quan trọng bao gồm: nguồn điện và công suất tải, vị trí đặt sân khấu – bàn ghế, phương án che chắn (nếu tổ chức ngoài trời), hệ thống âm thanh ánh sáng, an toàn phòng cháy chữa cháy và lối thoát hiểm.
Bên cạnh đó, cần tính toán trước khu vực gửi xe, lối di chuyển cho khách mời và không gian kỹ thuật để tránh ảnh hưởng đến hoạt động làm việc sau sự kiện. Việc kiểm tra kỹ từ đầu sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
Đối với việc tổ chức tại khuôn viên công ty, cần kiểm tra kỹ các biện pháp che chắn cho sự kiện
Kiểm tra trang thiết bị
Trang thiết bị là “xương sống” đảm bảo tiệc tất niên diễn ra mượt mà, đúng kịch bản và giữ được cảm xúc xuyên suốt chương trình. Trước ngày tổ chức, các hạng mục sau cần được kiểm tra kỹ lưỡng:
-
Hệ thống âm thanh – ánh sáng: Kiểm tra công suất loa, micro, mixer, đèn sân khấu, đèn trang trí để đảm bảo âm thanh rõ ràng, ánh sáng phù hợp với không gian và nội dung chương trình.
-
Thiết bị trình chiếu: Bao gồm màn hình LED, máy chiếu, laptop điều khiển, dây kết nối và nguồn điện dự phòng. Tất cả nội dung trình chiếu như video, slide, hiệu ứng hình ảnh cần được chạy thử trước để đảm bảo không lỗi hay gián đoạn giữa chương trình.
-
Hạng mục trang trí sự kiện: Backdrop sân khấu, banner, standee, hoa tươi và các vật dụng decor cần được lắp đặt hoàn thiện, đúng vị trí và đảm bảo tính thẩm mỹ tổng thể theo concept đã duyệt.
-
Thiết bị cơ sở – hạ tầng phục vụ sự kiện: Bàn ghế, sân khấu, nhà bạt, quạt làm mát, thảm trải sàn, bục phát biểu… cần được kiểm tra về số lượng, chất lượng và độ an toàn. Đặc biệt với các sự kiện ngoài trời, cần đảm bảo kết cấu chắc chắn, phù hợp với điều kiện thời tiết và không gây cản trở tầm nhìn hay lối di chuyển của khách mời.
-
Phương án dự phòng thiết bị: Luôn chuẩn bị sẵn micro dự phòng, dây cáp thay thế, nguồn điện phụ hoặc thiết bị backup để xử lý nhanh các sự cố kỹ thuật phát sinh, tránh làm gián đoạn mạch cảm xúc của bữa tiệc.
Một số hạng mục cần kiểm tra thật kỹ trước khi sự kiện diễn ra
> Mời bạn tham khảo: Checklist thiết bị cần thiết cho buổi tiệc tất niên – Tuấn Việt Media
Việc kiểm tra kỹ trang thiết bị không chỉ giúp hạn chế rủi ro mà còn đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt trong mắt khách mời.
Kiểm tra nhân sự
Nhân sự là yếu tố quyết định việc chương trình có vận hành trơn tru hay không. Do đó, toàn bộ đội ngũ tham gia sự kiện cần được phân công rõ ràng và hiểu chính xác vai trò của mình. Doanh nghiệp cần đảm bảo các vị trí như MC, lễ tân, kỹ thuật viên, đội phục vụ, đội quay chụp sự kiện đều nắm rõ kịch bản, timeline và nhiệm vụ được giao.
Đối với các chương trình quy mô lớn, việc tổ chức một buổi họp điều phối trước sự kiện là vô cùng cần thiết. Thông qua buổi họp này, bạn có thể kiểm tra năng lực nghiệp vụ, hướng dẫn chi tiết quy trình làm việc và bố trí nhân sự phù hợp với thế mạnh của từng người. Ngoài ra, nên chuẩn bị sẵn phương án nhân sự dự phòng để kịp thời thay thế khi có trường hợp vắng mặt hoặc phát sinh công việc ngoài kế hoạch.
Phân công, theo dõi và kiểm tra quá trình chuẩn bị của nhân sự để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch
Kiểm tra kịch bản chương trình tiệc tất niên
Kịch bản chương trình tất niên cần được rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo đầy đủ nội dung và logic triển khai. Các hạng mục quan trọng như tiết mục văn nghệ, bài phát biểu của ban lãnh đạo, trò chơi tương tác, hoạt động tri ân, trao thưởng… phải được sắp xếp hợp lý và có dẫn dắt xuyên suốt.
Trước ngày tổ chức, doanh nghiệp nên tổ chức buổi tổng duyệt hoặc chạy thử chương trình cùng MC, đội biểu diễn và các bộ phận liên quan để kịp thời điều chỉnh những điểm chưa phù hợp. Đồng thời, cần phân bổ thời lượng cho từng phần một cách khoa học, tránh tình trạng chương trình kéo dài gây mệt mỏi cho khách mời hoặc rút ngắn quá mức làm mất đi những nội dung quan trọng.
Kiểm tra lại kịch bản đã có đầy đủ các hạng mục cần thiết chưa? Timeline đã phù hợp và khoa học chưa?
Kiểm tra danh sách khách mời
Danh sách khách mời cần được kiểm tra cẩn thận để tránh bỏ sót hoặc nhầm lẫn, từ đó giúp việc chuẩn bị khẩu phần ăn, quà tặng và chỗ ngồi được chính xác. Sau khi hoàn tất danh sách, doanh nghiệp nên gửi thư mời chính thức qua email, thiệp giấy hoặc tin nhắn tùy theo tính chất sự kiện.
Ngoài ra, khu vực chỗ ngồi dành cho khách mời VIP cũng cần được sắp xếp hợp lý, thể hiện sự trân trọng và góp phần tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp của chương trình.
Kiểm tra quà tặng – dịch vụ F&B
Quà tặng khách mời là một trong những yếu tố góp phần hoàn thiện trải nghiệm và thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với người tham dự. Trước ngày tổ chức, cần kiểm tra lại số lượng, mẫu mã và chất lượng quà tặng để đảm bảo phù hợp với đối tượng khách mời và thông điệp của buổi tiệc. Việc đóng gói, gắn logo, thiệp chúc mừng hoặc các chi tiết nhận diện thương hiệu cũng cần được chuẩn bị chỉn chu. Ngoài ra, doanh nghiệp nên lên phương án phân phát quà tặng tất niên hợp lý, tránh tình trạng thiếu quà, nhầm lẫn hoặc gây ùn tắc vào cuối chương trình.
Bên cạnh đó, dịch vụ ăn uống đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cảm xúc và sự thoải mái cho khách mời xuyên suốt tiệc tất niên. Doanh nghiệp cần xác nhận lại thực đơn, số lượng suất ăn, thời gian phục vụ và hình thức phục vụ (buffet, set menu, tiệc đứng…). Đặc biệt, nên lưu ý các yêu cầu riêng như suất ăn chay, ăn kiêng hoặc dị ứng thực phẩm. Việc phối hợp chặt chẽ với đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống sẽ giúp đảm bảo chất lượng món ăn, tiến độ phục vụ và hạn chế tối đa các sự cố phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.
Đối chiếu số lượng khách tham dự và số suất ăn trước sự kiện khoảng 1 tuần để dễ dàng điều chỉnh khi có sự thay đổi
> Có thể bạn quan tâm: Menu tất niên công ty – Tuấn Việt Media
Chuẩn bị team truyền thông sự kiện
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa thông điệp của sự kiện. Vì vậy, bạn cần rà soát lại kế hoạch truyền thông bao gồm nội dung đăng tải trên mạng xã hội, thông cáo báo chí và các hình ảnh, video liên quan.
Trong ngày sự kiện, đội ngũ quay phim và chụp ảnh cần có mặt đúng giờ để ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng của buổi tiệc. Quan trọng là sau sự kiện cần có kế hoạch tiếp tục cập nhật hình ảnh và video lên các nền tảng để duy trì hiệu ứng.
Team media giúp ghi lại các khoảnh khắc của sự kiện
Chạy chương trình trước sự kiện
Một buổi chạy thử chương trình là cần thiết để phát hiện và khắc phục các sai sót kịp thời. Hãy kiểm tra lại toàn bộ kịch bản từ đầu đến cuối, đồng thời thử nghiệm hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác.
Buổi chạy thử còn giúp các nhân sự liên quan làm quen với sân khấu, tiến trình chương trình, góp phần tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng trong ngày chính thức.
Đội ngũ nhân sự Tuấn Việt Media hỗ trợ chạy chương trình trước sự kiện và điều chỉnh kỹ thuật âm thanh ánh sáng
Chuẩn bị kế hoạch dọn dẹp sau sự kiện
Công tác dọn dẹp sau sự kiện cần được xác định rõ ngay từ khâu lựa chọn hình thức tổ chức. Với các chương trình tiệc tất niên tổ chức tại nhà hàng, trung tâm hội nghị hay khách sạn, hạng mục vệ sinh và dọn dẹp cơ bản thường đã được quy định trong hợp đồng. Doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức chỉ cần phối hợp bàn giao mặt bằng đúng thời gian, tháo dỡ đầy đủ các hạng mục trang trí, thiết bị mang vào và kiểm tra tránh để sót vật dụng sự kiện.
Trong trường hợp tiệc tất niên được tự tổ chức tại công ty, nhà xưởng hoặc không gian riêng, doanh nghiệp cần chủ động lên kế hoạch dọn dẹp phù hợp. Việc phân công nhân sự, chuẩn bị dụng cụ vệ sinh và sắp xếp thời gian thu dọn nên được tính toán từ trước để không ảnh hưởng đến hoạt động làm việc sau sự kiện. Kế hoạch dọn dẹp rõ ràng sẽ giúp chương trình kết thúc gọn gàng và không phát sinh các vấn đề ngoài dự kiến.
Giải pháp tổ chức tiệc tất niên trọn gói: Giảm rủi ro – Tối ưu hiệu quả
Làm việc với một đơn vị chuyên tổ chức tiệc tất niên trọn gói giúp doanh nghiệp giảm áp lực triển khai, đồng thời kiểm soát tốt hơn chất lượng và rủi ro sự kiện. Thay vì phải tự quản lý nhiều đầu việc rời rạc, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ khâu lên ý tưởng đến vận hành thực tế.
-
Đảm bảo kịch bản & tiến độ chương trình: Đơn vị tổ chức trọn gói chịu trách nhiệm xây dựng kịch bản chi tiết, timeline tất niên hợp lý và điều phối xuyên suốt, giúp chương trình diễn ra mạch lạc, đúng nhịp và giữ trọn cảm xúc cho khách mời.
-
Kiểm soát rủi ro kỹ thuật & vận hành: Các rủi ro thường gặp như sự cố âm thanh – ánh sáng, trễ tiến độ, thiếu nhân sự hay phát sinh chi phí đều được lường trước và có phương án xử lý dự phòng.
-
Tối ưu ngân sách & nguồn lực nội bộ: Doanh nghiệp không phải làm việc với nhiều nhà cung cấp riêng lẻ, hạn chế chi phí phát sinh và tiết kiệm thời gian, nhân sự.
Đội ngũ nhân sự tại Tuấn Việt Media
Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói, đảm bảo chỉn chu từ ý tưởng, thiết bị, nhân sự đến vận hành sự kiện.
Liên hệ ngay 0985 444 859 để được tư vấn và nhận ưu đãi lên đến 30% cho dịch vụ trọn gói, giúp doanh nghiệp có một mùa tất niên trọn vẹn và chuyên nghiệp.
